项目合同和信息管理系统
企业的生产经营与市场接轨，满足市场的需要，提高企业适应市场和参与市场竞争的能力;企业可以在履行合同的过程中维护自身的合法权益，提高企业的经济效益。对市场而言，实现企业对市场的承诺，体现企业的诚信，提升企业的品牌和形象，使企业更好的立足于市场，实现可持续性发展。对客户而言，在履行合同的过程中更好的维护自身应享有的权利与义务。对于客户来说，在履行合同的过程中应该更好的保护自己的权利和义务。
一、项目合同信息管理的现状
1、文档管理查阅起来困难且不方便。在传统的合同管理中，纸质合同和电子合同并存。当企业需要参考以前的合同进行决策参考时，非常的不方便并且费时。
2、在储存过程中容易被篡改和损坏。涉及企业核心商业秘密的，应当谨慎保守。但传统的人工管理容易被篡改、被盗、破坏，给企业带来了经济风险。
3、格式不统一，难以总结信息。在使用手工或excel管理时，由于不同部门的数据格式不同，工作耗时过大，存在人为统计错误的风险。
4、缺少关键节点的预警机制。人工管理合同缺乏对合同进度、结算等关键节点的预警，不能提示管理者及时签收，不能准确预测近期可能的收支项目。
二、项目合同信息管理的有效策略
1、合同分析
合同分析的目的是对比分析监理委托合同、施工承包合同，清晰地确定项目监理的服务范围、监理目标，划定监理单位与业主的权利义务界限，划定业主与承包商的权利义务界限，并进行各自范围内的风险责任分析，以便在工程实施过程中进行各方面的控制和处理合同纠纷、索赔等问题。
2、建立合同管理程序和制度
以合同为依据，本着实事求是的精神，合情合理地处理合同执行过程的各种争议。合同管理坚持程序化，如工程变更、延期、索赔、计量支付等都按固定格式和报表填写。承包方应按月或季报送完成工程量结算报表，经监理严格核实、签证后，作为结算工程款的依据报送业主，业主据此签证才可向承包方支付工程款。立合同数据档案，把合同条款分门别类合理编号，采用计算机检索管理。严格控制工程分包与转让，按规定审批工程分包并办理有关手续。
3、合同文档管理
使监理工程师能迅速地掌握合同及其变化情况，做到快速便捷的查询，对合同执行过程进行动态管理，并为后期的有关合同纠纷积累原始记录。建立科学的文档编码系统和文档管理制度，按文件的来源和类别分类，以便于操作和查询。合同资料的快速收集与处理。通过建立监理记录和监理报告制度，以及资料采集制度，对施工过程文件，完成原始记录的积累和保存。
三、泛普软件-项目合同信息管理系统的好处
1、基于信息技术
运用现代企业的先进管理理念，为企业提供一个全面、系统的合同管理平台，进行决策、规划、控制和经营绩效评估。
2、功能全面，管理全面
提供合同前期事务管理、合同起草、合同审批、合同文本归档、合同账务管理、合同收款付款计划、合同付款审批、实际结算、合同发票记录、合同进度监控、合同变更、合同签订与履行的综合成本效益统计分析。
3、提高合同管理效率
文件审核流程可在系统中直接实现，有效降低了沟通成本，使业务处理更加集中、流程化，充分共享信息，便于参考，从而提高日常合同管理的效率。
4、提高合规水平
降低企业法律风险控制，根据业务类型定义统一的合同模板，并根据合同条款自动生成合同文本。同时支持在线合同编辑和电子封印防篡改，降低企业法律风险。
5、信息共享
提高管理决策的效率和准确性，全面跟踪和控制业务事件的发生，实时查看收付发票情况，结合年度预算，有效控制成本的发生。
合同管理是动态的，包括合同的谈判、起草、签署、生效、修改、补充、终止和无效的全过程。合同管理也应该是系统化的，所有涉及合同条款内容的部门都应该参与管理。企业要想继续发展壮大，就必须依靠契约管理。双方的责任和义务在合同中有明确规定，经济活动在此基础上进行。
