公文管理介绍

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　　1. 公文管理

　　公文流转以用于处理日常工作中的单位内外部的各种公文，利用计算机网络的高速迅捷和计算机控制的严格准确性实现公文的处理。公文管理模块相对传统公文处理而言，在很大程度上提高了公文处理效率和准确性，用户操作简便易行。公文流转包括了公文的发文拟制、发文审核、发文会签、发文签发、发文登记、发文传阅、收文签收登记、收文审核、收文拟办、收文批办、收文承办、公文归档销毁、公文查询以及公文的流程监控、公文催办、公文流程定制等。

　　公文流转中，用户可以预先定义公文的处理流程及相应的处理权限，在拟制、登记及公文流转过程中具有相应权限的人员可以进行公文在线编辑，可以进行跳签、插签、退签、撤销等处理。

　　1.1. 发文拟制

　　发文拟制是具有公文拟制权限的员工使用本功能新增公文，录入、编辑公文属性，根据公文模版建立并在线编辑公文正文，上传公文附件，定制公文流转工作流。

　　在系统功能菜单中点击[公文流转]->[发文拟制]功能后进入发文拟制主页面，如下图：

　　此页面首先显示当前操作员拟制过的公文信息及其当前办理状态。

　　点击[查询]按钮可按查询条件(文号、标题、主题词、公文类别、公文密级、紧急程度)显示当前操作员拟制过的公文信息。

　　注：如果一个公文经过多人拟制，则系统只记录最后一个进行拟制(修改)的操作员为该公文的拟制人。

　　点击[删除]按钮则删除被选中的公文信息(不是当前操作员草拟或已经进入流转的公文不能被删除)。

　　点击列表中某一公文后的可修改该公文的相关信息(属性、正文、流程等)，参见公文拟制页面说明。

　　点击列表中某一公文后的可查看该公文的相关信息(基本属性、正文、流转情况、办理情况)。

　　点击列表中某一公文的‘办理状态’，则可查看该公文的流转情况和该公文的办理情况。

　　输入公文相关属性信息

　　点击[拟制公文]按钮则进入‘公文拟制’页面，如下图：

　　在此新建公文页面中，首先输入公文的相关属性信息(如文号、类别、摘要等)。

　　点击‘相关附件’组中的可增加(上传)多个附件文件，其中点击[浏览…]按钮弹出文件选择窗口选择一个要上传的本地文件。

　　点击[保存]按钮则保存当前输入的公文属性信息，保存成功后，系统会在当前页面中自动增加显示‘编辑正文’和‘正文副本’的链接;此时可点击‘编辑正文’链接进入编写公文正文页面，如下图：

　　在此页面中：

　　点击[编辑正文]链接则进入‘编辑(新增)公文正文’页面。

　　点击[正文副本]链接则显示当前公文已有的正文副本信息。

　　点击[保存]按钮则保存当前页面的公文属性信息。

　　点击[定制工作流程]按钮则进入[定制工作流程]页面设置该公文的流转处理流程。

　　编辑(新增)公文正文

　　进入编辑正文页面之前，系统首先弹出此窗口，由用户选择编辑正文时是否要锁定正文，如果选择‘锁定正文’，则当前操作员在编辑该公文正文时，该公文的其它相关办理人员不能同时编辑(修改)该公文正文，而只能查看;如果选择‘正文解锁’，则当前操作员在编辑该公文正文时，该公文的其它相关办理人员可以同时编辑(修改)该公文正文，该公文正文则以最后保存的内容为准。

　　选好锁定方式后，点击[进入编辑页面]按钮，则开始编辑或新增公文的正文。格式如下图：

　　此正文编辑页面，系统提供的与MS Word 类似的、简单的文档编辑功能，在这里，用户可以直接输入文字，选择有的公文模板，选择不同的字体、字号、颜色等，粘贴相关图片，打印文档内容等等。其中：

　　在‘模板’下拉框中选择已有的公文模板。

　　点击装入选中的公文模板。

　　点击则保存正文内容到系统服务器上。

　　点击则将已保存的正文内容，复制生成一个正文副本且保存到系统服务器上。

　　点击打印当前编辑的公文正文内容。

　　点击则不保存当前正在编辑的页面内容且退出公文正文编辑页面。

　　定制工作流程

　　定制工作流程，是为当前公文指定相关的流转办理过程，此公文需要哪些岗位或人员进行处理，其处理的先后顺序，处理人员对该公文可以具有的处理权限(修改正文、传阅、批注等等)。

　　对于公文在处理过程中的每一个处理环节(如：发文拟制、发文会签、收文审核、收文承办等)被视为一个工作办理点，定制工作流的过程就是确定该公文需要经过哪几个工作环节(工作点)，并为每个处理环节指定办理人员及其相应的办理权限。

　　公文的初始定制工作流程页面如下：

　　此页面中，用户可以针对某一具体公文制定一个全新(或临时)的工作流程，也可以选择一个已定义好了的公文处理流程(流程模板)。

　　选择流程模板类别后，点击[套用模板]则装入已预先定义好的流程模板，如下图：

　　在定制公文的工作流程页面中：

　　点击已有工作点的名称则可以修改该工作点的工作内容。

　　点击已有工作点的则可以在流程中删除该工作点。

　　点击‘←插入工作点’链接进入工作点定义页面：

　　在此定义工作点的办理人员及其相应的办理权限。

　　工作点类别：选择公文的当前处理环节，系统会根据上一工作点的类别，自动装入当前可以选用的工作点类别。

　　工作点名称：为当前的办理环节指定一个名称，如‘办公室起草公文’、‘经理审核’等或直接使用工作点类别名称。

　　工作时限：当前工作点的办理时限要求，单位为‘天’。

　　办理人员：点击[选择]选择当前工作点的办理人员，可按部门、职位选择，可同时选择多个办理人员。

　　办理人员说明：对当前工作点办理人员的简要说明。

　　可否加签：是指当前工作点的办理人员在办理公文时是否可以临时加入其它办理人员。可以选择‘可以加签’或‘不可以加签’。

　　可否撤销：如果选择‘可以撤销’，则该工作点的办理人员在办理该公文时，可以将此公文‘撤销’，公文一旦被撤销，则该公文不再被视为有效。

　　流转方式：可选择‘全部完成继续’或‘任何一人完成继续’。如选择‘任何一人完成继续’则当前工作点中有一人办理完成后该公文自动流转到下一个办理环节，否则需当前工作点的全部办理人员都办理完成后该公文才流转到下一个办理环节。

　　点击[保存]按钮保存当前定义的工作点信息。

　　点击[放弃]按钮则不保存当前定义的工作点信息且返回到工作流定义页面。

　　在工作流定义页面，通过设置多个办理工作点以完成公文处理流程的定义。

　　定制完工作流程后，返回到公文编辑页面，点击[保存]按钮，保存公文及其相关信息。

　　1.2. 收文登记

　　收文登记用于外部来文的签收、登记处理，包括：新增公文、录入、编辑公文信息、导入外部文件作为公文正文，上传公文附件，定制公文流转工作流。

　　在系统功能菜单中点击[公文流转]->[收文登记]功能后进入收文登记主页面，如下图：

　　此页面首先显示当前操作员登记或拟制过的公文信息及其当前办理状态。

　　点击[查询]按钮可按查询条件(文号、标题、主题词、公文类别、公文密级、紧急程度)显示当前操作员拟制过的公文信息。

　　点击[删除]按钮则删除被选中的公文信息(不是当前操作员登记或已经进入流转的公文不能被删除)。

　　点击列表中某一公文后的可修改该公文的相关信息(属性、正文、流程等)，参见公文登记页面说明。

　　点击列表中某一公文后的可查看该公文的相关信息(基本属性、正文、流转情况、办理情况)。

　　点击列表中某一公文的‘办理状态’，则可查看该公文的流转情况和该公文的办理情况。

　　输入公文相关属性信息

　　点击[公文登记]按钮则进入‘公文登记’页面，如下图：

　　在此新建公文页面中，首先输入公文的相关属性信息(如文号、类别、摘要等)。

　　点击‘相关附件’组中的可增加(上传)多个附件文件，其中点击[浏览…]按钮弹出文件选择窗口选择一个要上传的本地文件。

　　点击[保存]按钮则保存当前输入的公文属性信息，保存成功后，系统会在当前页面中自动增加显示‘编辑正文’和‘正文副本’的链接;此时可点击‘编辑正文’链接进入编写公文正文页面，如下图：

　　在此页面中：

　　点击[编辑正文]链接则进入‘编辑(新增)公文正文’页面。

　　点击[正文副本]链接则显示当前公文已有的正文副本信息。

　　点击[保存]按钮则保存当前页面的公文属性信息。

　　点击[定制工作流程]按钮则进入[定制工作流程]页面设置该公文的流转处理流程。

　　编辑(新增)公文正文

　　进入编辑正文页面之前，系统首先弹出此窗口，由用户选择编辑正文时是否要锁定正文，如果选择‘锁定正文’，则当前操作员在编辑该公文正文时，该公文的其它相关办理人员不能同时编辑(修改)该公文正文，而只能查看;如果选择‘正文解锁’，则当前操作员在编辑该公文正文时，该公文的其它相关办理人员可以同时编辑(修改)该公文正文，该公文正文则以最后保存的内容为准。

　　选好锁定方式后，点击[进入编辑页面]按钮，则开始编辑或新增公文的正文。格式如下图：

　　此正文编辑页面，系统提供的与MS Word 类似的、简单的文档编辑功能，在这里，用户可以直接输入文字，选择有的公文模板，选择不同的字体、字号、颜色等，粘贴相关图片，打印文档内容等等。其中：

　　在‘模板’下拉框中选择已有的公文模板。

　　点击装入选中的公文模板。

　　点击则保存正文内容到系统服务器上。

　　点击则将已保存的正文内容，复制生成一个正文副本且保存到系统服务器上。

　　点击打印当前编辑的公文正文内容。

　　点击则不保存当前正在编辑的页面内容且退出公文正文编辑页面。

　　定制工作流程

　　定制工作流程的过程同发文拟制中定制工作流程，

　　具体操作说明可参见‘发文拟制’中的定制工作流程说明。

　　1.3. 公文办理

　　公文办理是指公文在流转过程中，需要有关人员对公文进行相应的处理工作，包括：发文草拟、发文审核、发文会签、发文签发、发文登记、发文传阅、收文签收登记、收文审核、收文拟办、收文批办、收文承办等处理。

　　员工可通过在‘个人桌面’上点击‘该您办理的公文’链接进入公文办理页面，也可以点击功能菜单上的‘公文流转’->‘公文办理’进入公文办理页面：

　　此页面首先显示需要当前操作员办理的待办公文列表。

　　点击[查询]按钮可按指定的查询条件(收发文、公文文号、公文标题、主题词、公文类别、密级、紧急程度)显示与当前操作员相关的公文。

　　点击[指定代理人]可针对某一类别的公文指定相应的代理办理人员，指定代理人页面如下：

　　在‘指定代理人’页面中，首先显示当前操作员已指定的其他代理人员，同时显示其他员工指定当前操作员为其代理人的有关信息。

　　点击[新增其他类别的代理人]按钮可以为其他公文类别指定相应的代办人员。

　　点击某一代理人后面的则可以取消该类别的代办人员。

　　在公文办理主页面中，点击某一公文的‘办理状态’, 则可查看该公文的流转情况和该公文的办理情况。

　　在公文办理主页面中，点击某一公文的操作图标，则进入该公文的办理页面。

　　在公文办理页面中，根据当前办理环节的处理权限，办理人员可进行如下相应的处理：

　　1.如果有正文编辑权限，则点击[正文]链接可编辑修改正文内容，否则只能查看正文内容。

　　2.点击[正文副本]查看该公文已保存过的正文副本内容。

　　3.点击[公文流转情况]查看该公文的流转情况和该公文的办理情况。

　　4.点击相关附件的可添加多个附件文件。

　　5.输入对该公文的‘批示说明’。

　　6.点击[保存]按钮保存当前操作员录入的相关修改内容。

　　7.点击[流转下级]按钮保存当前操作员录入的相关修改内容，同时将该公文转入下一个办理环节。

　　8.点击[加签]按钮可在当前工作环节中临时增加其他办理人员。

　　9.点击[退签]按钮则可将该公文退回到上一个办理环节，由上一个办理环节的相关办理人员重新办理。

　　10.点击[撤销]按钮则使该公文‘失效’，已经被撤销的公文不在需要其他办理人员办理。

　　11.如果当前公文是已被撤销的公文，则可以通过点击[取消撤销]按钮使该公文变为‘有效’。

　　12.点击[修改工作流程]按钮，可改变当前公文的后续办理工作流程。

　　1.4. 公文催办

　　此模块应具有使用权限的人员使用。使用本功能查看所有未办理完成的公文情况及其办理情况，对未办理的工作点的等相关人员以邮件或消息的方式发送催办信息。

　　进入公文催办主页面后，首先显示所有未办理完成的公文列表。

　　点击[查询]按钮可按指定的条件(超期标志、收发文、公文文号、公文标题、主题词、公文类别、公文密级、紧急程度)显示未办理完成的公文。

　　点击待催公文列表中某一公文标题可查看该公文的详细信息，包括其属性信息和其正文内容。

　　点击某一公文的办理状态可查看该公文的流转情况及其相关人员的办理情况。

　　点击[催办]按钮，可对已被选中的公文，向有关人员发送公文‘催办’通知：

　　可以选择以‘匿名’(通知中不属上发送人姓名)或‘公开’(通知中的发送人为当前操作员姓名)形式发送通知。

　　可以选择以‘邮件’和/或‘短消息’的方式向有关人员发送公文催办通知。

　　催办通知主要发送给该公文的相关为办理人员，在发送催办通知的同时，可以通过点击[附送选择其他接收该催办通知的人员。

　　还可以输入邮件催办的附加说明信息。

　　点击[确定]按钮则完成向有关人员发送催办通知的工作。

　　点击[取消]按钮则不发送催办通知且返回到催办主页面。

　　1.5. 公文跳转

　　此模块应具有使用权限的人员使用。使用本功能可以强制改变所有未办理完成的公文流转。

　　进入公文跳转主页面后，首先显示所有未办理完成的公文列表。

　　点击[查询]按钮可按指定的条件(收发文、公文文号、公文标题、主题词、公文类别、公文密级、紧急程度)显示未办理完成的公文。

　　点击待办公文列表中某一公文标题可查看该公文的详细信息，包括其属性信息、正文内容以及该公文的流转和办理情况。

　　点击某一公文的办理状态可查看该公文的流转情况及其相关人员的办理情况，同时可以将该公文跳转到其他办理环节，如下图：

　　在此跳转页面中，点击[公文办理情况]可查看该公文相关人员的办理情况。

　　选中流程中要跳转到新节点的单选框后，点击[跳转]按钮。则该公文将跳转到新的办理环节，如下图：

　　1.6. 归档销毁

　　此模块对已经完成办理的公文按归档目录归档，已归档的公文可以改变归档目录;可以销毁已经归档的公文。

　　此模块应具有使用权限的人员使用。

　　归档销毁主页面如下：

　　进入此页面后，缺省显示已经完成办理的公文列表。

　　点击[查询]按钮可按指定的条件(归档状态、收发文、公文文号、公文标题、主题词、公文类别、公文密级、紧急程度)显示未办理完成的公文。

　　点击列表中某一公文标题，可查看该公文的详细信息，包括公文属性、正文以及该公文的流转和办理情况。

　　点击列表中某一公文的归档图标则进入公文归档处理页面：

　　在此归档处理页面中选择该公文所要归入的文档目录，同时可修改归档日期和保存期限。

　　如果选中‘归档时删除正文副本’则只将该公文的正文归入文档系统;若选中‘归档时删除办理记录’则该公文的有关办理记录不被归入文档系统。

　　点击[保存]按钮完成该公文的归档处理。

　　如果该公文为已归档公文，则可以通过点击[恢复为待归档]按钮将该公文恢复为待归档状态，同时在文档系统中删除该公文的有关信息。

　　在公文归档销毁列表页面中，点击列表中某一公文的销毁图标则进入公文销毁处理页面：

　　在公文销毁页面，可以选择‘销毁时删除所有公文信息’或‘销毁时仅作销毁标志’，对于‘销毁时仅作销毁标志’的公文可以在‘修改销毁情况’时将其恢复为已归档且待销毁状态。

　　对于在保存期限之内的公文不能作销毁处理。

　　1.7. 公文查询

　　使用此功能，可以通过设置相应的查询条件，查询显示公文信息。

　　进入公文查询页面，系统默认显示拟制日期或登记日期为最近一个月且当前操作员的权限符合公文密级的许可范围的公文列表。密级权限规定为高级时自动含有低级的密级权限。

　　点击[查询]按钮可按一般查询条件(收发文、公文文号、公文文号、公文标题、主题词、公文类别、公文密级、紧急程度)查询显示公文。

　　点击[高级查询]则弹出高级查询页面，可以按公文的其他属性查询显示公文。

　　点击列表中某一公文标题，可查看该公文的详细信息，包括公文属性、正文以及该公文等。

　　点击列表中某一公文的办理状态，可查看该公文的流转和办理情况。