合同管理知识点

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一、分级授权，归口管理

（一）企业应当建立合同管理的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责权限，确保合同管理的不相容岗位相互分离、制约和监督。

主要包括：1.合同的拟定与审批；2.合同的审批与执行。

（二）企业应当建立合同订立权限分级授予制度，明确企业内部相关单位、部门和岗位的授权范围、授权期间、授权条件等。

企业对外签订合同应当由法定代表人或其授权的人签章，同时加盖单位印章或合同专用章。授权签章的，应当签署授权委托书，授权对象应当符合法律法规及企业政策对被授权人资质条件的要求。被授权人应当在授权委托的范围内签订合同。除非授权委托书明确允许的，被授权人不得转委托。

（三）企业应当实行合同归口管理制度。

1.企业应当根据本单位的业务性质、机构设置和管理层级，建立合同分级管理制度。

2.属于上级合同管理单位权限的合同，下级单位不得签订。如下级单位认为确有需要签订超越权限的合同，应当提出申请，经上级合同管理单位批准后，依授权或委托签订。

3.下级合同归口管理部门应当定期对合同进行统计、归集，并编制合同报表，报上级合同归口管理部门，由上级对下级合同订立情况进行检查。

二、签约主体资格

资信调查是签约前所进行的一项重要的合同管理活动。企业在签署重大合同之前进行资信调查有利于提高合同的履约率和经济交往的安全性。资信调查分为签约主体资格调查制度和签约主体信用调查制度两项内容。

（一）签约主体资格调查制度的制定

包括内容如下：

1.确定调查机构和人员

企业在制定签约主体资格调查制度时，首先应当确定企业内部负责调查的机构和人员。一般来说，除了法律部门或者合同管理部门外，根据合同内容的不同，企业的业务部门也应当承担主要的调查任务。

2.确定调查的内容

内容如下：

（1）主体资格是否合法。根据我国现行的法律规定，经济活动的主体大致可分为法人、非法人经济组织（领取《营业执照》）和自然人。合同签约对象的主体不同，所涉及的合同内容也有所不同，因而发生的权利义务也不尽相同。只有了解对方企业的法律性质，才能确定由谁承担责任，是承担有限责任，还是承担无限责任。

①对法人的资格调查。首先要看其是否持有工商行政管理机关颁发的《企业法人营业执照》，并需了解对方经济组织的法定名称、住所、营业范围、主营业地的详细地址，厂长、经理和董事长姓名等事项以及营业执照是否经过年检。若对方是公司，则还需了解其性质，即属于有限责任公司、股份有限公司、总公司、分公司、母公司、子公司种的哪一种，对于不具有法人资格企图以法人名义签订合同的当事人，应予以拒绝。

②对个人独资企业、个人合伙企业、个体工商户、农村承包经营户的调查。应调查其是否依法经工商行政管理部门核准登记，并领取《营业执照》。至于对公民的资格调查，主要是对公民的自身状况的了解，确定其是否具有法定的权利能力和行为能力。

③对非法人经济管理组织的调查。非法人经济组织是指未取得法人资格，但依照法定程序和条件取得了（营业执照），法律允许其从事生产经营活动的组织。在调查非法人经济组织的资格时，应当调查其是否按照法律规定登记并领取（营业执照），对于未经核准登记，也未领取（营业执照），却以非法人经济组织的名义签订合同的当事人，不能与之签约。有些非法人经济组织是企业法人所属的分支机构，或者为单位和社会团体设立的经营单位，不具有法人资格，但他可以在授权的营业范围内，以其所从属的法人的名义签订合同，所产生权利义务由法人承担。因此，在调查这一类合同当事人的主体资格时，应注意同时调查其所从属的法人的主体资格。

④对外方当事人的资格调查。对方当事人是外国的企业、组织的，应当查清其法律地位和性质。调查的主要内容有三项：一是调查其企业或组织是否合法存在；二是调查其法定名称、法定代表人姓名、国籍及企业或组织的注册地；三是调查其企业是有限公司还是无限公司，是否具备法人条件。对方当事人是外国公民个人的，应当主要调查其国籍及自身状况，确定其是否具有法定的权利能力和行为能力以及资信能力等。

⑤对保证人的调查。合同的签订要求有保证人保证时，应当调查保证人主体资格的合法性。作为保证人，必须具有民事行为能力，必须具有代为清偿主债务的能力和承担赔偿责任的能力，还必须符合《中华人民共和国担保法》有关保证人的限制性规定，比如国家机关不得作为保证人，企业法人的分支机构、职能部门不得作为保证人，但企业法人的分支机构有法人书面授权的，可以在授权范围内提供保证。

（2）经营范围是否合法。签约方应当在其经营范围以内从事经济活动。为此，在签订合同前，必须审查合同项目是否超出了其营业执照上规定的经营范围。对于一些重要资料和特殊商品，还应要求其出示生产许可证或经营许可证。企业应当重点调查对方经营范围是否违反了国家限制经营、特许经营和禁止经营的规定。

（3）签约人是否合法。企业在签约前应要求对方合同当事人出具签约资格证明。签约人是法定代表人的应出具法定代表人证明，签约人是代理人的，代理人必须取得法定代表人的授权，并根据授权范围以委托人的名义签订合同，才对委托人直接产生权利义务。必须审查代理人的代理身份和代理资格。审查的具体内容包括：一是其是否有被代理人签发的授权委托书；二是其代理行为是否超越了代理权限；三是其代理权是否超出了代理期限。

（4）其他自然状况是否真实。其他自然状况主要包括企业注册地址、联系电话、邮编、营业地、分支机构等。

3.确定调查报告制度

企业制定签约主体资格调查制度中应当规定一定的调查期限。在调查期截止之前，企业负责调查的部门应当提交调查报告，调查报告应当对签约方的主体资格进行评估，对没有调查出结果的项目进行说明，以作为签约部门的参考。

4.明确调查失职责任

对于负责调查的部门和人员，如果因其个人失职而导致调查的信息不实造成损失，应当规定相应的处罚措施。

（二）签约主体资格调查制度的执行

执行签约主体资格调查制度的重点是如何以灵活多变的调查手段和调查渠道最大限度地了解对方的资格情况。

1.调查方式

一般调查方式大致有下列几种：

（1）实地调查方式。实地调查方式可以使当事人直接进入调查角色，便于掌握第一手材料，缺点是如果在异地长距离交易投入成本将加大。

（2）委托调查方式。委托调查是通过行政、银行和法律服务部门协查、咨询的方法，以了解当事人的资信情况。

（3）间接调查方式。主要是指利用信息媒体收集有关企业的资信情况。

2.调查的渠道

调查的渠道途径很多，企业可以根据调查的对象、内容选定不同的渠道。一般调查的渠道有以下几种：

（1）企业法人注册的工商行政管理部门。工商行政管理部门是我国依法负责企业法人注册和合同管理的行政主管部门。企业可以直接向其申请查询有关注册资料。

（2）行业主管部门或企业主管部门。我国的行业主管部门随着政企分开的体制改革后，虽然不再下达指令性计划，但仍具有宏观知道的行政职能，与企业仍然存在行政隶属关系。因此，行业主管部门和企业主管部门对隶属的企业经营状况基本掌握。

（3）专业银行部门。银行是本利结算和融资活动的专业部门，他了解掌握客户的结算和存款情况。企业要调查有关企业资格信用情况，可以通过银行咨询部门进行调查。

3.签约主体信用调查制度的制定

企业制定签约主体信用调查制度，其调查机构和人员、调查报告和调查责任制度的规定与签约主体资格调查制度基本一致。主要区别是调查内容的不同。企业制定和执行签约主体信用调查制度包括对当事人的履约能力以及履约信用的调查。具体内容如下：

（1）履约能力的调查

我国法律规定，法人因合同发生的债务承担有限责任，公民、私营企业和个体经济组织等对合同发生的债务承担无限责任。因此，企业在签订合同时应当了解对方的履约能力是否能承担相应的责任。对履行能力的调查又可以分为对财产状况、生产能力和经营能力的调查。

（2）财产状况的调查。财产状况包括注册资本、实收资本、公积金以及其所拥有的其他形式财产，资本状况是客户经济实际能力和履约能力的标志。注册资本是企业在注册机构登记的资本数额，它是表示公司等法人经济组织依法成立必须具有的最低资本数额，在调查中应注意，资本额与成交商品额间有适当的比例关系。成交贸易额若超过资本额是不适当的。尤其当客户是公司时，其一旦经营失败，便可申请破产，资产负债情况中表明企业财产状况的一个主要因素。了解企业所负债务与其注册资本的比例，可以确定其是否属于负债经营。对企业资本及负债情况的调查，可以要求对方提供经注册会计师核实的近期经营年报表和资产负债表、损益表以及有业务往来的金融机构出具的资本信用证明。

（3）生产能力的调查。生产能力的调查包括调查对方企业厂房、设备条件，原材料、辅助材料、能源供应状况，生产规模、技术水平、交货能力等。

（4）经营能力的调查。经营能力的调查主要调查对方企业的经营金额、销售渠道、贸易关系、经营做法、近年来的盈亏情况、产品销售情况以及在国内国际市场上竞争能力的强弱情况。

（5）履约信用的调查。履约信用调查是对签约企业信用、信誉的调查。企业的经营历史、经营作风、有关客户的评价、产品的质量以及与金融、政府、司法机关等机构间关系等情况，都是构成其商业信用、信誉的重要内容。

三、合同订立的程序、形式、内容

（一）企业应当根据合同内容对标的物的生产商、价格及变化趋势、质量、供货期和市场分布等方面进行综合分析论证，掌握市场情况，合理选择合同对方。

（三）对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，应当组织法律、技术、财会等专业人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与相关工作。谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，应当予以记录并妥善保存。

（四）企业应当根据协商、谈判等的结果，拟订合同文本，按照自愿、公平原则，明确双方的权利义务和违约责任，做到条款内容完整，表述严谨准确，相关手续齐备，避免出现重大疏漏。

合同文本一般由业务承办部门起草、法律部门审核。重大合同或法律关系复杂的特殊合同应当由法律部门参与起草。国家或行业有合同示范文本的，可以优先选用，但对涉及权利义务关系的条款应当进行认真审查，并根据实际情况进行适当修改。

企业应当对合同文本进行严格审核，重点关注合同的主体、内容和形式是否合法，合同内容是否符合企业的经济利益，对方当事人是否具有履约能力，合同权利和义务、违约责任和争议解决条款是否明确等。

（六）企业应当建立合同会审制度。合同承办部门应当将起草的合同文本交由合同关键条款涉及的其他专业部门和法律部门会同审核并出具书面意见。合同审核的重点主要包括以下方面：

1.经济性。合同内容符合企业的经济利益。

2.可行性。签约方资信可靠，有履约能力，具备签约资格；资金来源合法，担保方式可靠，担保资产权属明确。

3.严密性。合同条款齐备、完整，文字表述准确，附加条件适当、合法；合同约定的权利、义务明确，数量、价款、金额等标示准确；合同有关附件齐备，手续完备。

4.合法性。合同的主体、内容和形式合法；合同订立的程序符合规定，会审意见齐备；资金的来源、使用及结算方式合法，资产动用的审批手续齐备。

（七）企业针对主营业务拟定格式合同的，应当根据格式合同法律义务的特殊性及对企业经营的影响程度，履行更加严格的审查程序。未经授权，签约人员不得擅自更改合同内容。

（八）企业应当建立合同专用章保管制度。合同经编号、审批及企业法定代表人或由其授权的代理人签署后，方可加盖合同专用章。

（十）企业对于重要合同，原则上应当与合同对方当事人当面签订。对于确需企业先行签字并盖章，然后寄送对方签字并盖章的，应当采用在合同各页码之间加盖骑缝章、使用防伪印记等方法对合同文书加以控制。

（十一）正式订立的合同，一般应当采用书面形式，包括合同书、补充协议、公文信件、数据电文等。因情况紧急或条件限制等原因未能及时签订书面形式合同的，应当在事后采取相关补签手续。

（十二）合同订立后，合同副本及相关审核资料应交由档案管理部门归档，合同正本由合同归口管理部门负责保管和履行。

（十三）国家有关法律、行政法规规定应当办理批准、登记等手续生效的合同，企业应当及时按规定办理批准、登记等手续。

（十四）企业应当加强合同信息安全保密工作，未经批准，不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的商业秘密或国家机密。

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