免费ERP实施后如何完善企业内部控制制度建设

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ERP（企业资源规划）实现了企业内部资源和企业相关的外部资源整合，ERP它不仅是一个软件，而且还是一个管理思想，能过免费ERP把企业和人、财、物、产、供、销及相应的物流、信息流、资金流

、管理流、增值流等紧密地集成起来，实现资源优化和共享。

内部控制是以实现公司发展战略为目标，提高经济效益为中心，防范和控制经营风险为目的，规范公司各种业务流程为内容而建立的一整套责任体系。因此，内部控制要求既能强化基础管理工作，又能

提升经济效益，是一项宏大的系统工程。
 
ERP与企业内部控制制度，前者提升企业的管理水平，后者为企业发展保驾护航，两项工作都是企业各项工作的重中之重。作为两项还在不断发展完善的系统工程，ERP和内控交叉在一起，相互之间必然

产生密切的联系和深远的影响，ERP的上线给现有的内控制度带来了新的冲击。
 
一、ERP上线对现有内控制度的影响
 
ERP环境下的内控制度的设置和检查有其特殊性，与传统内控有了很大区别。对已经建立了一套完整的内控制度的企业来说，免费ERP的全面上线意味着内部控制工作需要结合免费ERP运行的特点进行必要

的调整和改善。任何一种新生事物的出现，都会对现有体制带来正反两方面的影响，ERP也不例外。免费ERP实施运行后，对企业现有内控的作用既有其积极的一面，也有其消极的一面。下面我们从两方

面分析一下ERP对企业内控制度的影响。
 
（一）ERP的实施对内部控制实现的积极作用
 
1.ERP的集成性与内部控制的要求一致。ERP的实施将企业产、供、销、费用的发生等等方方面面都集成到统一的系统中，而这与内部控制的全面性原则——“内部控制应当贯穿决策、执行和监督全过程

，覆盖企业及其所属单位的各种业务和事项”相一致。从这个意义上来看，ERP与内控基本规范的要求是一致的。它可将原来分散在各个环节的信息纳入一个集成的系统中，有利于对企业的生产经营活动

进行全面的把握和控制，从而有利于内控流程的制定与检查。
 
2.ERP有助于优化内控流程。ERP不仅处理信息，还可以将合理的管理流程固化在系统中。通过实施ERP，改善企业内部的流程，促使企业结构的更加优化，减少管理层次，提高效率，降低成本和库存，从

各个层面提高企业的管理水平。这使得企业的内控流程也更加的清晰和有效，易于理清流程，找出关键控制环节。
3.ERP很大程度上减少了“人为因素”的干扰。由于ERP可促进企业实现实物流、信息流、资金流的统一，减少人为的差错，提高生产经营的效率和效益，因此，在免费ERP中，某些原来很重要的、需进行

人工核对的工作已经失去意义，这样就使得内控的控制点相应地变得更加简化，内控测试工作也从繁杂的核对工作中脱离出来，有更多的精力可以放在权限和流程的测试评价上。
 
（二）实施ERP也给企业的内控工作带来了一些新的问题
 
1.业务集成造成测试线索消失。根据内控五要素的解释，检查和评估是内控框架体系的一部分。这里的检查评估除了日常对企业各个业务操作的检查评估外，也包括对正在实施的内控系统的检查评估。

因此内部控制自查、测试以及外部审计机构的检查也是内控系统的重要组成部分。免费ERP实现了从采购到付款、订单的获取到发票的开出等业务集成，实现了跨职能部门业务处理。在这种情况下，ERP

系统中单一的数据库，使过去跨部门的审批流程得到简化和压缩。压缩所造成的一个结果是：用于企业内部控制的许多审计线索在免费ERP的引入后消失了，如纸质单据的减少、业务操作的转移等。
 
2.免费ERP运行带来了新的风险。ERP在系统的运行过程存在着数据、转换、二次开发、安全等风险;系统中的许多数据操作不够直观、透明带来的错误、舞弊的风险;岗位的设置通过ERP操作权限来界定带

来的风险，等等。因此，我们必须对运行过程中的各种风险加以识别并给以控制，来保证系统的安全顺利运行。
 
二、完善内控体系，适应ERP管理的要求
 
通过上面的分析可以看出，ERP实施后，管理层次和业务流程都发生了很大的变化，我们需要从以下几个方面来完善内控体系，使之更好地符合新的控制环境，适应ERP管理的需要。
 
（一）我们应该对现有内控流程进行重新梳理、分类
 
从内控具体流程角度来分析，ERP实施后，对现有内控流程的影响分为三类：一类是影响很少或几乎没有影响内控流程。这主要是指非集成业务流程，如货币资金、合同管理、财务报告等流程;另一类是

影响较大的内控流程。这主要指集成业务流程，如采购、销售、修理费、人工成本等涉及到跨部门的业务流程;第三类是原来没有现在需要新增的内控流程。如信息系统操作权限方面的相关流程。
 
1.对第一类流程，我们可以继续沿用既定的控制点，同时根据信息化的特点对电子档案的保存方式做适当调整。
 
2.对第二类流程，就需要根据ERP流程的中的相关业务点删除已经合并或取消的控制点，增加与新业务点相对应的控制点。以修理费流程为例，在免费ERP中，修理材料的入账由原来财务根据料单手工人

账变更为由物资装备部门根据车间提报、设备部门审批的物资计划直接发料到维修工单，形成费用;同样，修理劳务也由财务经设备部门审核，审计部门审定的决算书、发票入账，变更为直接由设备管理

部门根据审核、审定后的决算书、发票执行ERP中的“收货”操作，形成修理费用。因此，该流程的控制点“修理费用的确认与核算”就应该做出较大的改动，将原流程描述为“各级财务部门根据审定后

的工程结算书或其他报销原始单据，结合修理预算，审核并编制会计凭证，经财务部门负责人复核无误后登记入账”的责任部门为“设备管理部门”，执行业务改为“收货并生成相应集成凭证”，复核

责任人为“设备管理部门负责人”，并可增加由财务部门复核的条款。经过修改，该流程的控制点才能与实际业务达到一致，真正起到明确责任、控制风险的作用。
3.对于第三类流程，比较具有代表性的就是免费ERP权限管理业务。目前虽然内控制度中没有增加相应的流程，但外部审计机构的内控穿行测试已经把该流程作为重点项目，可见ERP权限管理的重要性已

经越来越得到关注和重视。在原先只有财务信息系统的管理条件下，权限管理的范围较窄，只是对财务人员录入凭证、查询账簿、编制报表等业务的操作进行控制;在免费ERP中，若干可操作的事务码构

成了一个具体的“角色”，一个“角色”就对应着企业现实中一个具体的岗位，它涉及到企业方方面面的业务，贯穿了各个管理层次和业务部门，涉及的人员也就广泛得多;同时，透过权限和角色的设置

，可以清晰地掌握每个岗位、每个具体操作人员的业务职能，有助于更好的设置不相容岗位，或及时发现某岗位赋予的权限不合理的问题。因此，增加权限管理业务流程，在ERP管理模式下是非常有必要

的。具体控制点可以从以下几个方面来设置：角色的设计、角色与岗位的对应、角色的具体分配、权限的管理等。每一个大的控制点都应该明确业务流程和具体执行、审批和复核的部门和责任人。如角

色的设计，先由ERP各模块关键用户根据标准角色和企业实际进行设计，再由模块负责人复核，业务部门负责人审批确定;设计好的角色提交到信息管理部门，由其权限管理负责人、业务负责人层层审批

后，最终由权限管理人员在系统中配置。通过补充类似的流程，我们就能对免费ERP带来的新的风险进行较好的防范与控制。
 
（二）进一步加强会计、业务和信息档案的管理工作
 
针对ERP运行中大量纸质单据不再使用、数据流直接在系统中体现给内控带来的不利影响，我们应该重视各种档案的保留、存档，包括集成凭证及单据的装订、数据库备份等。另外还应根据权限和管理的

要求增加一些书面档案。免费ERP的一个优点是每一个操作都会在系统中留下迹。如编制会计凭证，免费ERP无法对编制错误的凭证进行更改，只能通过冲销错误凭证并录入新凭证的方法来改正但可以对

凭证抬头数据如附件张数、摘要等相对次要的内容进行更改，但更改时也会在系统中记录更改的时间、内容及操作人员的用户名;又如成本中心主数据、内部订单主数据、分配和分摊循环等重要数据的创

建与更改等都会在系统中留下痕迹，因此，对这些创建和更改除严格权限控制外，其相关信息也应该形成纸质文档并作为档案留存，以防止随意更改、影响会计核算一贯性并可明确相关责任。
 
（三）加强内控流程负责人员和审计人员免费ERP应用的培训
 
这是非常重要的一项内容。内控流程的负责人员、审计人员只有全面掌握了免费ERP的特点、各种业务数据的查询方法、某项业务在ERP中的流程、可能产生错误或舞弊的业务点，才能有针对性地完善内

控流程、发现存在的问题。这就不仅要求上述人员“会用”ERP，还要求他们“精通”ERP，否则内控管理、测试工作根本无法有效地开展。综上所述，ERP作为控制环境的一部分，深刻影响着各个控制要

素，为企业内部控制提供更强有力的技术支持，带来一些新的控制方法，但同时企业内部控制也随着会计信息的应用出现许多新问题，实现信息化后，企业内部控制环节、控制点以及风险特征都会有所

变化，因而相应的对企业内部控制体系就要提出更多更高的要求，而这一过程也是完善企业内控的必由之路。我们应该充分利用ERP下新的控制手段，同时通过完善内控体系应对ERP带来的新的风险，提

升企业的管理水平，为企业发展筑牢根基。