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　早期在没有管理系统的时代，开会前要敲定场地，最常见的租借方式是在会议室门口贴上租借时间表。申请流程透过简单的登记表格或白板，只能显示最近的使用状况。稍有规模的公司有多间会议室，想要使用会议室时就得一间一间去查看使用状况，造成人力与时间上浪费。当完整使用状况不清楚又无法预约或登记时，就常常发生没预约也在使用会议室冲突，导致开会开不成而延期的窘境。

　　除了公司的会议室使用必须登记外，一样的状况也发生在器材管理上，当公司公用器材总类繁多，在管理器材租借时没有办法实时确认器材出借状况，或者知道租借者是公司的哪位同仁？虽然同仁租借时都需要填写纸张申请表格，但在查询又必需回到租借处查询十分不便。且纸本文件保管不易，查询时不但要翻阅文件，混乱的表格中又得逐一确认使用同仁，追半天可能最后才发现又被那个懒惰的同仁没登记的情况下借走，不但造成器材管理信息上的落差，最后不但消耗人力，纸本文件表格形同虚设又造成二次的人力浪费。

　　如何集合所有的公共资源的资料，让所有公司同仁可以查询或租借呢？现在利用企业入口网站，也就是Enterprise Information Portal(EIP)网站。是指企业的信息及应用程序利用同一个平台，在正确的时间地点，依不同使用者权限提供完整的信息给需要的使用者。

所以利用网站管理公共资源，建立所有可用公共资源资料，如此一来所有资源一目了然，方便人员选择租借的资源。此外当资源被租借后，也可以透过EIP网站查询目前各项资源的使用状况，列出各项资源的行事历、租借者。这样使用者对资源的租借不但可以提早安排，更可以与同仁间协调资源的使用。

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发布：2007-03-10 13:39 编辑：泛普软件 · xiaona [打印此页] [关闭]

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