如何利用OA管理系统降低企业运营成本
随着信息化的发展，很多企业利用OA办公系统的电子化分类存储、无纸化借阅操作，减少文件管理的“麻烦”，提高效率。特别是在OA系统提供程序中。
1、档案信息存储
在OA系统的档案数据管理中，可以实现文件管理的全过程信息化。通过将信息输入系统，您可以随时在线上传、编辑、查看和删除文件，而不受时间和地理限制，并支持批量完成。新建时，您可以详细填写名称、编号、保管期限、所属文件/卷库、组卷年，并通过附件上传封面和相关资料。
2、容易保存管理资料文件
随着企业的进一步发展，存储在系统内的文件可能会失去价值，需要销毁，但在销毁过程中可能会出现总是找不到销毁痕迹的问题，可能会出现无法恢复错误销售文件的问题，给归档工作带来很大的麻烦。在OA系统的文件管理内，这个问题很容易解决，文件的所有操作日志都可以在系统中查询，责任可以交给人。如果文件被错误破坏，可以恢复。鉴定文件时，查看该文件的基本情况，填写鉴定意见书，系统会自动汇款到鉴定日志。确保重要文件不丢失，不损坏，管理方便。
3、电子信息贷款流程
电子贷款管理流程更加规范，不仅要使用，还要得到批准，整个贷款流程都受到严格监控。多久，还不清楚。通过OA系统的流程化，如果有贷款需求，可以直接在线申请，指定贷款时间和返还时间，相关人士可以通过“贷款批准”列表获得批准。通过“我的贷款”可以查看批准和过去的贷款记录。通过贷款记录可以确认全体人员的贷款情况及返还情况。
4、纸质文件借用、返还过程化
记录室的所有纸质文件，无论是贷款还是返还，都要经过OA的电子过程批准，借款人、借的文件、什么时候还的信息都要一一记录在系统中，随时检查。另外，通过电子表格，您可以根据关键词过滤文件，通过一个按钮“大量贷款”获得数十份文件。麻烦，不能成为文书工作的代名词。OA系统文件管理的综合“日志”跟踪、方便的权限管理、无纸化贷款申请繁琐地细分，简化了文件管理。
5、全过程记录返回
OA全过程电子化的过程控制可以智能地控制文件的整个贷款过程。所有租赁的文件都可以由管理员直接通过系统的帐簿页面监控返还情况，即将过期或过期的文件将以彩色块直接显示可以随时查看文档贷款管理记录。通过智能报告系统和电子表单，文件管理员和上级负责人可以随时在OA报告门户网站上了解不同的时间，并了解组织内不同的文件管理情况。可以确认文件详细信息，了解具体的数据分析情况。包括各种文件的贷款频率、多少逾期返还、违规使用次数、各种文件的数量比率等。
二、利用OA系统管理企业运营成本的策略
未来 OA 系统将会朝智慧型、多元化的方向发展，也将会在企业管理中展现出更多的优势。在现阶段，企业管理想要进一步利用 OA 系统提升管理效率，还需要做好以下几个方面的工作。
1、建立完善的规章制度
OA 系统平台的使用者往往涵盖了企业内部的每一个员工，涉及到各个部门以及人员。在众多使用者的系统内，企业管理者需要进一步建立完善的规章制度，具体做法为： ①要进一步明确 OA 系统的运行规则、实施细则，实现对相关标准的细化和明确;②要进一步明确 OA 系统的账户等级体系，根据管理需求选择性进行信息共享，确保信息有效，并正确利用，避免信息过度曝光;③要建立好流程与真实管理之间的配合机制，确保各部门及人员能够充分配合协调，另一方面，部门管理者要带头坚持使用 OA 系统办公，并且积极将 OA 流程与管理手段联系起来，使之成为工作习惯，促进 OA 系统迅速被应用起来。
2、注重对数据的深入管理
随着 OA 系统在企业管理中应用的时间越来越长，所累积的企业管理信息和数据将会越来越多。企业管理者必须要重视对这些数据、信息进行如下深入管理：①数据安全管理，主要包括信息的保存问题，应当确保当前系统内的数据保存安全，对于一定期限以内的信息和数据采用适当的方式进行转移和整理;②要对数据进行知识管理，特别是企业 OA 系统升级更换过程中，要对历史数据进行有机的整合，做好数据、信息的整合工作，实现数据的无痕录入。
3、全面的人员培训
基于 OA 系统在企业内部使用的广泛性，企业必须要进一步加强对全体人员的 OA 系统培训工作。在企业 OA 系统的设计方面，企业管理者须将易于操作、人性化作为一个评判指标，进一步简化操作难度，这样在后续的人员培训方面也会相对更简单，同时在实践过程中也容易获得更高的效率;另一方面，在培训管理过程中，应当重视对员工的持续性培训，应根据系统应用实际情况进行不定期的人员培训。可采用授课和现场培训的方式进行，针对不同的管理层级(高层管理人员、中层骨干管理者和普通用户)和不同的用户权限(系统管理、业务管理、行政管理)制订相应的培训方案。对于普通职员，则重要培训 OA 理论、操作、采集数据、录入数据等，对于管理层则还需要培训数据分析、管理策略等。通过与实践管理相结合，提升员工对 OA 系统的综合认识，使其能够积极主动参与进来，最终才能达到提升企业管理效率的目的。
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