条条道路通罗马 总分公司模式解网上审批系统难题

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       条条道路通罗马。在网上审批系统系统实施过程中，如果某条路走不通，选择换一个角度再看看，或许就会有意外的收获。总分公司业务解决方案，就是其中的一个代表。在这篇文章中，笔者就以实际案例为背景，谈谈如何通过总分公司这个作业方案来解决系统使用过程中的难题。

　　案例一：同一个供应商不同采购员负责

　　业务背景介绍：

　　这是一家从事五金工具生产的企业，其主要的客户是各大超市与专卖店。对于这家企业，其有一个特点，即采购金额特别大。其实供应商并不是很多。为此就遇到一个难题：不同的采购员有时候会向同一个供应商进行采购。如现在这家供应商同时生产螺丝刀和钳子。企业在给业务员分配采购任务时，分别有采购员甲和采购员乙来分别采购螺丝刀和钳子。在网上审批系统系统中，根据采购计划转换采购订单时，会根据供应商基本信息中的定义自动生成采购订单。在这个作业中，还会自动带出采购员。但是通常情况下，一个供应商只能够关联一个采购员。而现在这家供应商又有两个采购员来负责。遇到这种需求，该如何处理呢？

　　有些实施顾问会想到，可以取不同的名字。即再虚设一个供应商的名字。这么做虽然可以解决采购员与供应商之间的对应关系，但是又会出现新的问题。如在生成应付帐款或者在采购金额统计时，就会出错。需要手工的再进行应付帐款的合并等作业。这无疑会增加不比要的工作量。

　　解决方案：

　　其实遇到这种情况，完全可以通过总分公司的方案来解决。如现在可以将这家供应商设置为一个总公司，然后下面虚设两家分公司，分别对应不同的采购员与原材料信息。在系统基本设置中，可以设置这两家分公司向总公司付款。如此的话，一切问题都解决了。

　　在生成采购订单时，系统会带出在原材料基本信息出定义的供应商，采购员也是这个供应商所对应的采购员。这也就是说，生成后的采购订单，用户不用再手工调整采购员的信息。系统自动带出来的就是正确的信息。

　　在应付帐款作业中，由于系统设置的是向总公司付款，为此应付帐款凭证上，就会将这两个不同采购业务进行自动合并到一家供应商的应付帐款中。也就是说，应付帐款上的供应商信息，显示的是总公司的信息，而不是分公司的。

　　案例二：外贸型企业中以进出口公司作为中间人

　　业务背景介绍：

　　国家加入了WTO之后，外贸型的生产企业越来越多。他们为了各种原因（如避税或者管理的需要），往往会独立的设置一家外贸公司。所有出口的业务都是有这家外贸公司来完成的。但是外贸企业与生产企业其实就是一家人。或者说，从管理实质上来讲，这个外贸企业只是生产企业下面的一个部门。但是从业务本质上来看，这家外贸企业才是生产企业的客户。生产企业从外贸企业接单，然后将货物卖给外贸企业，并向外贸企业开具发票并向其收货款。但是实际上，问题并没有这么简单。因为作为生产企业来说，其需要统计各个客户（不是外贸企业）的订单金额、出货金额等等。也就是说，其相关的统计，是站在最终客户的角度，而不是外贸企业的角度。所以在网上审批系统系统实施过程中，并不能够简单的将外贸企业作为一个客户来对待。

　　解决方案：

　　如果企业遇到这种业务，那么笔者建议企业采用总分公司的方案来解决。其实解决问题的思路也比较简单明了。即在生产企业，可以将这家外贸公司当作企业的客户，不过是将其设置为总公司。然后将这些真实的客户设置为这家总公司的分公司。在销售订单中，采取的是分公司的信息。不过再后续的应收帐款中，可以设置多级科目。将总公司设置为一级科目，然后将各个客户设置为明细客户。如此的话，就可以解决这个业务所遇到的相关问题。

　　在统计销售订单金额时，从分公司的角度来进行统计。此时得到的结果就是终端客户所下单或者出货的金额。而在应收帐款中，其实际面对的是外贸企业（客户先将货款打到外贸企业的帐上，然后再将其转到生产企业的帐上）。通过总公司付款业务，应收帐款上显示的付款方也是外贸企业。这就与财务核算的需求一致。同时由于应收帐款凭证上也有具体客户的信息，在追踪时也可以追踪到终端客户。

　　案例三：向A公司采购，却向B公司付款

　　业务背景介绍：

　　在国内，对于采购的环节控制的其实还不是很严格。在实际工作中，经常会遇到向A公司采购，却向B公司付款的业务。如现在某家公司，采购订单上显示的是A公司的名字，但是对放开过来的发票却是B公司的，而且也是向B公司付款。从法律法规上来讲，这是擦边球。其实这A、B两家公司可能都是一个老板。可能是A公司这个月的销项税额太多了，没有这么多的进项税额抵扣。为此就将这笔业务以B公司的名义来做，将发票台头开了B公司。

　　解决方案：

　　如果从标准作业流程来说，这个需求是无法实现的。因为在生成应付帐款时，要求采购订单、入库单、发票等原始单据一致。而现在采购订单与发票明显是不一致的。在以前，如果遇到这种情况的话，可能需要通过意外作业的形式化来处理。即将原先的这一笔应付帐款指定结束掉，然后再手工开一笔应付帐款。显然，这就使得采购订单与应收帐款之间脱离了关系，不利于后续的查询与追踪。

　　其实遇到这种需求时，通过总分公司这个作业来解决，也是相当简单的一个事情。原理很简单，将A公司设置为总公司，将B公司设置为分公司。然后在付款时，让用户根据实际情况选择，是向A公司付款还是向B公司付款。不过这里需要注意的是，企业如果这么操作具有一定的法律风险。这还要看企业的当地的税务部门控制的严不严。毕竟这是在钻法律的控制。如果法律控制的比较严格，那么还需要对采购订单进行调整，更改采购订单的供应商。不过由于在这个阶段，往往收货作业已经发生。此时如果需要更改采购订单，就需要花费比较大的工作量。如需要先做退货处理。然后在更改供应商、再收货，再生成应付帐款。此时就可以做到采购订单、发票、收货单与应付帐款等单据一致。

　　另外笔者在提一句，在实际工作中遇到这种需求还有另外一种解决方案。一种是通过委托收款业务来解决。这跟现在淘宝网上购物委托收款相似。让A供应商出一个书面的证明，将这笔款付款B公司。这是手工操作的思路。如果在网上审批系统系统中，则需要通过应付帐款转移来解决。即先利用A公司的采购单与入库记录生成应付帐款凭证。然后再通过应付帐款转移作业，将这笔应付帐款转移到B公司帐户下。

　　具体采用什么样的措施，主要还是要看企业的实际情况。如果这种业务发生的比较频繁，笔者认为通过总分公司的解决方案来实现比较合适。如果这个业务发生的比较少，一年难得遇到几次，则可以通过应付帐款的转移作业来实现。毕竟应付帐款转移，需要多一个步骤。如果业务量多的话，会降低工作效率。而采用总分公司的话，只是对一个选择的动作，其工作量相对来说，并不会增加很多。