OA能为企业解决什么实质性问题？

      帮助企业建立起正确的管理决策方法和过程，加快内部管理的流动速度，辅助企业总体目标的实现，才是OA办公的真正含义。国外使用OA办公系统进行办公管理已经实现了普及化，OA办公系统已经帮助国外的企业实现了管理机制的完善，帮助他们一步步走向了现代企业信息化。而如今，他们还是继续使用着OA办公系统来使组织高效的运营。那么作为一款对企业办公具备明显作用的软件，OA能帮助企业解决哪些问题呢?通过解决哪些问题来作用于企业办公呢?
    首先，我们来看看企业办公过程遇到的问题：
      1.公司不断需要扩展人员来应对繁忙的业务，而人员扩展进来后这种现象还是没有明显的改观，员工还是为了应对繁忙的业务日夜加班，造成了员工普遍效率低下，怨声载道的现象产生。
    2.公司由于沟通不完善，经常在协作的环节中出现纰漏，到最后就是互相推卸责任，谁逃得快谁就是胜利者。
    3.公司秘书已经向下级传递公司放假公告了，但是最后的现象是底下很多的员工还是一个个来问什么时候放假。
      4.一到要开会，每个员工都在找办公用品，并不是公司没有提供这些办公用品，而是办公用品没有妥善进行保管。
      5.公司以前的设计、策划资料都很难找到，东西太多太杂，这些资料都利用不上。
      解决上述问题，必须对企业自身的管理问题有深刻的认识才行。充分意识到实施OA系统是为企业的目标服务。例如，通过实施OA的流程管理使日常管理更加透明和有序了，减少了盲目和等待，从而减少了管理成本的浪费。再比如，计划管理的日程安排和工作汇报，可以有效的进行资源调度以及敦促公司目标的实现，从而缩短了管理时间周期，间接提高了企业的有效产出，     改善了企业的盈利能力。
    有了明确而具体的实施需求，对OA系统不合理的要求会大大减少，会简化实施过程。因此，明确需求是实施OA系统的前提。
    OA系统最基本的功能是事务处理功能，OA采集业务流程执行过程中的数据和过程。比如，流程审批，它记录了需要审批的数据，更记录了整个流程各个环节的审批过程。因此，与其说OA系统是信息系统，更准确地讲，实际上它是个管理过程控制系统，因为OA系统记录的是数据，更是管理行为过程。
      一个员工要申请1台电脑，1台电脑对于库管员来讲，它仅仅是一个数据而已，但是如果这个数据经过了流程的审批过程，它就变成了实实在在的信息。从而这个手机库存管理软件员做出给申请的员工发放1台电脑的决策。数据只有用于回答管理决策的问题时，才会成为信息，而OA系统的信息来源于管理过程的控制。
      最后，来想一下，解决所有需求，能够单纯的依赖OA吗？不可否认，OA系统能辅助企业管理人员进行管理控制和做出更好的决策，但也必须清楚OA系统的作用只是辅助性的。OA系统不能解决所有的需求，有些需求也不一定对企业有帮助。在OA系统实施过程中，企业应该如何甄别个性化的需求？
    第一、明确企业的真正目标
    企业的总目标究竟是什么？某集团公司，年初提出战略规划年产量要提高20%，据此形成各成员单位及集团本部各部门年度工作计划，此计划需各单位负责人审核、分管副总审批后生效。集团各部门分解年度工作计划，形成各部门季度、月度工作计划，此计划需各部门负责人审核、分管副总审批后生效。并根据工作计划完成情况进行跟踪考核。果真需要如此吗？完成年度战略规划的考核是否就能够多赚钱？有时，我们很容易误入歧途。
    第二、确定OA系统需求是否有利于企业的总目标
      确定企业赚取更多的利润的整体目标后，接下来是确定个性化需求是否合理。业务部门提出这样那样的要求都是有一定的目的的，但都是为了实现企业的总目标吗？如果我们的OA需求不能够为企业的总目标的实现有所贡献，这个需求毫无价值。
     第三、寻找OA系统解决之道
      在OA系统的实施过程中，有四种可能的情况：第一、如果需求不合理，那么该需求被否定。第二、如果需求合理，OA办公系统有完整的解决方案，只要使用OA系统的功能就可以了。第三、如果需求合理，OA系统没有现存的解决方案，那么，研究OA办公系统有没有间接的解决方案。第四、间接的方案也没有，就要进行二次开发。实际上，如果企业购买的OA系统是高端成熟的产品，并且符合企业的主要功能需求，这种情况是很少发生的。
    实施OA系统只有把时间和精力放在有价值的需求上，做到需求明确、实施简化，才不至于陷入细节纠缠和二次开发的泥潭。才能使OA系统真正成为实现企业总体目标的有力工具。

发布：2007-04-20 11:07 编辑：泛普软件 · xiaona [打印此页] [关闭]

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