解析企业网上审批系统成功实施之后的“战斗”

申请免费试用、咨询电话：400-8352-114

       曾经有人说过，网上审批系统是个持续改善的过程。这句话的意思是：成功上线网上审批系统后，并不等于就是为企业“网上审批系统”划上了句号。其实，网上审批系统成功上线只是一个分号，可以让你暂时休息一下；休息完后，起来还是要继续战斗的。

　　第一、在后续阶段要关注的内容

　　笔者认为，在后续阶段主要要关注以下内容。

　　1、数据的准确性问题

　　保证数据的准确是企业信息化成功的关键。企业网上审批系统上线后，很多情况会导致基础数据的不准确。如思想上的麻痹，上线时，有专门人员负责核对数据，而不重视员工的自我检查，到上线后，人员的调整，一般就没有专职人员对数据进行核对，就容易导致数据输入错误；如人员的调动，对新员工培训不足，导致信息输入错误；如金额、数量等数据，由于误差的累积，从小到大，导致错误。

　　所以，在企业后续改善时，要不定时的抽查数据，核查数据。

　　2、流程的巩固

　　万事万物都有惯性，人也不例外。新的流程对员工来说，还是个新的事物，员工还没有养成习惯。所以，要防止员工“死灰复燃”，“旧病复发”。

　　3、新进人员的培训

　　随着企业的发展，人员的流动是非常正常的事情。每年，企业会从市场上召一大批新人进来，又会有一大批旧人离去。如何让新人能够非常快的进入角色，熟悉网上审批系统的理念和操作，是一个大问题。

　　第二、在后续阶段，可以采取的一些策略

　　针对以上这些问题，笔者认为企业可以采取一些手段，来巩固上阶段的成功。

　　首先，要深入培训。这里的培训分为两部分，一是新员工的培训，二是老员工的培训。

　　企业在引入新员工时，要把网上审批系统列为必备的职业培训，不仅要培训网上审批系统的基本理念，还要培训具体的操作方法。在这里，笔者建议，企业在刚开始上线时，最好把实施顾问的培训当场录下来，作为以后对新员工的培训资料。因为实施顾问讲课经验丰富，比在企业里找临时老师讲课效果要好。

　　对老员工主要是要培养他们网上审批系统的管理方法和先进的管理模式。因为系统刚上线时，时间比较紧张，对理论的内容，讲的不是很透彻。所以，对老员工每年都要定期的进行培训，提高他们对网上审批系统的认识程度，能让他们以身作则，带动新员工，让网上审批系统发挥更大的效果。

　　然后，采取“上岗证”制度，进一步完善网上审批系统的操作规范

　　把网上审批系统的操作当作一个像“起重机”一样的特殊岗位来操作，必须经过培训和考试合格后，才能进行网上审批系统操作。这样做，主要是为了保证数据的准确性及流程的稳定。

　　取得“合格证”后，网上审批系统管理员才赋予员工网上审批系统操作的权限。“上岗证”考试要分岗位，分模块，否则，考试涉及内容太广，不容易实际操作。如以采购模块为例，至少要包括编码原则、采购单的下发、催货系统的运作、库存的查询等等。

　　还有，对关键员工要“看牢”。随着网上审批系统的普及，有着网上审批系统经验的员工，特别是主管级的员工，已越来越受企业的欢迎。若这些人才的流失，企业要对新人重新进行培训，会花费不少的时间和精力。所以，企业要想方设法留住这些人才，特别是企业刚刚上线后的一段时间内，防止员工“学成毕业后”离去。这时，企业在网上审批系统上线培训时，最好能跟部门经理签定协议，延长合同期限，进行约束；同时，根据其业绩，适当提高其待遇。

　　最后，要留有“储备人才”

　　有时候，员工的流动的是不可避免的，“天要下雨，娘要嫁人”，企业没法控制。所以，企业要注意，存储一些“储备人才”。

　　企业可以对老员工进行多岗位培训，如对采购员进行“仓库模块”的培训，让他们拿多张“上岗证”，当人才流失时，能够最快的补缺其空位。

　　第三、树立正确的观念

　　1、不要追求时髦，随意扩大功能模块。有些企业看前期的实施效果比较好，网上审批系统刚上线不久，就要上客户关系管理，上电子商务。员工对网上审批系统还没有全部消化，就让他们去了解、学习新的实物，这是对员工耐性的一个挑战。

　　2、不要削减人员。网上审批系统上线后，由于效率提高，有可能会产生人浮于事的情况。笔者在一家企业实施网上审批系统前，采购部的人员是四人，实施网上审批系统后，离职了一人，还剩三人，但工作只要两人人就可以完成了。这时，企业不能削减员工，否则，容易造成员工对网上审批系统系统的排斥，可以安排其他岗位。

　　3、不要不坚持“一把手工程”。网上审批系统实施时，“一把手”是促进项目成功的非常关键的因素，企业上线成功后，“一把手”仍然非常重要。“一把手”不定时的查询系统资料，有利于促进员工对网上审批系统责任心。