免费进销存管理软件软件应用成功的标志

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来源:  北京软件开发公司

     现在很多制造型的企业都有免费进销存管理系统软件，随着企业向信息化的转型，企业也将借助免费进销存管理系统系统，谋求更长远的发展，免费进销存管理系统系统的选型之前有写过，那么怎么才能算是免费进销存管理系统系统实施成功呢，并不是简单的安装上系统才算是，免费进销存管理系统应用是否成功，原则地说，可以从以下几个方面加以衡量：

1． 系统运行集成化：

这是免费进销存管理系统应用成功在技术解决方案方面最基本的表现。免费进销存管理系统是对企业物流、资金流、信息流进行一体化管理的软件系统，其核心管理思想就是实现对“供应链（Supply Chain）”的管理。软件的应用将跨越多个部门甚至多个企业。为了达到预期设定的应用目标，最基本的要求是系统能够运行起来，实现集成化应用，建立企业决策完善的数据体系和信息共享机制。

    一般来说，如果免费进销存管理系统仅在财务部门应用，只能实现财务管理规范化、改善应收帐款和资金管理；仅在销售部门应用，只能加强和改善营销管理；仅在库存管理部门应用，只能帮助掌握存货信息；仅在生产部门应用只能辅助制定生产计划和物资需求计划。只有集成一体化运行起来，才有可能达到：

降低库存，提高资金利用率和控制经营风险；

控制产品生产成本，缩短产品生产周期；

提高产品质量和合格率；

减少财务坏帐、呆帐金额等。

这些目标能否真正达到，还要取决于企业业务流程重组的实施效果。

2． 业务流程合理化：

   这是免费进销存管理系统应用成功在改善管理效率方面的体现。免费进销存管理系统应用成功的前提是必须对企业实施业务流程重组，因此，免费进销存管理系统应用成功也即意味着企业业务处理流程趋于合理化，并实现了免费进销存管理系统应用的以下几个最终目标：

企业竞争力得到大幅度提升；

企业面对市场的响应速度大大加快；

客户满意度显著改善。

3． 绩效监控动态化：

    免费进销存管理系统的应用，将为企业提供丰富的管理信息。如何用好这些信息并在企业管理和决策过程中真正起到作用，是衡量免费进销存管理系统应用成功的另一个标志。在免费进销存管理系统完全投入实际运行后，企业应根据管理需要，利用免费进销存管理系统提供的信息资源设计出一套动态监控管理绩效变化的报表体系，以期即时反馈和纠正管理中存在的问题。这项工作，一般是在免费进销存管理系统实施完成后由企业设计完成。企业如未能利用免费进销存管理系统提供的信息资源建立起自己的绩效监控系统，将意味着免费进销存管理系统应用没有完全成功。

4． 管理改善持续化：

    随着免费进销存管理系统的应用和企业业务流程的合理化，企业管理水平将会明显提高。为了衡量企业管理水平的改善程度，可以依据管理咨询公司提供的企业管理评价指标体系对企业管理水平进行综合评价。评价过程本身并不是目的，为企业建立一个可以不断进行自我评价和不断改善管理的机制，才是真正目的。这也是免费进销存管理系统应用成功的一个经常不被人们重视的标志。

1. Gartner Group当初的定义已经过于狭窄，和实际商业生活中正在被实际使用的免费进销存管理系统有着较大的差距；

2. 一些非主流的思想为着其自身利益的要求，不断在肆意的歪曲免费进销存管理系统的真实含义。

这两个问题正在不断的扭曲免费进销存管理系统的思想，对于后来者免费进销存管理系统的真面目已经被隐去，那么到底免费进销存管理系统是什么呢？

我先回顾一下当时Gartner Group是如何通过一系列的功能标准来对免费进销存管理系统进行界定的，其界定如

下：

1、 超越了MRP－II的范围和集成功能；

2、 支持混合方式的制造环境；

3、 支持动态的监控能力，提高业务绩效；

4、 支持开放的客户机/服务器计算环境。

        按其定义，免费进销存管理系统就是一个应用软件系统，是在MRPII软件系统的基础上扩展了管理范围，基本思想是将企业的业务流程看作是一个紧密联接的供应链，并将企业内部划分成几个相互协同作业的支持子系统，如财务、市场营销、生产制造、服务维护、工程技术等，可对企业内部供应链上的所有环节如订单、采购、库存、计划、生产制造、质量控制、运输、分销、服务与维护、财务、成本控制、经营风险与投资、决策支持、实验室 / 配方、人力资源等有效地进行管理，从管理范围和深度上为企业提供了更丰富的功能和工具。

        从这一应用范围来讲，给人的感觉第一免费进销存管理系统是为制造企业服务的，第二它只是个软件。然而，在Gartner Group定义免费进销存管理系统这个名词之后，SAP公司创造性地将免费进销存管理系统和BPR两个本来没有被关联在一起的东西合到了一起，从而创造出了IT+管理的一个世界性奇迹。这个时候Gartner Group的概念在实际应用中被完全更新了，一个被赋予了新的内容和意义的免费进销存管理系统诞生了：

1、）免费进销存管理系统不只是一个软件系统，而是一个集组织模型、业务流程、企业规范和信息技术、实施方

法为一体的综合管理应用体系；

2、）免费进销存管理系统使得企业的管理核心从“在正确的时间、制造和销售正确的产品”，转移到了“在最佳的时间和地点，获得企业的最大利润”，这种管理方法和手段其应用范围也从制造企业扩展至了各个不同行业的企业；

3、）免费进销存管理系统从满足动态监控，发展到商务智能的引入，使得以往简单的事物处理系统，变成了真正具有智能化的管理控制系统；

4、）从软件系统的结构而言，现在的免费进销存管理系统必须能够适应互联网的应用，可以支持跨平台多组织的应用，并和电子商务的应用具有广泛的数据、业务逻辑的接口。

所以不妨我们来这样给免费进销存管理系统下个定义：所谓免费进销存管理系统，就是通过利用信息技术，实现企业内部资源的共享和协同，克服企业中的官僚制约，使得各业务流程无缝平滑的衔接，从而提高管理的效率和业务的精确度，获得盈利能力的提高。

从免费进销存管理系统的功能来理解，一个成熟的免费进销存管理系统必须具备以下的功能：

1. 要具有参考的业务模型，并能够基于这个模型，按客户的实际需求进行客户化工作，具备一系列的建模手段和方法；

2. 实现多核算组织、多工厂、多地点的应用，要能够实现集中和分布的应用模式；

3. 必须至少具备财务、采购、销售、生产、和人力资源五个基本的子系统和一个信息分析平台，要能够具备或者支持专用的质量管理、设备管理、行业特殊管理、商务智能系统，要具备和其他有关应用的接口，诸如专业化的库存管理软件免费、SCM、CAD、工业控制系统等，所有这些系统能够实现无缝的有逻辑的集成；

4. 实现物流、信息流和资金流的完整过程：即物流要实现从购买到制造到销售的正向流动，和反向的信息追溯；信息流要实现销售预测、采购计划和生产计划的自动生成，和关联更改；资金流要实现和物流的在线同步核算，和信息流的在线同步计划，能够实现ABC（营运成本）控制。

5. 实现物流、信息流和资金流的过程控制：比如在物流过程中，要具备发票、订单和出入库单的三单匹配控制；在订单过程中要具备库存、在制、信用度、财务预算等多点控制；要具备多级的工作流控制等。

6. 要具备一定的客户化开发平台或工具，这样的平台和工具至少需要支持客户对输出信息的任意采集和编排。

7. 财务管理应当至少具备核算会计和管理会计功能，要具备资金管理和资产管理的能力，基本实现会计信息直接来源于业务本身，而非财务系统本身，也就是说财务系统中90%以上的会计凭证是自动生成的。

8. 在生产管理中，至少支持最基本的离散和流程业务模式，即根据BOM及能力进行计划和根据工单执行，根据工艺及配方进行计划和根据期段排产单进行生产，并可以将这两种模式进行混合使用，当然还应当具备将MRP和JIT两种模式的混合使用。

9. 在采购和销售过程中，要支持多类型多地点的存货管理和手机库存管理软件，这里存货管理和手机库存管理软件是两个不同的方面；要支持订货过程的多维控制，即库存检验、质量要求、信用状况等。

10. 在人力资源管理中，其核心应当是目标管理和绩效考核，而非简单的人事管理。

    以上十点应当是构成一个最基本的免费进销存管理系统的内容。当然对于一个完善的解决方案而言，只有以上的功能还远远不够，还应当具备一个完整的实现方法。

免费进销存管理系统项目的特殊性决定了它必须依靠专业顾问的咨询和服务。但企业必须记住，项目的主人是企业自己，顾问只是在某一时间为你出谋划策，他不可能保证你的成功，也不会为你服务一辈子，所以如何能在最短的时间内将顾问的知识学到手，那才是至关重要的。

    免费进销存管理系统的实施，或多或少会涉及到企业管理流程的变化，因此BRP往往和它的实施结合在一起，也只有这种结合，才能使得企业的免费进销存管理系统发挥最大的作用。一个成功的免费进销存管理系统的实施支持，必需包含有一个广泛的知识库，和有实践经验的顾问。

免费进销存管理系统的实施过程基本都是必需经历五个阶段和六个步骤，五个阶段：

1. 基础建设

2. 引进观念

3. 业务重组

4. 系统运用

5. 持续完善

六个步骤：

1. 方案规划

2. 项目组织

3. 全面培训

4. 原型定义

5. 数据准备

6. 系统切换

    这五个阶段和六个步骤互为穿插，不断循环，以保证免费进销存管理系统项目的成功对于现在的企业管理者而言，任何的投入必须产生回报，否则就是利润的损失。因此对于信息化的投入，到底能给企业带来什么回报，这是所有企业经营决策者在做出决定时最关心的事，我想这也是这些年围绕着企业实施免费进销存管理系统的是是非非的根本所在。信息化的投入，特别是免费进销存管理系统项目的投入，是一项特殊的投资。首先这种投资不是一个一次性的投入过程，企业一旦选择信息化之后，可能产生一次性的购买硬件和软件的费用，但随之而来的相应的维护和服务确是一项常年的投入，特别是由信息化而引发的对企业整体人员基本素质的提高的需求，更是需要一个长期的培训投资过程，因此一般评估信息化的投入，我们采用的是总拥有成本（TCO）这样一种说法，它包括有资源的成本、管理的成本、技术支持的成本和最终使用的成本。

    其次管理信息化是一个综合性的项目，它涉及的是一个企业的方方面面，因此很难有一个绝对化的指标来说明它所产生的回报，所以给人们造成的感觉是在信息化中只有投入，没有产出，从而使管理者不能明确其要害，要么盲目投入，要么不愿意投入。

    第三，信息化的建设需要一个较长的周期，在这一过程中，企业管理将经历一个痛苦的转变过程，由于企业的经营是一个连续的过程，旧的管理模式不可以在一夜之中被打破，新的管理模式也不可能在一夜之间被确立，双方的磨合和逐步的替换，使得人们的管理工作量在某一时期将大大的增加，其间很多没有预计的成本将不断产生。

       由于这种投资的特殊性，很多管理者在投资之初并没有做好充分的准备，因此往往会出现项目的拖延，甚至半途而废，其结果是产生了更多的投入，去弥补他们认为的失败，造成化了很多钱，却造就了一个吃钱的系统。那么如何避免这些不良结果的发生呢？其实很简单，就是在决定投入的时候，就明确的知道我们需要产生什么样的信息回报，也就是要建立一个项目的评价体系，以明确的、量化的基准来判断应该做什么样的计划，应该做什么样的投入，应该得到一个什么样的结果。APICS曾经提出过一个A级MRPII的评价标准，但现在看来它的评价体系只是从一个侧面来描述了MRPII项目的结果，比如“库存量”、“资金周转期”等，应该说这些标准只是企业的一系列事务处理过程的评价。但随着企业市场化、管理自主化程度的提高，企业的经营者需要的评价体系的根本点，已经从对业务过程的评价，提升到对企业价值的评价的要求，除了对“库存量”、“资金周转期”的要求外，更要求对“企业投资回报率”、“市场价值”、“股东投资增值率”等的评价。因此对于一个免费进销存管理系统项目而言，更需要一个全面的评价手段，来明确的反映它的项目效果，也就是要了解信息的回报到底有多大。1996年，美国著名的标准化研究机构Benchmarking Partners提出了一套免费进销存管理系统项目评价体系。在这套评价体系中，包括项目驱动因素、事务处理指标和关键成功因素等三个方面的评估内容。项目驱动因素：通过对不同行业的研究，现实的免费进销存管理系统项目主要有三种驱动因素。对于那些市场较成熟、产品变化相对稳定的行业，比如化工、半成品加工业等，驱动他们实施免费进销存管理系统的因素是：关注业务成本的降低。

      对于产品急剧变化、市场高速增长的行业，比如高新技术行业、电子行业等，这些项目关注的是：提高响应市场和技术的能力。对于综合性的集团型企业，他们关注的是：全面、高速和标准化的管理流程。通过对项目驱动因素的评估，实际上是为整个项目寻找到一个基点，和一个总体目标。事务处理指标：对于事务处理的评估，可以分为战略性收益和经济收益，战略性收益是从企业战略的角度来考虑项目的收益，比如业务处理的集成性、信息利用度、对客户的响应度和灵活度、成本和业务活动、以及对新的应用的基础架构等；经济性收益是用价值来评估项目引起的业务流程变化而产生的效益，它包括对财务管理、人员管理、IT成本、库存管理、订单管理和供应管理等。

      关键成功因素：根据免费进销存管理系统项目实施的过程，对关键成功因素的评估，是从项目管理、高层支持、l培训、管理改革、合作伙伴管理和流程重组等方面进行的，在这里又对每个因素进行具体化的衡 量，比如项目管理的衡量就包括有资源、团队、技能和管理，高层支持包含有目标、活动等参与 度指标，培训则包含费用、内容和时间，管理改革包含有交流度、期望度、阻力和可见度等，合 作伙伴管理包含有角色、价格和经验等，流程重组则包含费用和时间。

免费进销存管理系统对企业来讲是一个至关重要的组成部分，对于任何一个不断发展的企业而言，现在不是讨论上 不上的问题，而是应该讨论怎么上，如何尽快实现的问题。

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