案例：赛格，转变用免费经销商管理软件来武装

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　　赛格：转变用免费经销商管理软件来武装

　　深圳赛格股份有限公司（以下简称赛格股份）成立于1996年，是经深圳市人民政府批准，由深圳市赛格集团有限公司将其在所属八家直属、控股及联营公司中的权益进行重组，作为发起人出资，并公开发行境内上市外资股（B股）而募集设立的股份有限公司。1996年7月22日深圳赛格股份有限公司的8000万股B股在深圳证券交易所上市；同年12月，新增发行的2500万股A股在深圳证券交易所上市。

　　经过十年的发展和资本市场的四次融资，深圳赛格股份有限公司总资产已达34亿，净资产12.8亿(截止2005年12月31日)，目前拥有2500多名员工及十余家控股子公司及联营公司。公司直接经营的在行业内居领先地位的深圳赛格电子市场以及正在形成的全国连锁经营网是亚洲规模最大的专业电子配套市场；同时公司还形成了以涉外运输及保税仓储、对外贸易、代理销售、物业出租为代表的现代综合物流与服务业务，以全球卫星定位系统（GPS）和数字集群通信系统等为代表的通信产品的科研开发与生产经营，以及以互联网络工程为代表的IT产业。

　　无形束缚影响步伐

　　经过十年的发展，赛格股份公司已经发展成集科技、工业、贸易、专业电子市场经营及仓储运输为一体的综合性的大型企业。员工数量的逐渐增加，业务的不断扩大，就是在这样的情况下，正如其他步入成熟期的企业一样，赛格股份也日益感觉到一股无形的束缚影响着自身的快速发展。

　　赛格股份除了本部外，还设有电子市场、下属企业、异地公司及市场，企业规模庞大、组织结构复杂。据赛格股份企划部副部长严琦介绍：随着公司的发展，各种业务运作和管理也日渐繁杂，员工花费在日常杂务上的时间过多，公司内部公务处理及其流程又不规范，就导致了工作效率太低的状况。

　　加上赛格股份是以管理为主的公司，本身许多知识、信息以及管理经验都是在日常工作中日渐积累起来的。由于没有一个知识信息存储、共享平台，无法形成有效的沉淀，许多十分宝贵的知识经验都不能共享传递，甚至白白流失。

　　除了知识经验无法沉淀而流失外，也正是因为没有一个平台让所有员工分享学习他人的经验知识，各个部门各自为政就导致了“信息孤岛”，无法有效的进行协同工作，大量工作不断重复，工作效率就自然提高不上。

　　一方面赛格股份内部对于加快办公效率与实现信息资源共享，摆脱这些无形束缚的要求日益强烈；另一方面，公司也迫切需要一种工具来改善提高自己的管理水平。属于投资管理型的赛格股份公司，要再往世界先进管理型企业行列迈进一大步的话，这类状况就急待改变。

　　谨慎选型耗时一年

　　随着竞争环境的不断变化，让企业信息化、办公自动化被战略性地提上议程。在公司上下的要求下，赛格股份于03年开始了找寻之路。对于这个系统，领导层很重视，普通员工很期待，全员上下对它的期望值很高，这就必然要求对系统的选型绝对马虎不得。

　　一年来，赛格股份一直谨慎地考察各个供应商的产品，包括金蝶、泛普软件、用友等多家供应商，对一些业已使用的企业用户做了相当了解。在充分考虑赛格股份的现状的前提下，根据各个业务和管理部门在信息共享与传播、办公自动化方面的需求，更提出了系统还必须作为高层管理决策机构在改善、提高办公活动和效率、质量和决策科学性方面的利器。04年7月，赛格股份最终做了最好决定，与泛普软件管理咨询支持系统有限公司签约，为自身搭建基于免费经销商管理软件上的办公系统。

　　当谈到之所以选择泛普软件的原因的时候，赛格股份的严部长回忆道：“泛普软件是比较有经验的供应商，有许多其它公司的成功案例，产品的功能很不错，能够满足我们的要求。最重要的是泛普软件传递的免费经销商管理软件的先进理念吸引了我们的眼球，我们觉得对于我们这样的投资管理型公司来说，正是需要这样的理念作引导，深化到日常工作里去。”

　　转变从习惯开始

　　系统上线前，泛普软件组织了相应的培训，先与赛格股份公司的高层交流了免费经销商管理软件的理念、方法以及成功案例，将免费经销商管理软件的理念预先导入领导层的脑中。之后又对公司系统使用用户作了全体员工培训。系统正式上线后，赛格股份公司在办公方式上出现了大幅度的变化。

　　以往公司上下习惯用纸质载体将公司的公文、数据资料等等进行流转，这些都不利于信息查询，影响传递速度，许多汇总、统计、分析工作很繁杂。所以得审批也都以纸质的方式上报下批。现在利用搭建好的系统，将办公信息的传递由原来的纸介传递转为网上传递，从而解决了因信息的传递、交换、共享不及时是造成办公效率低的痼疾。同时通过系统中办公流程，使得赛格股份的内部办公，如出差、请假、公文审批等可以直接在网上进行。

　　从免费经销商管理软件角度来讲，系统上线前许多内部办公的文档资料都散落在每个员工的个人电脑中，传统的联系方式是邮件加电话，因而各个部门联系并不紧密，就造成了信息共享与传播的闭塞，导致赛格股份企业内部形成了一个个信息孤岛。有了这个系统后，员工都逐渐自觉地将所有有用的文档、知识以及工作中得到的经验教训沉淀到系统中去，同时分享他人的信息、经验，为己所用再从中创新。赛格还专门对员工沉淀到系统中的免费经销商管理软件文档设定了打分机制，根据文档分值不同，还会在页面标题中显示不同星级区别，这些做法都是为了鼓励大家养成将自己的经验分享给大家的良好习惯。

　　系统对跨部门的目合作，也有了很好的技术实现，严部长说：“这个系统给了我们很大的转变，以往各人守着独立的办公电脑，通过邮件加电话进行联系，现在网络办公实现自动化，领导审批也方便快速了。”通过系统那些需要汇总统计的信息的准确性也得以保证，让领导的决策有了更科学的依据。赛格股份公司的管理方式悄然变化，效率明显提高。

　　成效明显

　　系统没有让赛格员工上下失望，和当初的期望一样，泛普软件的免费经销商管理软件办公系统给工作带来了许多方便。而且赛格股份购买了2套系统，一套给公司本部自己用，另一套给电子市场用，两套系统有各自的流程，但做了整合进行信息交流。由于系统在本部推广设使用都极好，电子市场还专门派人讨教学习。可见，系统对改善办公、推动整体管理水平的提高有明显成效。

　　1、员工办公的效率大大提高。

　　通过系统提中强大的快速检索机制，员工通过直接在网页上点击几次鼠标，输入关键字进行检索，就可以找到所需知识了，查找企业知识所花费的时间得到有效的缩短。同时通过实现网上的审批流程，也同样可以有效减少不同岗位，不同部门由于作业时间、空间的冲突而带来的协作障碍，使得办公的效率得以大大提高。

　　2、赛格股份的文档知识得以沉淀积累，减少员工流动带来的企业知识流失。

　　通过免费经销商管理软件系统，使得员工在工作过程中，自动将这些文档集中保存在知识库系统中。

　　通过沉淀岗位案例、员工工作过程中保存历史文档、转变成可阅读文档的员工头脑中的知识，有效地规避员工流动带来的风险，当新接任的员工在免费经销商管理软件系统上可以检索得到他的前任工作过程中的文档信息，就可以更快地了解自己的岗位职责。

　　3、减少管理和培训费用

　　对于赛格股份这样地投资管理公司来说，免费经销商管理软件的落地大大节约了管理和培训的费用。譬如，赛格股份每年都计划地开辟外地电子市场，每次新市场成立所积累的经验就给了下一个市场的开发留有了很好的指导意见，久而久之，领导层积累的这些经验教训，就能让他们更加容易的规划新市场的开发，许多经验知识可以让他们轻松地“copy”，作出决策。培训也一样，各地的培训经验得到共享后，就可以大大减少培训费用。

　　4、规范了部门协作的流程

　　采用了系统的审批流程后，将赛格股份目前的办公审批搬到了网上，采用计算机系统自动执行的流程，在一个流程节点没有完成之前，系统是不允许直接越级跳到下一节点的，这就意味着部门与部门之间的协作必须严格按照企业的正规流程来走，由于有了规范的协作模式，将使得赛格股份的内部办公效率得到一定程度的提高，同时也可有效杜绝违反流程办事的现象。利用系统流程办事，不但实现无纸化办公，更提高了赛格股份的内部办公效率。

　　赛格股份公司自启用了基于免费经销商管理软件的协调办公系统，实现办公管理标准化、一体化，实现资源共享、信息共享高效协作机制，最大程度地减轻员工手工工作量，将员工从繁琐的事务性工作中解脱出来，更好的集中思考、解决与业务发展相关的问题，从而提升工作效率。现在这个系统不但是赛格股份员工离不开的办公协作平台，也是领导层核心的管理工具。现在，系统主要是深圳本部、深圳电子市场和部分异地公司的领导层在使用。今后，赛格股份公司将逐步地将这个系统逐渐覆盖异地公司、市场、下属企业中去，让免费经销商管理软件得以延伸。