制约国内企业免费公文管理系统的三个因素

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　　相对于企业管理，免费公文管理系统还是一个很新的概念，并且免费公文管理系统的作用也不是立竿见影的，因此在企事业推广时还会面临很多阻力。通过结合多年开展免费公文管理系统工作的经验，我们认为目前制约国内企事业单位免费公文管理系统发展的因素有以下三个方面。

　　第一，领导层思想转变困难。

　　免费公文管理系统是一种新型的企业管理模式，领导层对它的接受程度因人而异。只有高层管理人员认识到公文资源的低效利用问题，免费公文管理系统才得以开展。简而言之，领导层支持与否直接关系着企业免费公文管理系统的成败。可是免费公文管理系统本身又是一项短期内只见投入不见回报的工作，短期内很难看到收获，这就很容易失去领导层的支持。也有些领导认可了免费公文管理系统的价值，但是不了解免费公文管理系统的精髓，而只是单纯地引入免费公文管理系统的概念，这样发展到后来的免费公文管理系统更应该称为公文共享。

　　第二，员工参与积极性低。

　　在免费公文管理系统模式下，组织内的每一名员工不仅仅是免费公文管理系统的受益者，也是参与者，免费公文管理系统过程是一个“人人为我，我为人人”的操作过程。可是在旧的组织模式中，员工已经习惯了公文的不共享状态，他们体会不到公文共享为工作带来的便利，只把公文共享当作增加工作量的一项管理活动。而作为免费公文管理系统重要部分的隐性公文，则被很多员工认为是个人价值的集中所在，如果拿来分享会影响个人价值的体现。所以，如何让员工心甘情愿地将个人公文拿出来共享，是一个困扰很多免费公文管理系统者的难题。

　　第三，免费公文管理系统人员定位不明确，需求不合理。

　　免费公文管理系统的开展往往是自上而下的，由组织高层提出、专门人员来实施，这就很可能导致一个问题——与业务脱节。免费公文管理系统人员从领导者要求出发去设计开发公文系统，就会忽视免费公文管理系统的真正需求。这样的系统可能理念先进、功能齐备，但是得不到使用者的好评。究其原因，就是没有结合本组织的实际情况做充分的需求分析。

　　事实上，领导层对免费公文管理系统的期望是免费公文管理系统的目标而不应该是需求。

　　真正能够得以推广使用的免费公文管理系统必须以员工、项目、部门需求为基础，经过充分调研，从使用者角度出发，易上手、可用性和客户感知俱佳。