打破基础管理瓶颈 走向ERP应用的“康庄大道”

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ERP是一种高度集成的信息化管理系统，已成为企业发展的一个必然选择，企业希望通过ERP的成功应用，提高核心竞争力，提升经济效益和管理水平。但谈起ERP实施，国内许多企业都面临“爱恨交加”、“进退两难”的痛苦抉择之中， ERP象征着一个先进的管理平台，能为企业的发展提供支持。而与此同时，企业又不得不面临ERP失败率居高不下的困境。有调查显示，国内企业ERP用户中，实施成功率不足50%。曾有人提出了ERP的“三分论”，即“三分之一能用、三分之一失败、三分之一修改后能用”。许多企业更是为此陷入资金“深渊”，无力发展。

ERP的实施要想获得令人满意的结果并非易事，很多企业在实施ERP项目时效果差强人意。而导致企业实施ERP成功率不高的原因也是多种多样，如管理协调不够、实施重速度轻质量、软件选型错误等等。但却很少有人去思考，在ERP实施之前企业的基础管理是否已经满足了ERP实施的要求。管理大师戴夫费拉瑞曾说过：成长性企业中有95%是由于基础管理没有做好而失败的。在ERP实施的过程中，不注重基础管理的完善，在很大程度上会决定或影响到企业应用ERP的成败。例如，我们曾经接触过的一家机械制造企业，为了满足公司日益发展的业务需求，公司领导决定在全公司范围内实施ERP项目。但在ERP实施中并非一帆风顺，企业基础管理的薄弱使ERP的实施出现了许多问题。如工时定额、材料定额的不准确和维护不及时，已经严重制约了公司管控体系的建立，影响了企业生产经营成本的真实和准确性。由于基础数据的缺失，导致基础数据不能有效的服务于公司的生产经营管理。特别是BOM和工艺路线的不完善，对于生产计划的编制和标准成本的建立，乃至未来erp系统的实施造成了极大障碍，如BOM数据不准确直接影响MRP模拟结果。另一方面，公司员工不按规则维护物料数据，导致系统报错频频发生；仓库管理员不及时办理入出库业务，导致系统显示在库的物品可能早已被领用。这些问题不仅让ERP的功能形同虚设，更让本身就担心实施ERP以后会损害自己的利益或增加工作难度的员工，产生更多的抵触情绪和阻力，严重影响了ERP项目的实施效果。可见，管理基础薄弱对于急于实施ERP的企业无疑是致命的。ERP是涉及企业物流、生产、人力资源、销售等多方面的业务，是一项复杂的系统工程。我们认为，“数据准确、流程标准、规则明确”是ERP成功实施的必要条件。企业基础管理主要包括以下内容：（一）基础数据：ERP实施成功的关键因素之一就是基础数据的规范化和准确性。通常我们将基础数据分为静态数据和动态数据两类。静态数据是项目实施初始所需要的数据，主要包括物料编码、制造BOM、工艺数据三大部分；动态数据是企业经营活动过程中所产生的各种数据及信息，如车间订单、采购订单、销售订单等。（二）业务流程：是企业中一系列创造价值的活动的组合，不仅明确描述企业关键业务环节，同时对企业的业务运营有着重要的指导意义，它体现在对资源、企业组织机构的优化以及对管理制度的一系列改变。如企业的采购流程、生产流程、销售流程等。（三）规章制度：指企业制定、完善、执行各类责任制度、管理制度和工作制度所开展的各项管理活动。如企业制定的财务管理制度、行政管理制度、业务操作规范等。这三个部分是ERP实施时所依赖的重点，如果没有良好的基础而去实施ERP，就如同在一个脆弱的地基上盖摩天大楼，随时都有坍塌的危险。为了保证ERP的顺利应用，我们从这三方面详细分析企业基础管理的重要性及建设方向。（1）基础数据准确化ERP业内有句行话：“三分技术、七分管理、十二分数据”，数据在ERP应用中的重要性可见一斑。准确、真实、可靠的数据是ERP应用的良好开端，没有准确的基础数据，ERP应用就像无源之水。引用我们曾经实施过的一家企业领导关于基础数据所讲的话：“我们之前引进的一套XX公司的ERP系统，输进去一堆垃圾数据，用软件打个包变成了垃圾包。”这也从反面印证了基础数据准确的重要性。我们经常会看到由于基础数据管理不善导致企业面临诸多问题，如物料数据不准确，导致业务进展困难；BOM数据不准确影响MRP模拟结果；不按规则维护物料数据，导致系统报错；数据维护不及时，导致账实不符等，这样，企业希望通过ERP应用提高效率和效益的目标也就成了一句空话。因此，基础数据的质量是ERP实施的基石，ERP系统的有效运行依赖数据的准确、及时和完备，数据的准备也是ERP实施过程中工作量最大，要求最细致的一项工作。那么企业应该如何保证数据的质量呢？首先，企业一开始就应该非常重视信息的编码工作。如制定物料编码体系和原则。物料的编码是所有物料在企业的ID凭证，企业生产经营的各个环节的业务人员都在使用它，只有确保了编码的规范化，才能够保证基础数据的准确化。其次，定额和计量是基础数据管理的核心部分，是保证ERP数据质量的关键内容。其中，定额是在合理使用材料和机械的条件下，预先规定完成单位合格产品消耗的资源数量，主要包括材料定额和工时定额，它是构成ERP实施时静态数据的基石；计量主要是指企业在测试、检查、化验、分析等方面所采用的计量技术、器具、制定的相应规则、提出的基本要求，以及对各种计量活动的管理。企业计量是一项基础性技术工作，对提高企业数据化管理具有十分重要的作用。企业从筛选原材料到定额投料，从监控工艺流程到检验产品品质，都离不开计量。同时，定额以计量数据为依据，因此，企业必须保证计量数据的准确有效，科学统计分析，制定出合理的材料定额及工时定额，最终为ERP实施提供高质量的ERP数据。再次，ERP实施应建立数据小组，分析数据准备的范围，建立数据搜集模板，组织必要的培训，监督数据质量，并负责数据的最终导入和使用。同时企业应建立相应的规章制度，如明确基础数据建立和维护的责任单位，建立规范的数据管理工作流程及激励和奖惩制度，以保证数据准备工作的准确性和完整性。（2）业务流程标准化企业经营活动由物流、生产、财务、销售、设备、人力资源等许多环节和流程组成。实施ERP的目的就是整合企业的这些流程，最优化资源配置，降低成本，提高效率。如果说高质量的数据是ERP实施成功的基石，那么标准化的流程就是ERP实施的灵魂。流程标准化是ERP实施的重要步骤，如果没有把标准化、合理化的流程固化到ERP系统中，企业业务就会遇到阻碍，企业将面临ERP应用失败的危险。因此，企业实施ERP必须先将流程标准化，再实施信息化。ERP流程梳理将为企业建立一个明确的、成文的业务规则，帮助企业打破部门间的壁垒，实现信息共享，协同合作。企业在实施ERP之前，要先把流程制度化、标准化、表单化。例如，先建立以责、权、利为基础的流程框架，将企业常规的事件纳入规范化、标准化、表单化的流程管理，以形成统一和规范的管理体系，把企业的业务流程从“人治”提升到“法制”的层面。需要注意的是，标准化不等于唯一化，不能为了标准化让所有的业务都走一个流程。流程也需要分类，以订单评审为例，全新订单的评审必须要技术部门参与，而标准订单的评审流程则可以简化，不需要技术部门的参与。如果不分情况，均要求所有的订单流入技术部门去评审技术上是否可行，那技术员对标准订单的评审则是无效劳动。（3）规章制度落地化在ERP的实施中，理顺了数据和流程并不代表ERP能够顺利上线，ERP上线是一种部门利益和管理人员利益重新分配的过程，也是规范化制度和随心所欲、不受制约的管理习惯发生冲突的过程。因此，如何用规范化的制度来保证ERP实施活动被坚持的执行和落地成为ERP成败的关键。企业需要制定一种“有法可依”的管理形式，建立有一套有效的、规范化的基础管理规章体系，管理人员可以通过这套规范化的制度系统，使企业的每一个岗位、每一个活动、每一个时刻都以制度的形式予以界定和执行。将支撑ERP系统运行的制度细化到员工行为发生的时间节点和行为规范，将工作结果、工作内容、完成工作时间、工作程序等等进行标准化。如企业在应用ERP时，应制定《MRP生产系统操作规程》、《财务、物流系统操作规程》、《质量系统操作规程》等各系统的操作规范，以规范业务操作流程，同时颁布考核管理办法等方式保障制度的落地。基础管理是一个企业精细化是否到位的管理过程，是ERP实施能否成功的基础。因此，企业在进行ERP系统实施之前，必须针对企业基础管理工作做出相应的管理改善措施。否则，薄弱的基础管理不仅会影响企业信息化建设的进程，更无法使ERP系统的应用效果最大化。企业只有下定决心，夯实基础，才能推动ERP项目的成功应用，而ERP的应用又将推动企业的基础管理工作继续迈上新的台阶，最终使企业步入良性循环的发展轨道。