文档知识管理

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　　在信息时代里，知识已成为最主要的财富来源，组织和个人的最重要的任务就是对知识进行管理。企业内部将员工头脑思想当中有用的信息聚集起来就是协同OA知识管理，可以为企业协助、组织或个人，透过信息科技，将知识经由创造、分类、储存、分享、更新，为企业或个人带来实质价值的管理流程与策略。

        一、OA办公系统的知识管理功能可以给企业带来哪些好处?

　　其实可以说的简单一点，OA办公系统的知识管理是为企业组织内部信息发布及传播提供场所，使组织的新闻、通知、公告、规章制度、各种类型文档等能快速传播;收集组织的各类信息资源，文档资料，专家技能，形成内部的知识库，实现知识的快速传播与共享，从而提高团队的学习能力，快速响应能力，提高员工技能素质。

　　除此之外，OA办公系统不仅可有效推动企业知识管理发展，在有效提升企业员工自主学习能力，提高员工综合办公效率，为企业节约时间、管理成本的同时，亦是实现了企业知识由积累到创新的跨越式发展。

　　二、那么OA办公系统应从哪些方面来进行知识管理呢?

　　1、知识是怎么产生的：明确谁生产信息，怎么生产、谁积累信息，怎么积累，实现信息采集

　　2、知识的整理：明确谁来汇总、怎么汇总、如何更新，形成知识分类

　　3、知识资产：确定知识管理者，构建知识库

　　4、知识应用：明确谁需要知识、哪个环节需要知识，寻找需求点

　　5、对知识创新：通过信息采集、梳理、评价形成知识库，在知识管理的基础上实现知识创新;形成由被动采集到主动分享的知识共享氛围，留住企业知识。

　　三、根据以上的这些方面了解泛普软件OA系统对知识管理的解决方案：

　　1、知识的获取：除了现成的文档资料外，知识更多的存在于的日常活动的过程中，并不断的在产生和更新的过程中。因此OA应扩大其对企业管理的涵盖面，深入企业的运营，同时将知识管理贯穿于企业运作的各个环节，让企业可以随时随地的关注、跟踪和获取业务过程中产生的知识，并进行及时的记录，而不必从头编辑文档或单纯的以文档的形式展现。例如对一个客户从获得信息到签单的销售过程可以很方便的随时被记录，签单结束后便可自动形成知识库的一部分;另外就是OA也可以进一步扩展成为搜索、整合和组织各种外部信息的平台，并将其中的信息转化为知识。

　　2、知识的整理：知识的原始形态是杂乱无章的，因此需要对各种类型化的知识进行有序的管理和梳理。这包括提供OA办公系统对各种形式的文档，比如PPT、EXCEL、 Word等文档的存储;对各种数据和信息的转化，提供可高度定义的知识目录，提供可细分的，多角度的共享权限安全设定，提供各种知识展现平台。

　　3、知识的分发：完成了知识的获取和整理后，下一步就需要将这些有价值的知识通过各种手段进行广泛的传播。因此一方面，知识可以以各种形式展现，例如可以根据OA系统对企业内部的系统、企业新闻、通知公告、相关文档等;另一方面还可以通过即时通讯、工作流程等进行分发;共享知识的可以为某个部门的人员，也可以为整个企业或外部的合作伙伴等。

　　4、利用知识：完成了知识分发后，下一步的工作就是促进人员有效的对知识进行汲取，并对知识的转化进行评估和分析。这包括知识的查询，如可以通过OA办公系统提供出色的信息检索功能、知识关联、知识地图等使企业在业务过程中可以迅速地获得需要查找的信息;学习评估和考核，提供各种学习和测验工具;知识分析和统计，从各种角度分析知识的结构、内容以及被阅读的情况，判别知识的价值和人员的趋向等。

　　5、创新知识：知识被汲取并加以利用后，又会在实践中产生新的知识。因此知识管理还需要利用OA办公系统创建、沟通、交流等手段让新的知识显性化，补充到原有的知识体系中，并重新进入知识获取、存储、共享、利用、创新的新一轮循环，以实现知识的不断更新和积累。这包括在日常工作中随时和便利的创建知识;新知识能够迅速进入原有的知识体系;与人力资源管理相结合，对知识积累的考核和激励;突破组织界限，进行动态的灵活的沟通交流，联合内外部的知识力量等。

　　通过以上的OA办公系统知识管理的解决方案可以分析出：OA办公系统可以使员工树立知识管理思想，认识到企业知识在市场竞争中的决定性作用。只有充分认识到企业知识与企业命运乃至个人利益的密切关系，员工才会自觉地维护企业知识，促进知识管理的顺利进行