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正确认识合同管理

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    在实际应用中,我们对合同管理是有一个误区的,那就是认为只要将合同文本收藏好,不要丢失,不要损坏,不要弄脏,就达到了合同管理的目的。
事实上,这根本不是合同管理,充其量也就是合同文本的保管。
合同管理是一个复杂的过程,内容相当丰富,就建设工程施工合同而言,大体包括合同的总体策划、招投标策划、发包模式策划、示范文本的选用及其评审、合同签订、履行中的管理、合同纠纷的处理等等内容,甚至工程签证、索赔、竣工验收等都是建设工程施工合同管理的内容。免费版合同管理系统以流程监控为基础,从风险管理的视角对合同管理进行的分析,形成合同管理的 5 大功能模块,并最终落实对合同管理各环节的管控。通过提高合同审批效率,加强合同履行的跟踪,对各种预警进行控制风险,快速查询和统计分析来支持决策。免费版合同管理系统功能以"合同"为中心,以“合同文本”、合同审批”、“合同执行”“收付款管理”“预警提醒”“统计分析”为核心应用,通过流程来打通各个模块之间的血脉,建立起一个统一共享的合同信息管理平台,当我们找到其中的一个信息点时,与此信息点相关的所有信息都被提取出来,供所有合同相关不同角色的人员使用。
合同管理是落实企业风险管理和内部控制的一项核心的管理业务,合同是企业对外交易的门户,合同管理的好坏直接影响企业的经营成败,然而长期以来,由于在合同管理中实行手工管理,合同审批流程不明确,信息利用水平不高,造成合同管理过程中业务处理效率低,浪费了大量的人力、物力,各部门之间合同流转时间长而且容易出错。这样的机制已经无法适应时代的发展,成为企业合同管理的瓶颈。
企业合同面临问题如下:
采用手工管理合同,由于涉及的部门众多,需要管理的合同要素也各不相同,因此造成信息不集中,实时性不强,导致各部门协作,业务流程组建,监控制度执行方面效率不高,费时费力等问题,具体表现在如下方面:
文档管理困难
传统纸质合同与电子版合同共存,但对于不同的人员想阅读参考合同时,存在查找不方便的问题。尤其是领导需要了解合同文本时需要耗费很多时间。
进度控制困难
由于合同数目多,参与人员多,合同进度的控制基本靠手工和普通word、excel管理已很难满足公司发展需要,并且当领导想全局或全程了解合同情况时存在很大障碍。财务人员的付款依据也与进度密切相关,但同样存在障碍。
信息汇总困难
采用手工或EXCEL管理时,由于不同部门的数据格式不统一,采集也不能够及时继续,汇总工作需要耗费大量时间还不一定准确。对于领导的决策时间有一定的影响。
缺少预警机制
缺少对合同进度、结款等关键节点的预警,不能准确地预测近期可能的收支项目,不能帮助公司进行财务规划,掌控现金流,更好地发挥资金运作。
业务管理是合同管理的核心需求,合同管理软件必须解决实际业务管理中的问题;
专注于企业合同管理的动态化、智能化、网络化,为企业提供合理的流程和业务约束以及全方位的合同管理功能;
功能包括了合同起草、合同审批、文本管理、履约监督、结算安排、智能提醒合同收付款、项目管理、合同结款情况统计分析、报表输出和决策支持等。
由于建设工程施工合同管理的内容比较复杂,专业性要求较高,涉及面较为广泛,很难将所有的内容一次阐述完毕,本文着重论述合同总体策划方面存在的问题及其解决办法,以期与业内同仁及或业主、承包商共商榷。




发布:2007-03-10 10:55    编辑:泛普软件 · xiaona    [打印此页]    [关闭]
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