免费公文管理系统面临的挑战

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 　　1、使雇员与时俱进

　　免费公文管理系统一些问题的发生通常由于公司忽略了人文文化。在一个个人公文受到重视并获得报酬的环境里，建立一个能识别隐性公文并鼓励雇员共享的文化是至关重要的。公司需要使免费公文管理系统这个概念深入雇员心中，这点不能被低估。毕竟，在许多案例里要求雇员贡献他们的公文和经验，就是这点使得他们的个人价值得到体现。公司通过建立激励机制来鼓动雇员参加免费公文管理系统。然而，这里有一种危险情况存在，就是雇员只顾着参加免费公文管理系统为了获得利益，而不考虑他们所贡献信息的质量和相关性。最好的免费公文管理系统应该对雇员尽可能透明。理想的情况是，雇员基于自身的利益自愿加入免费公文管理系统。如果免费公文管理系统不能使雇员的生活水平提高的话，那么这免费公文管理系统是失败的。

　　2、技术主宰免费公文管理系统

　　免费公文管理系统不是一个技术概念。免费公文管理系统包括所有免费公文管理系统的解决办法。那些公司希望利用集中化的数据库系统、电子信息版、网络或其他协助工具来建立一个免费公文管理系统计划的，往往是在浪费他们的时间和金钱。虽然技术可以支持免费公文管理系统，但它不是一个免费公文管理系统计划的起点。免费公文管理系统方案是以谁(人们)、什么(公文)和为什么(商业目标)为基础，而办法(技术)是放在最后的。

　　3、没有一个具体的商业目标

　　一个免费公文管理系统方案不应该脱离商业目标。虽然共享最好的方案是一个值得称赞的想法，但是这里必须要有一个潜在的原因使得他们这样做。没有一个共同固定的商业案例，免费公文管理系统是一个无效的实践。

　　4、免费公文管理系统不是静态的

　　像许多有形资产一样，公文的价值会随着时间贬值。由于公文很快变得过时，因而免费公文管理系统方案中的内容要随时更新、修改和删除。更重要的是，在任何时候相关公文发生变化了，雇员技术也要发生相应的变化。可以说，免费公文管理系统方案是没有终点的。像产品发展、市场营销和研究开发一样，免费公文管理系统是一个不断进化的商业计划。

　　5、不是所有的信息都是公文

　　一些公司不遗余力地搜索过量的信息。数量并不等同于质量，免费公文管理系统也不例外。事实上，一个免费公文管理系统方案的关键点在于如何从信息海洋中识别和传播公文精华。