免费公文管理系统的五项原则

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　　一、免费公文管理系统需要免费公文管理系统者

　　诸如劳动力和资金等关键的企业资源具有专用于免费公文管理系统的实际的组织职能。在公司内的某个群体对免费公文管理系统工作负起明确的责任之前，公文不可能得到良好管理。在这种群体可能履行的任务中，有收集公文并为公文分类，建立面向公文的技术基础，并监督公文的利用。

　　若干专业服务公司已经具有适当的免费公文管理系统作用。麦金西公司、安德森咨询公司、安扬会计师事务所和普赖斯·沃特豪斯会计事务所全都拥有适当的“主要公文官员”。巴克曼实验室公司为其“信息系统”部门重新确定方向，使该部门成为免费公文管理系统者，而且，现在把该机构称为公文传递部。惠普公司在该公司产品程序内建立了一个免费公文管理系统小组，在其电脑系统销售部内建立了另一个免费公文管理系统小组。

　　免费公文管理系统职能可能在组织内部引起怨恨和忧虑，如果该组织致力于收集和控制所有公文。这种组织的目标应该只是帮助其他人对公文的创造、分配和利用。而且，免费公文管理系统者自身不应该通过其言语或行动暗示，他们比其他任何人更“有公文”。事实上，惠普公司的一个免费公文管理系统人员认为，这种角色最重要的资格是“无私”。

　　二、免费公文管理系统的代价高昂

　　公文是一种资产，但其有效管理需要投入其他资产。许多特定的免费公文管理系统活动需要投入金钱或劳动力，这些活动包括：

　　公文获得，即创建文件并把文件输入电脑系统;

　　通过编选、组合和整理，给公文增添价值;

　　开发公文分类方法，并标示对公文的新贡献的特点;

　　发展信息技术基础，实行公文分配;

　　就公文的创造、分离和利用对雇员进行教育

　　虽然很少有公司计算免费公文管理系统的成本，但仍有一些定量估计。巴克曼实验室公司的巴克曼(R.Buckman)估计，他的公司将其收入的7%用于免费公文管理系统。麦金西公司长期以来具有将其收入的10%用于发展和管理智力资本的目标。

　　但是，虽然免费公文管理系统是代价高昂的，显而易见的反驳是，不进行免费公文管理系统的代价甚至更高昂。无知和迟钝的代价是什么?忘记关键的雇员知道什么，不能迅速回答或者根本不能回答客户的问题，或者根据错误的公文作出糟糕的决定，这会使一个组织付出多大的代价?一个组织在确定质量的价值时，必定会确定质量低劣的产品和服务的代价，同样，如果我们希望评估公文的价值，我们会尝试衡量无知的代价。当然，这种评估可能导致政治问题，但这是免费公文管理系统的另一个原则。

　　三、有效的免费公文管理系统需要人员和技术的结合

　　《商业周刊》在最近一篇有关人工智能的文章的标题中宣布，“能思考的电脑几乎已出现……能象人类一样进行推理的人工智能的最终目标已近在咫尺。”对管理人员和专业技术人员来说，阅读1995年的这条大标题可能产生一种似曾相识的体会，自1950年代以来，他们就听说了基于机器的公文。但事实是，希望有效地管理公文的公司今天需要大量人力。人非常善于某种类型的活动，而电脑非常善于其他类型的活动。

　　人或许是索价高昂和心地不良的，但他们十分擅长某些公文技能。如果我们致力于了解公文，在更广泛的背景下解释公文，将公文与其他类型的信息结合起来，或者将公文的各种无组织形式综合起来，人是受欢迎的工具。这些都是我们所擅长的公文任务的类型，我们应该被用于这些目的。

　　另一方面，电脑和电信系统擅长不同类型的事情。就获得、改变和分配结构十分严谨但变化迅速的公文来说，电脑比人更能干。对根据结构不那么严谨的文字和视觉公文履行这些相同的任务来说，电脑越来越有用––––虽然仍有点笨拙。但事实上，大多数人在需要有关在某个特定公文领域内正在发生什么的丰富描述时，仍不去求助于电脑。

　　四、免费公文管理系统意味着改进公文利用过程

　　处理和改进一般的免费公文管理系统过程是重要的，但公文是在为数不多的特定的公文动作过程中得以产生并得到集中的利用和分享的。这些特定过程因公司和行业的不同而不同，但它们包括市场研究、产品设计和开发、甚至诸如定价等与交易更有关的过程。如果在免费公文管理系统中能出现实际的改进，这种改进必定出现在这些关键的经营过程中。

　　两所大学和我本人对25家试图改进公文运作过程的公司进行了研究。我们发现了面向创造(即研究)、组合(公布)和应用(系统发展)公文的过程。一般说来，最有效的改进方式处于对这个过程的自上而下的“重新策划”与自主的公文员工的自下而上的计划之间的某个中间地带。具有创造性的公文员工需要较少的自上而下的干预，而公文应用过程需要更多一点的自上而下的干预。然而，就对一些公司的重新策划而言，努力对这些公司进行的调查已证实，任何类型的公文动作过程都很少涉及主动的改进行动。

　　五、公文使用刚刚开始

　　如果公文使用已很充分，那么，美国的图书馆外面将排起长队。使用是重要的，但成功的免费公文管理系统还需要关注和参与。有人说，关注是信息时代的通货。

　　为了使公文消费者关心公文，他们必须成为不仅是消极的接受者。通过向他人总结和报告公文，通过基于公文使用的角色扮演和游戏，以及通过与公文提供者保持密切的相互关系而获得公文，能够实现更主动地关注公文。如果接受公文是不言而喻的事，这一点就特别重要。

　　一些公司已开始帮助其管理人员和雇员使用公文。宝丽来公司一个部门的信息经理林德(J.Linder)与一名维修部主任合作，为部门经理和专业技术人员创造一种“军事演习”式的练习。参加者进行市场研究，接着扮演竞争对手或宝丽来公司的角色，向消费者作销售介绍。这种面向销售的练习获得巨大成功，目前宝丽来公司正在对将信息使用方式用于其他类型的公文进行评估。丰田公司和尼桑公司都把汽车设计人员派往美国，通过结交特定的消费者群体获得不言而喻的公文。

　　许多公司都把雇员的公文––––至少在上班时间获得的公文––––当作本公司的财产。然而，若干社会变化使这种做法变得更困难了。雇员更迅速地流向新职位和新组织;工作生活与家庭生活之间的区别变得更短暂，而且，应急的临时员工变得更多。在任何情况下，很少有公司能很好地获得或引证任何雇员以往的公文。如果公文确实正在成为组织中一种更宝贵的资源，我们有望见到对免费公文管理系统的合法性的更多关注。增强了的免费公文管理系统的最大问题或许是，免费公文管理系统将引起律师人数的增加。公文产权法已经是司法职业方面发展最快的领域，并将更迅速地发展。