基于免费供应商管理软件的网站工作管理方案

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    1.1. 关于知识管理

    何谓“免费供应商管理软件”？有关知识的清点、评估、监督、规划、取得、学习、流通、整合、保护、创新活动，并将知识视同资产进行管理，凡是能有效增进知识资产价值的活动，均属于免费供应商管理软件的内容。结合个体与团体，将个体知识团体化，将内隐知识外显化；结合组织内部与外部，将外部知识内部化，将组织知识产品化，则属于免费供应商管理软件的过程。

    安德鲁.卡内基说，在一个组织内，唯一不能被替代的资产是组织的知识和她的人员。人们在经历了农业经济、工业经济后的今天，迎来了知识经济时代。企业的价值在于现金流，现金流主要由提供客户的具有价值的产品或服务所产生。而这些有价值的产品和服务的核心利润源就是，企业知识。

    免费供应商管理软件的目的在于增加组织整体知识的存量与价值；应用知识以提升技术、产品、与服务创新的绩效以及组织整体对外的竞争力；促进组织内部的知识流通，提升成员获取知识的效率；指导组织知识创新的方向；协助组织发展核心技术能力；有效发挥组织内个体成员的知识能力与开发潜能；提升组织个体与整体的知识学习能力；形成有利于知识创新的企业文化与价值观。所以在现如今的知识经济时代，知识密集型企业若想降低成本获得更大的利润，就一定要进行免费供应商管理软件。

    1.2. 关于网站工作

    1.2.1. 网站介绍

    “中国通信建设信息中心”（www.ccicc.com.cn）网站是由信息产业部通信工程定额质监中心主办,主要为从事通信建设的投资人、工程设计、监理、咨询单位、施工单位、材料、设备供应商、招标代理机构以及相关单位提供通信建设信息服务的专业网站。

    网站通过信息服务平台为广大用户提供通信建设相关的法律、法规、标准规范，工程造价指标、设备材料市场价格、工程建设信息、招标中标公告、企业人员资质、人员资格培训等信息；通过建设指导为投资人提供项目管理、招标、造价审查、工程审计、合同管理等工程建设方面的工作流程指导服务；依托单位资源优势，为用户解决建设中遇到的各种难题；并就通信建设中的新技术、新观点，热点课题组织展开讨论、交流；利用广泛的用户信息和资源为政府主管部门传递建设市场最新动态，同时向企业传达政府的声音。

    1.2.2. 存在的问题

    通过上述介绍我们可以看到，中国通信建设信息中心网站，是一个拥有大量行业资源并将其以某种公开的形式投入市场同时希望从中获取利润的部门，但是在网站的运作和管理上存在着一些问题多少影响了网站的建设速度、质量和效率，同时不易控制运营成本，希望能够找到一种合适的方法更大限度的发挥网站的价值。

    目前存在的主要问题有：1.网站专职人员少；2.网站工作人员以单位其他科室调剂人员和新招聘人员为主，缺乏对建设综合商业网站的经验；3.网站信息资源集中在单位其他员工或网站工作人员个人手中；4. 平时自己打理自己的业务，虽然也有一些交流，但是遇到出差之类的事情都要实现临时交代，难免有交代不清楚的地方，这样一来，一方面，面对用户有可能会不能及时作出反应，另一方面，出差在外也还要牵挂着单位的事情；5. 每人积累的工作经验不能及时沉淀，一方面不能普及，另一方面可能会淡忘；6. 一些程序性的事务工作牵扯精力；7.进度不透明，虽然大家都很努力，但是如果贡献能够直接展现在大家面前更容易提高被认可的程度，提高工作积极性；8. 一些思想上的火花不能及时得到团队的碰撞。

    本文将从免费供应商管理软件的角度论述解决这些问题，提高网站工作效率和竞争力的实现方式。

     2、 改变管理思路

    充分发挥现有资源的价值，就是节约成本提高效率的最好途径。把隐性知识挖掘出来并且和显性知识一起沉淀，多给工作人员学习和交流的机会，将大大提高现有资源的有效利用率；结合工作展开相应的近程控制和激励机制将提高员工的工作积极性和责任感，同样可以提高工作效率，降低建设成本。

    用免费供应商管理软件的手段来实现网站运营的成本控制、质量控制和时间控制，以寻求人和资源的最佳切合点。加强内部沟通，减少重复劳动，提高网站员工素质水平，强化核心竞争力，发挥并突出优势，使网站取得更大的效益。

    3、 免费供应商管理软件实施方法

    通常情况下，免费供应商管理软件系统设计的基本过程如下：

     我们已经确定了免费供应商管理软件的切入策略是从解决现实问题需求切入，根据此需求，我们来进行下一步的工作。

    结合现阶段网站工作特点，首先要做的是本着解决现实需求的目的确定管理的知识内容和形式，然后确定知识内容的管理方法并确定实现的主要功能，最后确定免费供应商管理软件实施的推进机制。

    a) 确定管理的知识内容

    为解决现实问题需求，我们从1.2.2中所提出的问题入手，寻求目前网站在日常工作中最需要挖掘出的隐性知识和需要沉淀的显性知识。

    （1）. 网站专职人员少；

    面对这个问题，一方面是招聘新的员工，另一方面是让现有员工工作得更加有效。这就需要网站员工互通有无，也就是说要使每个人的技能和经验最大程度的被其他员工掌握。使员工头脑中的隐性知识显性化。

    （2）. 网站工作人员缺乏对建设综合商业网站的经验；

    面对这个问题，我们主要需要采集沉淀两个方向的知识：一个是内部知识，也就是建设过程中遇到的问题、解决方式、好的经验等；另一方面是外部知识，即借鉴其他成功商业网站的经验和成熟的模式、模版、流程等。

    • 内部知识包括：

    关于宣传方面：对外宣传口径、网站建设原则、网站建设大事记、网站拥有的资源等；

    关于工作流程：代购资料流程（包含相关联系方式、折扣、相关邮寄价格）、广告发布流程（包括联系方式、合同范本、反馈表）、其他服务流程等，将这些流程进行规范化、模版化，将使得工作更加规范、顺畅；

    关于个人积累：每个员工都有自己的擅长方向，将这些隐性知识显性化将是免费供应商管理软件内容非常重要和有价值的一环。

    • 外部知识包括：

    关于技术层面：建站方式、服务器等设备价格、网站平台的搭建、群发邮件、短信等服务技术、遇到问题的解决方式等；

    关于商业运作：主要盈利方式、会员管理方式、提供的服务种类和操作手段、广告发布流程及价格、会员管理流程及价格、信息来源、相关奖励机制、网站推广方式等。

    （3）. 网站信息资源集中在单位其他员工或网站工作人员个人手中；

    这是任何一个团队都必然存在的问题，若想扩大每个人的优势，提高整个团队的竞争力，最简单的办法就是员工互相取长补短来提高每个人的素质从而提高整个团队的质量。

    但同时这也是一个不太容易实施的办法，需要通过对员工做好思想工作，从心理学的角度对其进行正确的引导，结合相应激励手段，激发员工对整个团队的荣誉感和责任感。

    常见的需要共享或分享的个人知识包括：

    • 技术方面：

    网站内容：资料来源（收藏夹）、发布规则、编辑窍门、简单代码、常见问题、资料分类规则和举例；

    网页制作：常见问题处理、常用代码、模板的编程思路、数据字典、相关字体、相关编程、编辑工具；

    计算机相关：常见问题处理、相关补丁工具。

    • 业务方面：

    专业咨询：常见问题、相关部门的联系方式以及他们的业务范围、相关专家的联系方式；

    客户资源：用户资料、用户发展渠道、不同类型用户的不同需求、发展用户的相关经验。

    （4）. 遇出差等外出事情时容易使工作的某一环节脱扣，影响网站创造价值；

    解决该问题，可以从两个方面着手。一方面，将每个员工脑子里的知识进行备份，如能解决上述三点的问题，也就是实现了这个方面的需求；另一方面，对网站工作手段进行改造，尽可能实现各项业务的远程办公。

    （5）. 每人积累的工作经验不能及时沉淀；

    在网站从无到有的过程中，每个员工都会或多或少的总结自己的经验，学习自己遇到的知识，但由于缺少一个沉淀知识的理念，使得很多知识都在逐渐消失。除了一些日常工作中还会经常遇到的问题外，其他问题所对应的经验和知识会逐渐被遗忘。这就需要每个员工对自己的工作进行随时的总结和积累。

    我们应该提供一个便捷的发布和存储平台，以及一个带有强制色彩的经验显性化制度。

    （6）. 一些程序性的事务工作牵扯精力；

    日常工作中会不可避免的涉及一些程序性的事务工作，有些常遇到，有些责不常遇到，这些单位有着规范的执行流程的工作如果能够落实在员工可以将其做为工具轻松查阅的媒质上，则可以缩短这些工作的执行时间，提高效率。

     类似事务包括：报销流程、借款流程、工作总结模板、出差需要作的事情及相关表单和联系方式、单位其他人的联系方式等。

    （7）. 项目进度不透明；

    项目进度直接影响团队效益，项目进度的公开可以提高员工使命感，使员工对任务有个整体的把握，避免了拖耗现象，提高工作效率。

    可以用项目进度控制的管理方法结合免费供应商管理软件进行操作，比如在公开的甘特图上提供相关注释点，项目进行到某一阶段时，相关工作人员可以在这些注释点添加经验教训、感受等相关知识。

    （8）. 一些思想上的火花不能及时得到团队的碰撞。

    员工积极性是团队素质的一大因素，员工能力长时间不能得到发挥时，将严重影响员工工作热情，降低工作效率。

    通过免费供应商管理软件来实现对员工的激励是成本低、效果好、见效快的一种方式。例如：

    业绩展示：谁联系了什么业务，收入多少。一方面让大家对整体的运营状况有个了解，另一方面可以做为绩效考察的衡量标准，还可以促进员工的良性竞争。

    点子大本营：员工可以发表点子，增强员工责任感，负责人进行相应的回应和鼓励。

    b) 确定管理知识的方法设计

    我们知道，团队的素质水平主要由领导决策水平、员工工作技能、员工规范协作和员工工作热情四方面决定。而它们分别对应的免费供应商管理软件即是：决策免费供应商管理软件、技能免费供应商管理软件、规范免费供应商管理软件和团队文化管理。

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     由此，我们通过这四个方面对上面提到的解决办法进行整合，完成网站免费供应商管理软件的方法和功能设计。便于员工在平台上检索相关内容。

    （1） 决策支持免费供应商管理软件

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    （2） 岗位技能免费供应商管理软件

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    （3） 规范协作免费供应商管理软件

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    （4） 氛围文化免费供应商管理软件

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    c) 确定免费供应商管理软件实施的推进机制

    （1） 建立便捷友好的管理平台

    使用者才是核心。若想免费供应商管理软件能够得以实施最基本的要求就是拥有一个使用方便、界面友好、层次清晰的平台。

    从颜色、布局要给人宽松大方的感觉，避免局促感和压抑感，避免对比太强的配色。并且复合一般人的浏览习惯。

    由于网站有部分计算机机型较老，要求系统尽量少占系统资源但又能保证较快的处理速度。

    除部门要求必备栏目外，其他栏目可由员工自行定义，使窗口更为复合员工阅读习惯。

    项目进程、公告通知、催办事宜、待阅文档等需放在明显位置。

    （2） 自上而下的推广和自下而上的落实

    免费供应商管理软件的推广，需要领导制定相关强制手段，使得浏览KOA成为员工工作习惯。例如，只在KOA发布通知公告、通过平台安排工作任务、公开单位工作计划、奖惩公告等。

    同时需要所有员工的配合。通过氛围文化免费供应商管理软件的执行，使员工对KOA更有归属感；通过其他免费供应商管理软件的执行，使员工能够从系统中获得大量对自己有帮助的信息找到相关专家，提高自己的工作效率。

    （3） 建立相关的激励机制

    可采取打分制，为每个员工在免费供应商管理软件系统中发布的内容进行打分，分值根据所发布内容的多少、深度、利用率、价值等多方面进行考核和评定。

    评定结果定期在系统中公布，并采取相应奖励机制，调动员工使用系统、充实系统的积极性。

    4、 进度控制实施设想

    由于项目进度能否按计划展开直接影像团队效益，所以希望KOA系统中可以结合部门的项目进度控制。如：

    部门页面有个进度管理，个人页面有待办事宜，包括催办等功能。进度管理和待办事宜相互关联。进度管理负责向个人待办事宜添加任务，个人若完成待办任务后，进度管理自动添加标志并往下进行。

    另外，待办事宜将根据实施难度和截止日期等进行排序。有助于员工自己规划工作。待办事宜中还应将相关部门或个人的联系方式列出。

    进度控制结合KOA后，员工将对整个业务或项目有整体的把握，同时可以提高员工使命感，提高工作效率。

    5、 总结

    知识经济将是继农业经济和工业经济以后的又一种新的社会经济形态。知识不仅是与传统生产要素(土地、劳动力、资本)并列的另一种资源，而且是当今唯一有意义的特殊资源，知识首次以一种无形的形式作为经济基础出现在人类发展的进程中。知识工作者也将作为知识社会唯一的最大财产。

    通过免费供应商管理软件体系的逐步建设和完善，相信工作中遇到的困难会陆续迎刃而解，知识的累积将大大节约和控制时间成本、劳动成本，增加团队凝聚力，从而提高团队整体素质，利用现有资源，收集外部资源，创造更大价值。