进口外贸erp软件
外贸业务面临的困境信息交流不畅没有信息化的业务管理平台,业务信息往往通过手工制作的单据流来进行传递,这种方式往往导致信息的不及时,不准确.业务员,货源员,跟单员,单证员,储运员甚至管理会计都需要花大量的时间精力来沟通,给业务操作带来很多障碍,高效率的协同工作更是无从谈起。
外贸代理出口标准业务流程管理
1.签约管理
1.1委托代理出口协议
代理委托协议作为实际业务操作的组成部分,可以在出口外贸ERP软件中进行登记和审批.但其单据和内容对后续业务流程无控制作用.由于代理手续费的收取条件、模式比较复杂,并依赖具体协议条款,因此在代理委托协议中,可将代理手续费的收取方式进行简单描述和登记(为文本信息),并“粘贴”对应正式协议文档.
成本模型在代理出口合同中体现.
在盈亏项目中录入对各种费用的预算值.付款申请的费用高于预算费用时,付款申请单不能提交审批.
1.2代理出口合同
同[自营出口业务]的出口合同控制流程.
1.3出口信用证
同[自营出口业务]的出口信用证控制流程.
1.4收款(汇)管理
对收款水单实现统一登记分步认定.
收款信息认定可按照人员、合同、发票等进行单项匹配.收款信息实现多币种管理.
收款认定时,进口外贸erp软件提供当前业务的已收付信息的查询.业务员认领水单并拆分到相应合同.
业务员确认、分拆后财务再次确认这笔收款才真正到合同.
1.5付款(汇)管理
付款申请流程:
新建付款单,输入收款客户信息,付款金额,付款明细.
提交至部门经理审核.部门经理审核通过后,提交至财务经理审核.出纳确认付款.
付款控制点:
当付款的费用超过预算金额时(付国内费用申请:付款的费用总额和预算费用总额做比较),系统控制不准提交.
当付款的费用超过资金流费用时,可以通过以下方式付款:部门额度付款(超过部门剩余额度时不可以付款);如外汇已到银行,点击“款项已到银行”发公告通知财务人员,财务人员问询银行后将来款金额录入系统;如来款金额大于付款金额便可以付款.
合同支付结算款和费用必须满足合同资金流为正数的条件.
1.6代理出口发货单
针对代理出口合同进行发货过程的管理.系统默认以“直运业务”进行发货处理.
外贸进出口erp系统通过状态反映出运的各个环节,业务部门在出运准备状态录入出运通知相关信息,船运部门在待出运状态录入运输相关信息.
>对每一票出运的信息进行记录登记,生成出运通知单.支持一个合同的商品进行多次出运的业务模式.
可以支持多个合同的商品,安排一次出运的业务模式.
输入提单日期和交单天数后,系统自动计算交单期限,交单期限的内容,将被自动预警.
可从合同拷贝,自动生成出运信息;同时如果一个合同分成几次出运,可对出运商品的数量进行核销.
>发货单收汇方式如果是信用证方式时,通过对应信用证中商品明细与发货单中商品明细比较,为相应的业务担当给出提示信息,从而再次确定发货商品明细.
1.7代理出口销售发票
根据发货单自动生成.
1.8代理出口结算
根据内部应付发票(出口货款)、内部应收发票(代垫费用)、实际收付情况制作结算单.
1.9核销单申请
同[自营出口业务]的核销单控制流程.
1.10费用性质(发票性质)的区别
自营业务,除成本发票外,费用发票系统默认为:“经营费用”。代理业务,所有发票均默认为“代垫费用”。
系统也允许代理业务中的费用发票性质为非代垫费用.因有些业务收取的手续费中包含运杂费等费用,所以支出的费用需要自己承担.
1.11代理出口手续费发票
在erp系统中制作代理手续费发票.制作代理手续费发票时,可以查询本业务的“资金台帐”(含所有实际对外支付信息)。
在erp系统中,代理手续费发票必须单独开具,体现公司的(代购代销)收入.而其它相关代垫费用,在出口外贸erp软件中不需要再开具发票,而在[业务结算单]中进行体现即可.此模式和实际业务中“所有结算款项全部开具在结算发票(税务局特殊印制)”的模式有所区别.2套模式应在系统中、实际业务操作过程中,分别按章执行。公司制度应规定,应首先在出口外贸erp软件中,分别制作“代理手续费发票”
和“业务结算单T”,并经过相关环节的复核和审批(由财务部进行复核和审批),手工模式下才可以开具“结算发票(税务局特殊印制)”。
1.12对外应付结算款发票
根据出口收汇金额、已收委托方款项、已垫付款项以及应收代理手续费金额进行对外应付委托方款项的计算,并针对该次的结算内容形成“对外应付结算款发票”。
1.13付结算款
根据结算单生成的最终“对外应付结算款发票”进行结算款的支付.系统可以进行多次付款.因此,结算和付款是两个环节.
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