网上审批系统优劣的关键在工作流

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       网上审批系统软件，自上世纪80年代中后期开始引入中国以来，在IBM、微软、用友软件、合强软件、点击科技、金和软件等许多国内外知名厂商的持续普及和技术推动下，日新月异、飞速发展。

　　在概念上历经了办公自动化时代、协同软件时代、协同办公时代，在技术上则经历了php时代、domino时代、.NET时代和java时代，在应用范围上经历了电子邮件时代、公文管理时代、知识文档时代、工作流时代，概念、技术、功能不断升级换代，推动网上审批系统全面发展，成为党政、企事业单位经营管理的锐利工具。

　　时至今天，随着网上审批系统办公自动化软件的不断传播和全面发展，协同智能办公概念已经深入人心，JAVA已经成为主流技术标准，而工作流引擎作为规范企业运营流程、提高企业审批效率、监控企业运营过程和统计企业运营状况的工具，已经成为当下网上审批系统软件的核心应用、网上审批系统行业市场竞争的热点，因此工作流技术的高低也自然成为判断产品档次、好坏的最重要分水岭。

　　合强软件总工曾申舟表示：“借助于网上审批系统平台的工作流引擎，可以在流转过程的每个节点灵活控制处理时间。如果哪个节点没有处理完，系统会自动反馈，并出具一份分析报告。可以说，在工作流转过程中，就实现了KPI的绩效考核。”

　　然而勿庸讳言，当前国内部分用户单位因为工作需要在内部已建立了包括网上审批系统、HR、网上审批系统、网上审批系统和财务系统等，但仍会遇到这样那样的困难：部门多，人多，找人难，沟通更难；系统多，事情多，找事难，找准事更难。因此用户单位需要时刻关注多个系统中相关许多事情，但业务系统普遍缺乏全天候的消息提醒，紧急、关键的事情不能及时处理，所有的业务系统的提醒和待办，必须要进入到相关业务系统中才能看到，如果当事人不在网上进入业务系统，就不能及时处理这些关键事情。比如，我们会经常遇到“我没有看邮件，所以不知道要做这个事情呀”、“我没有打开网上审批系统，没收到通知，所以不知道下午要开会”、“我几天前就在流程里提交了审批单，怎么一个星期了还没有批复，是不是你没有看。”

　　可以说，网上审批系统过程管理的重要性不言而喻，因此，提高党政、企事业单位工作沟通效率，打造用户单位执行力，及时跟踪每件事情的执行情况，让事情尽可能少的停留在等待中或错误进行中，已成为用户单位IT部门急需解决的问题。但由于管理面广，并非事事都能时时跟踪。即使工作通过网上审批系统实现了电子化，也依然难以实现理想中的过程管理状态。有没有办法通过对网上审批系统工作流的改进、完善，实现更加科学规范的过程管理？

　　问题集中在两个方面：1、在管理范围内，但是没有直接参与的流程，也可以随时查看；2、如果发现问题，是不是可以随时给出建议，进行指导和指正，从而影响执行的结果。

　　此时加强督办，强化优化网上审批系统“督办”、深度挖掘网上审批系统“督办”功能就显得非常重要。别看这个功能不大，但其功能背后可能隐藏着管理之道。

　　合强软件总工曾申表示，“流程督办”就是为了满足一部分管理员不在流程设置的流转范围内，但是需要对某些流程进行监督催办，系统通过提供流程督办功能来指定相关人员对指定类型的流程有查看的权限，并能对流程提出相关的“督办意见”、“立即批办命令”，使企业管理能力再次获得提升。

　　现在合强软件对网上审批系统再度强力改造，将推出专门针对中小企业的网上审批系统执行力管理平台，可将“人找事”的工作模式改变为“事找人”的业务模式。通过整合，可将一套或多套系统融合在一个平台上，把待办事宜、消息流转、工作提醒等信息自动集中收集，并加以分类管理，同时通过即时消息、Web消息、手机短信通知等手段将这些消息第一时间提醒给需要处理的管理员或领导，管理员或领导就可以第一时间得知消息，及时处理，用户单位管理细节的把控更加到位，管控风险大幅降低，信息化助力用户单位提升管理能力再上新台阶。如此，网上审批系统执行力管理平台就会成为高管们最常用、最爱用的工具之一。

　　当然，工作流的档次、好坏，还有其他一些指标，合强软件总工曾申说，比方说，表单是否支持与其它系统无缝集成、是否支持数据级联、是否支持表单和数据库的分离、是否支持嵌套数据表关联、支持表单关联、支持流程的相互嵌套、支持走向条件的图形化展现、子流程是否能继承主流程的数据、工作流是否能作为引擎被其他模块和第三方系统调用等等。

　　引建网上审批系统，为的是能让领导们“随时随地，轻松办公”，“运筹帷幄，决胜千里”，然而令部分用户尴尬的是，网上审批系统似乎就是看看内部新闻、发发通知、收收邮件而已，尤其是作为网上审批系统的核心用点、关键业务--工作流、网上审批，更多是成了摆设，走过场，领导一年也没用几次，甚至成了用之无味、弃之可惜的“鸡肋”。

　　对此，合强软件CEO何洁冰说：“企业信息化是企业发展的必经之路，推广和实施网上审批系统，根本目的不仅是帮助企业建立一套完整的信息化管理系统，更重要的是透过先进的管理思想和方法实现管理的提升、业务的改善，促进企业制度与文化、人与组织的和谐发展。因此今后网上审批系统一大发展方向，就是以工作流为核心，不断加强对网上审批系统升级、改进，让网上审批系统更为实用、日趋完美，最终实现用先进的管理思想和方法来实现单位组织管理的不断提升、业务的全面改善，促进组织单位制度与文化、人与组织的和谐、共享与发展，造福国内数千万用户单位。”