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企业发展过程对OA系统的真正需求点体现

　　很多企业都想通过OA系统来实现办公自动化，专家建议企业在OA选型过程中，需要先明确的自己对于OA系统需求。避免盲目选型，如果盲目的进入OA办公系统海洋，您会觉得什么都好，而定位的结果往往偏离实际或者无法实施。首先我们先来分析下OA系统的现状。

　　OA需求现状

　　①、目前，大多数企业采用收集归纳法进行需求定义：把空的需求表单发给各部门，一段时间后收集上来，对各部门的问题进行汇总归纳，形成总体的需求概况;继而参考从各个OA厂商产品宣传中收集到的信息，整理出一个大而全、缺乏整体性考虑的需求作为招标文件，让各个OA厂家去做方案。

　　②、这样的做法貌似解决了所有部门的问题，应该大家可以协同办公、非常融洽了吧?非也!实践证明，如此进行需求定义的OA系统，最终实施时都面临众多的、这样那样的问题。

　　③、作为项目负责人，您不禁要问：如此周全而面面俱到的需求定义究竟有何问题?问题关键在于：所谓面面俱到实际上是面面都不到，这种眉毛胡子一把抓的方式必然导致失败!需求定义要从最迫切需要解决的问题入手，倘若覆盖面广泛但每个问题都点到即止又怎么能够深入的解决问题?

　　企业选型

　　如何选择一款合适的软件?

　　①、需求过于简单

　　许多企业尤其是中小型企业客户对OA系统了解不深，提需求的时候往往过于简单，实际应用后发现OA 办公软件发挥的作用并不明显。

　　事实上，客户除了对企业自身管理现状、信息化现状进行调研以外，还可以借鉴实力相当实施过OA系统的公司的经验，或者是向经验丰富的OA软件提供商咨询，共同完成需求的确定。

　　②、需求过于宽泛

　　有些公司项目负责人在需求确立阶段，给公司全体员工下达要求，要求每个人都把需求提出来，最后汇总，并要求软件提供商逐一实现。这样的需求没有重点，“什么都有，什么都不深入”。

　　事实上，在这样泛化的需求下，项目负责人和软件供应商都将陷入无止境的开发-沟通-修改的困境中，导致OA系统长时间处在上线了有没有上线的状态，影响公司的正常工作。因为迄今为止，没有任何一个管理软件能解决企业的所有问题，OA软件也不例外。

　　③、需求缺乏个性

　　大量实施案例表明，不少企业用户对需求的把握均来源于同行业成功先例，因此照搬照抄别人的需求，结果导致OA系统水土不服的例子屡见不鲜。

　　事实上，企业管理特点千差万别，个性化的需求是必然，任何通用的OA系统或者同行业成功应用过的系统都并不会是最适合的。最适合的OA系统就是最好的，它应该是紧密围绕企业自身管理需求的，很多个性化需求都体现了自身的优势和特点，这样的OA需求通常表现出“通用性”和“个性化”两大特点。

　　④、需求的确定权交给了软件提供商

　　这种情况是缺乏相关经验，将企业对OA软件的需求确定完全有软件提供商主导，另一种情况则是软件提供商越俎代庖，试图以需求引导最终销售。

　　事实上，企业对OA系统的需求是在企业在发展过程中的提炼，所以真正能够了解企业管理特点的必须是企业管理层，单纯依赖软件提供商，其结果可想而知。所以我们建议用户先提出总体框架和关键需求，适当听取软件

　　提供商或第三方意见，避免走进误区。

　　笔者建议：

　　1、建议您从繁杂浩瀚的细节中脱出身来，先找到一个组织共性的需求——协同，然后才是关键部门的需求，最后才是重要角色的需求。

　　2、另外可能有其他各种需求，有你敬畏的上级提出的，有强势部门提出的，有不起眼的人提出的，其技术难度和实施难度可能有天壤之别，你必须衡量轻重缓急以及其需求是否满足对全局的成败影响。

　　3、否则这些汇总的需求将使得你无法把握项目主干进度的节奏，双方有限的资源被分解为千疮百孔补丁工程，重蹈前人久拖不上的覆辙。

发布：2008-05-01 07:23 编辑：泛普软件 · admin [打印此页] [关闭]