免费ERP设计中产品控制细则解析

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众所周知，系统分析师最苦恼的就是缺乏实际业务的经验。在实际工作中，技术可以学，有速成的捷径。但是实际业务经验却需要靠日积月累。这个道理在免费ERP分析设计中也是如此。前不久在跟一个学弟的交流过程中，谈到了系统销售订单中输入产品的控制细则。笔者认为，这不能够一概而论。而为不同的行业都有各自的背景，很难利用一句话来概括。不过如下几个控制细则（库存控制、地址控制与价格控制）一般都会涉及到。

一. 库存控制的要点解析

    在零售行业中，往往需要用到库存控制功能。如在一家家电大卖场中，对于一些小家电，如电风扇、电话机等等，往往都是不送货的。也就是说，这些商品都是存放在大卖场的仓库中。为此当销售员在系统中下订单的时候，就需要先判断一下仓库中是否有库存或者说库存是否足量。如果销售订单的数量大于库存数量（有可能库存为零或者库存的数量不够销售数量），此时系统就需要提醒。否则的话，销售员订单下了，但是消费者却无法拿货，这就要闹笑话了。如果遇上一些较真的客户，大卖场很可能还要赔偿。毕竟销售订单下了，合同就已经成立。为此在系统设计的时候，需要对于库存数量进行提醒，如下图所示：

    这个功能在具体设计的时候，笔者认为还需要注意如下几个细节。

    一是样品的管理。一般大卖场中的库存包括样品与新货物两种。而有些消费者可能心态比较急或者想要实惠，如果没有新商品且样品可以打折的话，他们也可以接受的。为此在库存管理的时候，可能需要细化，将样品与新商品分开管理。但是在库存控制上，则需要统一起来。如上面这个设计，就不怎么合理。当系统提示库存不够的时候，系统应该说明总的库存有多少、其中样品有多少、新品有多少等等。只有如此，才能够满足不同消费者的需要。

    二是需要确认，这个库存管理是"提示性"的，还是强制性的。也就是说，当库存数量确实不足的情况下，销售人员能否正常下单的。这要分情况考虑。如有些大件商品（如彩电、空调），消费者可以选择是自己拿货，还是供应商送货。如果是供应商送货的话，即使大卖场没有库存也没关系。根据现在的操作模式，在同一个城市大卖场可能会有不同的销售点。如苏宁电器在杭州就有很多分店。而他们卖场之间可以相互调货，有些甚至就存放在一个仓库中。在这种情况下，就允许在某个大卖场中没有库存的情况下，仍然允许销售员下单。然后从其他地方掉货。这种业务在话机世界中经常会遇到。此时这个库存控制就是一个可选的功能。也就是说，在用户输入订单的时候，系统仍然要判断库存数量。当库存数量不足的时候，需要向用户提醒。但是用户有一个选择的权利，即是取消订单还是继续下订单。如果继续下订单的话，用户可能就需要像消费者说明这个情况，然后让消费者来做决定是否需要继续购买。

二. 价格的控制技巧

    在输入产品的时候，价格的控制也非常重要。笔者再以苏宁电器大卖场为例，谈谈其价格管理与控制的技巧。结合实务来说明在系统设计时需要注意的事项。

    第一个细节：产品没有价格如何处理。既然是产品销售，那么产品一定要有对应的价格。而且为了方便用户操作，当输入产品之后，系统还要能够自动带出审核后的价格。但是如果当用户输入产品之后，系统判断产品没有价格，此时该如何处理呢？答案很明确，此时系统应该拒绝用户的输入。如上图所示。细心的读者也许会发现，上面这个措施提示跟第一个提示对话框有所差异。如这个提示中前面用了一个大红的叉叉。而第一个截图中没有。其实这也是系统设计中需要注意的一个地方。一般提示信息可以分为"提示"性的和"强制"性的。为了更加直观的反应这种差别，一般都会用不同的警示符号。如这个大红叉叉就表示这个"货币"的要求是必须的，即除非用户补全价格信息，否则不允许下单。而上面这个感叹号则表示库存的要求是可选的，即没有库存的情况下销售员仍然可以下单。这种友好的提醒可以大大提高操作界面的友好性。

    第二个细节：赠品的价格管理。在大卖场中，往往还有一些赠品。如笔者一次在大卖场中买了油烟机、煤气灶等商品，卖家还会送刀具等内容。赠送的产品可能卖价在财务管理上要按视同销售处理，但是在给消费者的单据上，往往价格标注的是0。这也就是说，某些特定的产品也允许价格为0。在这种情况下，系统该如何设计呢？笔者认为可以按这种思路在进行设置。在产品类别中，可以设置一个"赠品"类别。然后在输入产品的时候，系统可以判断，如果用户输入的产品类别是"赠品"，则允许价格为0或者不存在价格的设置。如此设计的话，在销售订单中就可以将赠品与普通商品开在一张单子上。另外顺便说一句，有些系统在设计的时候，会通过单据类别来设置。如现在碰到上面这个业务，用户可以开两张单据，一张是常规的销售订单（有价格控制），而另一张为"赠品单"，没有价格控制。虽然这也可以实现最终的需求，但是操作起来比较麻烦，毕竟需要两张单据。所以笔者并不推荐这么做。

    第三个细节：最低价格的控制。以苏宁电器为例（其它企业也是如此），在卖商品的时候，都会有一个最低价格的限制。当价格低于某个最低价格的时候，销售员无法下单。有些可能还会根据用户的类别，有不同的价格限制规定。如销售经理、普通销售员对于最低价格的尺度是不同的。遇到这种情况，又该如何处理呢？此时就可以根据下面的图示来进行设置。其中列表价格表示以单据币种表示的正常的价格；标准价格则表示某个价格表上产品的正常价格；限制价格则表示这个商品的最低价格。如果需要根据不同的用户来实现不同的价格管理体系，则可以为每个用户建立不同的价格表来实现。

三. 地址等联系方式的限制

    在免费ERP中，地址等联系方式的限制也非常重要。因为现在大部分的交易都是卖家送货。而且即使在一些买家提货的业务中，也往往会要求业务员主动记录消费者的联系信息。这方便他们日后提供客户服务，特别是对于以后他们搞营销活动非常的有帮助。如下图所示，当用户输入产品之后，如果没有客户的地址信息，则系统需要有所提示，并根据用户的实际需求，来判断是必须的，还是可选的。

    在这个联系方式限制设计的时候，笔者认为主要需要注意以下内容。

    一是需要注意，最好在单头与单身都设置这个字段。一般来说，销售订单分为订单单头与订单单身两部分。不过有时候，可能客户的地址与联系方式等信息需要在单身中进行管理。这主要是因为某张订单中可能有多个产品，而这些产品需要送到不同的地方。如有些商场会搞促销活动，当日当张小票满多少金额后有折扣或者礼品。此时一些亲朋好友就会一起买商品。而实际上对应的是不同的客户，有不同的送货地址。为此采购订单最好能够在订单单身级别上也能够维护客户的地址。

    二是地址的标准化管理。有时候如果让业务员手工的输入地址，会有比较多的麻烦。如要么输入不准确、要么不够规范，从而影响后续的工作。为此在输入地址的时候，系统要设计的比较人性化。如笔者常用的手段就是让用户来选择，而不是输入。即地址前半部分，如省、市、区等信息，让用户通过列表选择来输入。这不仅可以提高数据的准确性，而且还有利于后续的数据分析。