增值税进项发票是企业抵扣销项税的重要凭证,增值税普通发票又可以作为公司的费用来处理,所以随时知道有多少发票可以收,对企业来说十分重要。
(1)在很多公司中,采购人员只管采购,不会管供应商什么时候开票,只有喊财务付款的时候,才知道采购了材料并且发票还没来,又要去催采购人员找供应商要发票,两个部门信息不能及时共享。
在泛普ERP系统中,采购人员登记了采购合同,就会自动生成收票计划,如果当时无法确定什么时候开票,也会自动显示在待建立开票计划列表中,财务人员可以随时查看此列表,明确所有的采购需收票业务,如果本公司急需要发票做成本费用的时候,也可以直接建立收款计划,然后催促采购人员去要发票。
(2)采购人员在签了合同后,打电话或者发消息告诉财务人员,但是财务人员事情多,很容易就忘了,或者是其他财务人员收了票,自己不知道。
在此列表上可以看到所有采购合同的应收票金额,并且后续其他人填的收票计划和实际收票情况都可以看到,方便财务人员随时查看收票的进度,保证每一张发票都不遗忘。
(3)采购人员在登记合同的时候,可以将合同原件拍照上传到附件中,也可以将与供应商协商的一些发票的规定进行备注,财务人员在待建立收票计划列表上,就可以直接联查对应的采购合同,所有信息一清二楚,避免了电话反复沟通核对信息的麻烦。
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