高端网上审批系统选型方法论

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        目前，高端网上审批系统产品在中国市场已经比较成熟。但企业对于网上审批系统软件的选型仍然存在很多问题，没有找到一套科学、实用的方法论。本文主要介绍海比研究给出的高端网上审批系统选型方法论的基本框架。

        通过对多个案例的剖析，海比研究总结了一套高端网上审批系统选型方法论。该方法论包含四个阶段，即评估需求、确定网上审批系统重点厂商名单、确定网上审批系统产品短名单、评估与招标等四个阶段，在每个阶段都给出具体的工具内容和阶段工作成果。

一、评估需求

        评估需求是企业确定进行网上审批系统软件选型所需要做的第一步，也是最重要的一步。这个阶段的输出结果是“企业网上审批系统需求分析报告”。

        评估需求的主要内容是企业在网上审批系统软件选型前，对于自身所属行业、经营状态、发展规模、主营业务等进行的全面分析与评估。一般而言，对于企业自身的评估需要重点侧重企业的发展战略、企业组织结构和企业业务流程三方面，并根据对以上方面的客观评估得出符合企业当前需求和发展规划的IT系统建设需求，并根据需求制定相应的信息化和网上审批系统软件策略。

        从评估方式而言，可分为企业自主评估，厂商评估，以及第三方评估三种方式。其中自主评估对自身需求比较了解，但评估专业性欠缺；厂商评估能够很好的根据厂商需求提出产品的功能设计，但公正性欠缺；第三方评估能够做到专业、公正，成本相对较高。综合考虑，依据评估需求的重要性和企业的自身实际情况，最好能采用第三方评估。

        另外，研究小组发现，企业在需求评估过程中，经常出现三种误区。第一，评估内容有的不全面，有的没有重点。研究小组认为，评估需求要注意全面性，网上审批系统是会涉及企业经营管理的各个方面，因此，评估时不能缺少某一方面的需求；但在保证全面性的同时，企业还容易犯另外一个错误，即忽视企业的关键与重点需求。企业最需要通过网上审批系统软件解决什么问题，这一定要分清楚。一般而言，要列出三个企业最关注的问题。第二，评估需求时要注意结合企业当前与未来的需求。很多企业往往忽视未来的需求。第三，评估需求时也应注意确认项目预算量级，以及项目需求级别。如是百万元级的投入还是千万元级的投入，是部门级的需求还是企业级的需求。这些一定程度上都能够提高选型效率，节约成本。

二、确定网上审批系统重点厂商名单

        确定网上审批系统重点厂商名单是指企业在做完需求评估之后，首先通过对当前市场上的网上审批系统软件产品提供商进行初步的筛选和比较，确定重点考察的厂商名单的过程。研究小组建议，此阶段应该对10家左右的网上审批系统厂商进行考察与评估，最终确认的厂商名单在5家左右为宜。企业可以通过本次研究给出的高端网上审批系统选型辅助工具——《高端网上审批系统软件厂商选型指标》对网上审批系统软件厂商进行评分和定位，从而高效地确定5家左右的重点网上审批系统厂商名单。更重要的是，通过《高端网上审批系统软件厂商选型指标》评估出来的厂商，都是和企业需求相应的、最有实力的品牌厂商。选择其中任何一家品牌，都可以满足企业现在和未来的发展需要。这个阶段的输出结果是：给出所评估厂商的分析报告，并确定5家左右的候选名单。

        从具体执行而言，确定网上审批系统重点厂商名单的环节可以分为如下步骤：

           1、圈选网上审批系统软件厂商

可以通过桌面研究的方式，圈选当前市场上活跃的网上审批系统产品提供商。并从公开信息资料初步了解这些厂商的基本素质、市场份额、系列产品、以及服务支持等相关信息。

           2、厂商评分

企业根据自身需求评估过程中确定的IT建设需求，通过高端网上审批系统选型工具——高端网上审批系统软件厂商选型指标对网上审批系统软件厂商进行评分和定位，然后根据权重计算公式给网上审批系统厂商打分。

            3、确定重点厂商名单

选取得分前五名的厂商，作为网上审批系统选型的重点考核对象。

三、确定网上审批系统产品短名单

        在确定网上审批系统重点厂商名单之后，企业需要进一步了解这些重点厂商所提供的网上审批系统产品，并结合自身需求，选择适合出自己的网上审批系统软件产品，作为最终招标的重要考察对象。研究小组建议，此阶段名单以3家以内为宜。企业可以通过本次研究给出的高端网上审批系统选型工具——高端网上审批系统产品选型指标对具体的网上审批系统软件产品进行评分和定位，从而高效确定最终参加招标的网上审批系统产品名单。这个阶段的输出结果是：给出这5家厂商的评估分析报告，并确定参加招标的3家厂商名单。

        从具体执行而言，确定网上审批系统产品短名单的环节可以分为如下步骤：

           1、选择网上审批系统产品

根据已经确定的5家左右的网上审批系统重点厂商名单，选择出其对应的高端网上审批系统产品，并深入了解这些产品的功能与深度、平台与架构、易用性等方面的相关信息。

           2、产品评分

根据自身的行业性和业务需求，通过高端网上审批系统选型工具——高端网上审批系统产品选型指标对每款网上审批系统产品进行评分和定位，然后根据权重计算公式给出打分。

            3、确定产品短名单

选取得分前三名的产品及其相应的提供商，作为最终的参加评标对象。

四、招标

        在确定最终参加招标的短名单之后，企业可以根据自己所掌握的情况进行标书的撰写与发放，并根据标书进行网上审批系统软件的专门招标。通过评估与招标等商务流程，最终确定网上审批系统软件的合作伙伴，完成选型。本阶段的输出结果是：完成招标分析报告，确定最终选择的网上审批系统厂商和相应的产品。

        从具体执行而言，企业实施网上审批系统项目招标的环节可以分为如下步骤：

           1、撰写与发布标书

根据需求报告和前期的网上审批系统厂商与产品评估分析报告，撰写网上审批系统项目招标书。将招标书在相关媒体或自己网站上进行公布，同时向3家短名单厂商发出投标邀请。

           2、成立招标专家委员会

邀请业内在网上审批系统、信息化领域具有深厚经验的专家参加评标。专家人数一般在5~9人为宜。

           3、召开评标会

收到厂商们提交的标书、成立评标的专家委员会后，在合适的时间召开评标会，根据评标会的评估结果，最终确定合作的网上审批系统厂商。

        研究小组建议，在评估专家选择时，需要考虑专家擅长的领域、专家知识的时效性等方面；在招标时的评分指标确认时，则可以主要考虑商务方面的要求，以及厂商现场的发挥。