ERP系统编码的意义何在?
一个组织通常拥有大量商品,如果只依靠商品的名称或规格来进行管理,难免会遇到同名同规格的商品,这将使管理工作变得十分复杂。然而,在企业资源规划(ERP)管理系统中,每个商品都具有唯一的编码,这种编码可以实现对商品进行科学化管理。
一、编码的功能
编码是一种管理工具,通过简短的文字、符号或数字,它可以代表商品、名称、规格或类别等相关事项。借助编码,各部门能够提高工作效率,实现商品数据传递迅速,促进沟通顺畅。
1.确保商品数据的准确性:商品的领用、验收、采购、盘点等活动都有对应编码,便于查核,确保商品数据的准确性。
2.提升商品管理效率:通过商品编码取代繁琐的文字记录,管理变得更加简便高效,从而提升工作效率。
3.便利计算机管理:随着编码制度的推行,更便于利用计算机进行商品管理,实现更有效的处理,以优化商品管理效果。
4.降低库存成本:编码有助于控制库存量,防止商品积压,减少资金占用,从而降低库存成本。
二、编码的技巧
1. 商品大类通常根据以下原则进行划分:第一码包括产成品、半成品、原材料、辅料、低值易耗品,主要供财务使用;第二码则根据企业具体情况制定不同的类别。
2. 为了符合人们的记忆习惯,编码长度宜控制在7-13位之间,既不过长也不过短。
3. 避免使用具有特殊含义的编码。原本用于清晰表述物料的编码方式,如将钢板编码为GB,简单易懂。然而随着物料种类的增加,以GB编码的物料已不再局限于“钢板”,甚至可能出现“钢笔”也以GB命名的情况。
4. 避免使用难以区分的字符。经常出现小写字母L和数字1在打印时无法区分,O和数字0也容易混淆,导致误解。因此,在制定编码规则时,应尽量避免使用这些易混淆的字符。
5. 避免将可能变动的信息编码进去。许多企业采用部门号+流水码的方式作为编码规则,这种做法不够合理。一旦发生人事变动,编码就无法准确反映实际情况,可能会给企业造成困扰。
三、如何有效推行编码
1. 制定完善的编码规则是推动编码工作的首要任务。这一步骤能够有效改善和解决技术、物管、财务等部门各自为政、存在多套编码、混乱的商品称谓等企业管理问题。
2. 实施ERP管理系统是最便捷且有效的推行编码的方式。ERP管理系统会根据企业制定的编码规则自动生成编码,并拥有便捷的查询、排序等功能,直接促进企业的编码推行工作。对商品实行统一编码是企业高效、科学管理商品的有效途径。
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