施工文件档案管理子系统
建筑工程建设施工需要经历较长的周期，在施工的过程中做好档案管理工作可以有效提高施工效用。由于建筑工程的档案信息相对来说比较复杂，因此，在管理的过程中容易产生差错。管理人员就需要对其中的问题进行分析，提高综合管理质量，为建筑企业的长远发展提供保障。
一、施工文件档案管理存在的问题
1、人员意识薄弱，管理者在管理建设项目档案时，不能明确其重要性，主要是因为其涉及内容较多，涉及面广，管理难度大。建设单位对档案管理重视不够，负责人认为工程资料只是为了后期能顺利验收移交的辅助工作，不能直接产生经济效益。因此在资源配置过程中忽视了档案管理的效用，导致错误的、不完善的、不真实的档案无法在承诺年竣工后的建筑维修扩建中发挥应有的技术指导作用。
2、档案管理人员专业素质差，管理素质低。档案管理的关键在于建筑工程施工中数据和信息的有效保存。当数据需要使用时，要及时查询并交给相关工作人员。在工程建设过程中，工程资料的管理往往属于动态模式，参建单位指派的档案人员专业素质参差不齐，缺乏系统的档案管理秩序。随着工程的进展，工程资料的数量逐渐增多，各部门与承包商的协作更加密切，数据流动频繁，工程资料的收集、归档、借阅、整理混乱，档案管理质量普遍较低。在现代社会的发展过程中，大多数建筑企业仍然使用传统的人力管理方法来管理档案，这消耗了大量的人力物力，使得档案管理的效率得不到提高。
3、业主干预管理存在盲目性，业主的行为是否符合施工要求，这也会对于建筑工程项目的实施的管理工作的正常平稳运作受到非常大的影响。业主对于建筑工程项目的某些盲目干预，对于施工提出来某些不合规要求，或者对施工团队进行不合理安排等，这些因素都会严重影响建设工作的正常开展，进而打乱档案管理工作的平稳运作，造成整体工作进度推进缓慢。这也是工程档案管理工作实际开展过程中不能忽略的一个问题。
二、完善施工文件档案管理的措施
1、完善档案工作体系
根据国家工程档案管理规范，以建设单位的实际情况为出发点，设计出符合要求、符合实际、保证执行的工程档案管理制度，确保档案管理的每一个环节都有章可循、有依据可参考、有规范可遵守。特别是对参与项目实施的技术人员和管理人员，通过集中培训和现场讲解，让他们克服传统管理的僵化经验，明确学习档案管理的相关制度，做好建设项目档案的辅助工作。同时，建立健全档案的归档、会签、借阅和流通制度，尽可能避免重要手续和工程档案的丢失对整个建设工作的影响，用有效的制度保证档案管理的顺利、有序、正常运行，提高工程档案的管理质量。
2、培训档案管理人员
工程档案管理对从业人员的要求不仅体现在其职业素养上，还要求档案管理人员具有强烈的责任感、积极的工作态度和对工程档案管理重要性的高度认识。以工程蓝图为例，一张纵横剖面图从设计阶段到实施阶段，会有几次变化。如果工程档案管理人员不能意识到每一个变更，并及时选择适用的工程文件，施工工作就会脱节，从而影响整个工程进度。因此，施工企业应对档案管理工作人员进行专业化、系统化、系统化的培训，将RFID技术、大数据、智能终端应用于档案管理，使相关人员利用现代化手段和设备提高工程档案管理的信息处理能力，从而有效提升档案管理水平。
3、明确项目档案收集的范围
界定建设项目的归档范围，收集相关内容。比如设计图纸、建筑工程质量检测报告、验收报告等。根据档案管理的规定，明确具体的归档要求，突出重点，严格控制，实现广义上的严肃性和可比性。同时，档案管理人员要与工艺装备技术人员和基建项目实施人员进行沟通，共同比较。根据当前项目推进过程中出现的偶发性、突发性、典型性问题，及时调整档案收集范围，删除不需要保存的资料，确保项目档案的及时性、完整性和有效性，对项目档案的整理结果负责。
三、泛普软件施工文件档案管理子系统的好处
1、统一平台管理，工程档案系统全把控
为其构建了一个一站式工程档案管理平台。企业通过一个平台，即可完成各类工程档案从起草、录入、归档到再利用等的全生命周期管理，并能对实体与电子档案实施同步管理，无论是工程实施过程中的过程文件，还是项目结束后的成果文件，都能集中统一实现规范化归档。保障了归档及时性的同时，中船北部湾也能通过档案到位情况，实时对工程项目进度进行监控，推动了工程管理效率的提高。
2、有序化分类，满足规范管理需求
通过自定义分类及属性的功能，按不同工程项目对档案进行了分类，并根据管理需求在对应分类下进行档案立卷，规范收录从工程项目从招投标阶段、立项阶段、建设阶段到竣工验收阶段的各类报告、设计图、合同、审批等材料。属性明确，分类清晰，员工可快速查找到所需档案，后续的统计、分析也有了支撑。
3、依权限利用，兼顾安全与高效
在项目工程的推进过程中，员工常常需要进行档案的查询、借用等。这时候，通过受权限管控的搜索、借还功能，即可在保障安全性的前提上，实现档案的高效协作与利用。
建设工程档案的管理需要依据相关的管理制度，档案人员需要在工作中按照制度规范提高管理质量。建筑企业可以引入信息技术，提高档案管理的效率，让管理者掌握信息技术，促进建筑企业档案管理的发展。做好档案管理的各个环节，可以保证施工质量的提高，促进施工企业的可持续发展。
