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ERP系统中物料编码的常见问题

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   物料编码是通过唯一的代码来表示不同的物料,类似于人的身份证号,每个物料都被赋予一个独特的代码。这种编码方式使得软件能够准确地读取物料信息,就像身份证号能够唯一标识一个人一样。在企业的ERP系统中,对所有物料进行编码是一项基础性的工作。除了简单地给物料编码,还包括对物料进行分类、填写物料名称、规格型号、计量单位等信息。

  在笔者多年的ERP实施经验中,发现企业在物料编码中可能会遇到各种问题。

  一、缺乏指导编码的规范性文件:

  1、许多企业第一次使用ERP系统时,由于缺乏经验指导,直接对现有库存物料进行编码并导入系统使用。这种工作方式可能导致编码风格不统一,编码人员根据个人习惯进行编码,导致混乱不一致。例如,在给笔记本电脑命名时,不同人可能会写出不同的信息,造成命名混乱不易理解。

  2、为了解决这个问题,企业可以制定物料编码规则,经过各部门讨论后生效。编码规则的变化应及时更新,以确保编码工作的规范性和统一性。此外,编码人员应按照规则进行编码,并保持相对稳定的岗位,以确保对物料有深入的了解。

  二、缺乏分类:

  1、物料分类的好处在于能够方便后续的使用,可以按照分类进行统计和查询。

  2、一级分类最好经过各部门协商讨论,以考虑不同部门的需求。

  三、存在一物多码的情况:

  1、虽然大多数情况下ERP系统要求一物一码,但在管理不完善或编码人员不熟悉情况下,可能出现一个物料对应多个编码的情况。这种情况下,同一个物料可能会被赋予不同的编码,导致混乱和重复。因此,企业应该加强对物料编码的管理,确保每个物料都有唯一的编码。

  2、为解决这一问题,建议在申请编码前先查询是否已存在该物料的编码,指定专人负责物料编码以确保编码的唯一性和一致性。有些公司在进行编码时,会将供应商信息整合到物料编码中,这样做的优点是可以避免使用错误的物料,但缺点是如果一个物料有10家供应商,就会对应有10个不同的编码。这样一来,后期的维护成本会变得非常高,因为每增加一个新的供应商就需要增加多个物料编码。

ERP系统中物料编码的常见问题

  3、为了解决这个问题,可以采用物料编码+品牌的方式来进行区分,即使有10个供应商,也只需要一个统一的物料编码。此外,在特殊情况下,允许一种物料对应多个编码,比如客户提供的物料。假设公司有来料加工服务,即客户提供原材料,公司进行加工。如果同一种物料有10家客户提供,就会对应10个不同的编码,这时无法采用编码+供应商的方式进行区分,因为这些编码是由客户提供的。

  4、前提是这10家客户提供的物料是相同的,可以混合使用。任何一个料号库存发生变化后,其他9个料号库存也必须保持一致。

  5、在重复物料管理表中建立这10个物料的信息,并确保库存与第一个物料编号的库存一致;当任何一个料号发生出入库操作时,其他料号会自动进行库存调整,以确保库存始终保持一致。

  四、有意义编码和无意义编码:

  1、大家更倾向于采用有意义的纯数字编码,而不是含义复杂的编码。

  2、有意义的编码虽然便于记忆,但对编码员的要求很高,且后期维护成本较高。

  3、物料的编码应该简单明了,便于查询,而不是过于复杂。企业管理应该是简单化的,而不是复杂化的。

  五、编码设计缺少拓展性:

  在设计编码规则时,应考虑未来的扩展性,以便新的物料能够按照已有规则进行增加。比如流水号可以多留几位,编码可适当延长,这不会影响使用效率,笔者建议对于有数千种物料的企业,推荐采用8~10位长度的编码方案,以确保编码长度的统一性。避免出现成品编码长度与原材料编码长度不一致的情况,这样查询起来会显得混乱不便。

  六、ERP系统选型不当:

  此外,选择适合的ERP系统至关重要。若使用的ERP系统功能受限,可能会导致编码工作的不便,且存在删除编码的风险。因此,选择功能强大的ERP系统能够显著提高工作效率。值得关注的是,未来可能会出现集成AI算法的智能ERP系统,有望进一步提升系统的智能化水平。

发布:2024-04-16 15:59    编辑:泛普软件 · xieqing    [打印此页]    [关闭]