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档案管理

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档案管理系统有哪些核心功能?

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   档案管理系统是一个集成化的信息平台,旨在高效、系统地管理各类档案资源,包括电子文件、纸质文档以及其他形式的档案材料。该系统通过先进的数字化技术和信息化管理手段,实现了档案的收集、整理、存储、检索、利用、鉴定及销毁等全生命周期管理。以下是对档案管理系统核心功能的概述:

  1. 电子文件管理

   预归档与四性检测:对进入系统的电子文件执行准确性、完整性、可用性和安全性的“四性”检测,通过检测后自动进入预归档流程。

   分类与著录:支持电子文件的自动分类、编目和著录,确保档案信息的规范性和准确性。

   修改与删除:提供灵活的档案修改和删除功能,满足档案管理过程中的动态调整需求。

档案管理系统有哪些核心功能?

  2. 档案接收与整理

   目录导入:支持多种格式(如Excel、Access、DBF等)的目录数据导入,提供数据匹配、日志查看、重复与涉密检查等功能。

   全文挂接:支持多用户通过FTP批量上传档案数据,并根据档案类型定义挂接规则,实现目录与全文的自动关联。

   格式包导入:简化特定格式档案数据的导入流程,提高工作效率。

   整理归档:支持档案的补充著录、批量处理、编号及报表打印等功能,确保档案整理工作的规范化和高效性。

  3. 档案管理与利用

   档号管理:根据档案类型定义档号规则,支持一文一件及组卷等多种管理模式。

   档案检索:提供强大的检索功能,支持关键词、全文、组合条件等多种检索方式,快速定位所需档案。

   目录打印与数据导出:支持按指定格式打印档案目录和导出档案数据(含全文),满足不同场景下的需求。

   在线编研:支持将档案信息进行在线编研,建立编研库,实现档案知识的深度挖掘和利用。

   档案鉴定与开放:依据档案类型和密级设定不同开放级别,支持多用户查阅,确保档案信息的合规使用。

  4. 自定义与扩展功能

   自定义专题及档案类型:允许用户根据业务需求自定义档案类型和专题,增加个性化字段,实现档案管理的灵活性和可扩展性。

   虚拟库房:模拟实际库房环境,提供虚拟的2D库房视图,支持库房的新增、删除与修改操作,提高库房管理的直观性和便捷性。

   全宗卷管理:实现对全宗档案的综合管理,包括信息的统计、分析、打印全宗卷目录和封面等,确保全宗档案的完整性和可追溯性。

  5. 数据统计与分析

   自动生成统计报表:根据各全宗的实际目录、全文及页数情况自动生成各类统计报表,反映档案的数量、分布及关联情况。

   多维度统计:支持按专题、档号、文件、保管期限、年度等多种维度进行统计,提供全面、详细的档案数据分析结果。

发布:2024-07-17 16:03    编辑:泛普软件 · lnx    [打印此页]    [关闭]