进销存软件在企业中的应用

在西方工业发达国家，向流程型的管理转变已经基本完成。但在国内，职能型的管理与企业架构基本上都是苏联的模式，向流程型转变有一定的难度。“进销存”作为一种过渡的管理模式，把一些功能点用流程的方式串接起来，为中国企业实现向流程型管理转变起到相当重要的作用。　　“进销存”是ERP软件的核心，主要包含采购、销售和库存三部分。“进销存”为ERP提供了很多基础信息，如果没有“进销存”这一部分，就不可能实现ERP，也不可能进行电子商务活动。　　在国外，很多企业在实施ERP软件时，往往先实施财务模块。而在中国，大多数企业更关注物流管理，因而往往首先实施“进销存”模块。而企业在实现 “进销存”管理之后，很快就会感觉到它的局限性，进而实施财务管理。从广义来讲，“进销存”也应该包括财务管理这部分。目前，很多企业在实施“进销存”时都会加上财务管理， “进销存财务”的结构，构成了企业信息化的初步管理系统。　　　　内部物流管理的核心　　　　绝大多数的企业活动都体现在“进销存”模块里面，因而“进销存” 模块在 ERP中占据核心地位。即使企业买了一个完整的ERP软件，每个模块的实施也有主次轻重之分。一般来说第一个级别就是 “进销存”，然后是财务，其它模块围绕着这几个模块进行拓展。　　国能富港公司总工程师王环认为，“进销存”首先为ERP奠定了基础，而后又为电子商务奠定了基础。很多分销系统都是通过互联网下订单。比如网上订书，书店内部也要有一套“进销存”软件。如果有客户在网上订书，在这个订单下达之前系统要自动检索有没有货物，有货物才可能下定单。如果企业没有“进销存”软件，就不可能实现电子商务。所以“进销存”软件的基础地位不容忽视。　　企业一方面要管理实物，另一方面方面要管理资金。“进销存”管理软件只是信息化管理的第一步。由于企业的资金紧张等原因，很多企业实施“进销存”管理软件往往用来解决企业最迫切问题。不过，企业单独使用了“进销存”软件之后，常常会发现它的功能并不能满足需求，因为“进销存”软件只是对实物数量（企业内部的物流）进行管理，并没有与财务软件相连，并没有与资金流相贯通。企业在管理好内部物流之后就会有进一步对资金流的管理需求。这样，第二步企业就希望把“进销存”软件与财务软件进行连接。很多企业实施“进销存”时常把 “进销存”与财务软件一同投入使用。　　神州数码电子商务事业部ERP高级咨询顾问信彤波认为， “进销存”比较局限的一面还在于它没有计划的概念。采购计划与销售预测都是有依据的。采购计划是根据生产计划来制定的，而抛开生产计划的环节，采购计划做起来比较难，单纯的“进销存”软件在应用采购计划与销售预测的时候有一种水找不到源头的感觉。因而，单纯的“进销存”软件是有一定的局限性的。　　大体来看， “进销存”软件最适合流通型的企业。流通型企业因为没有生产环节，就是“进销存”加财务。对于制造型企业也很适用的，只是对于生产型企业缺少生产这一部分，而没有生产这个环节这个信息系统就不完整。而对于服务型企业，可能使用单纯的“进销存”管理效果就要差一些。　　　　决策者的指南针　　　　“进销存”软件管理采购、销售与库存三个部分连通起来的流程链。管理者首先对库存的情况比较了解，有多少库存，占用多少资金。哪些物料已经买入，就不能再买进，哪些产品积压了，要想办法销售出去。从前没有使用“进销存”软件时，信息不是很灵通，企业为了满足生产，很早就把物料采购进来，采购提前期比较长，资金占用的时间也就比较长。而使用“进销存”软件，就能够以最短的时间采购。在销售方面减少了拖期交货的情况。比如在接订单时，对库存情况不了解，没有生产出产品而接下订单，这样延期交货就不可避免。如果企业对自己的库存很清楚，对于何时交货就有把握，交货期也可以相对确定得准确一些。　　一般建厂时间长，规模比较大的工业企业，库存积压特别多。仓库大，物料多，库存积压是一个老大难的问题，管理者换了几次，几十年的账算不清楚。库存占用了企业相当多的资金。而利用“进销存”软件，所有的物料数据保存在计算机里面，可以实时查询，领导就可以从宏观的角度控制库存的数量。　　“进销存”为企业领导者提供了有力的决策支持。国能富港公司开发二部经理康贵明讲到为一个企业用户——湖北京山机械厂实施ERP，厂长收获颇多的一个例子。　　他的第一个收获是采购企业需求的物料。以前物资科管理比较混乱，某种物料厂家已经不用了，而某些采购人员为了得到回扣，把厂家生产已经不需要的产品购买回来。一方面是资金的浪费，另一方面造成原材料的积压。在使用“进销存”软件之后，厂长可以看到排产之后，哪些原材料需要采购，哪些材料不需要采购。通过把生产计划与库存情况相加得出的物料需求量，和采购员实际采购量对比，厂长发现有两个采购员采购了企业库存已经有，而且并不需要的物料。这两个采购员受到了下岗的处罚，而如果没有这套系统，厂长就很难发现这样的问题。　　第二解决了库存积压的问题。国能富港的软件提供了一个呆滞材料管理的功能。系统可以分析库存中的几百万种库存材料，有些材料购买了几年也一直没有使用。手工统计可能要花相当长的时间：查账本，确定采购时间。而使用ERP软件，工作人员只要把库存的相应的历史单据输入进去，软件就可以分析出某种产品在仓库中已经呆滞了多长时间。如果呆滞时间超出一定界限，企业就要考虑：一种情况是物料的质量有问题，一直没有使用；另一种情况就是购入后在生产中已经不使用这种材料了。企业可以低价把积压的库存产品处理掉，以便得到这部分流动资金，　　第三是销售管理到最终用户。湖北京山机械厂原来的销售方式是面对销售员，厂里面有几十个销售员，厂家先把产品买给销售员，然后销售员再把产品出售给最终用户。厂家只是对销售员进行管理。这种模式下就存在一个问题：销售员把产品提走，厂家代销售员开发票，销售员可能从厂家那里开一个比他实际售出的价格更低的发票。使用“进销存”软件，就可以实现二级管理。一个是对销售员的管理，统计销售员售出多少产品，另一个是针对销售员下面的每一个客户。通过销售模块就可以把销售员与客户的管理集中起来，可以知道每一个销售员出售了多少产品，以什么价位销售出去的。产品销售给用户时会有一个用户跟踪卡，管理者可以通过抽样调查，查出违记的销售员，给予重罚，以利于管理。从前企业的最终用户是销售员，而现在可以管理到最终使用产品的用户，与他们有了沟通的渠道。企业在销售方面管理的力度就加大了。　　在ERP中，信用管理通常作为销售管理的一部分。信彤波提到销售资金及时回款问题。领导者都很重视资金流的管理。“进销存”模块中如果信用管理应用得很好，开始就会产生很好的效果，初见成效的信用管理，往往能够减少20%~30%的应收账。　　“进销存”软件使企业的实物帐算得明白，供应链管理得到加强。对供应商的管理是比较重要的一环，企业就可以选择质优价廉而且供货及时的供应商；而对于客户管理，就可以知道哪些客户在产品到位后回款比较快。　　　　“进销存”的力量　　　　尽管在使用“进销存”软件之初，会有很多业务人员感觉到比较麻烦。首先是用户要熟悉这套软件；其次是软件规范了原来的工作流程；还有可能手工记录与计算机记录并行。最初往往加大了业务人员的工作量，而实际上用起来之后是很方便的。　　首先是信息共享。信息共享带来的好处是很直接的。比如销售库存查询。业务员接到一个订单，可能本地没有货，而在附近的其它地区很可能有。通过系统的查询得到这个信息以后，业务员就可以调拨商品。而没有“进销存”系统，业务员就要打电话到各地去问。这种信息共享所带来的好处是互通有无，方便调拨产品，不至于造成产品太多的积压。　　信息共享在生产环节中也避免了因信息闭塞引起的对同一物料的数量掌握不同的状况。生产部门的车间计划员要想了解某种原料有多少，通常是问车间的材料员。车间的材料员对库存有一个大概的估算，可能会说，目前这种原料大概不够。计划员再打电话给仓库保管员，而仓库保管员可能会说，仓库里还有很多。而与此同时，车间班长有可能打电话给采购员，说某种原料没有了，赶快去采购。对于同样一个物料的信息每个人往往掌握的情况是不同的。如果有信息系统可供查询，显然能够解决由人的因素引起的差错。　　录入的效率与准确性得到提高。开发票时，第一联是存根，第二联给提货方（用户用来提货），第三联给仓库（仓库用来登账），第四联给财务（财务做账）。一个单据在手工账上至少要录入三次，这样的工作的效率是很低的，而且错误率与一次录入相比提高了三倍。现在一次录入，多个部门调用，工作效率提高是显而易见的。至少一张采购的单据从采购部门录入，仓库保管员只要确认一下就可以了，财务做账也是确认一下就可以登账。　　“进销存”涉及到企业管理很细微的方面，对业务管理规范与深度都有影响。无论是从录入还是从统计来讲，工作量越大计算机的优势越明显。业务人员从原始单据录入到出报表，工作量大大减少了，而且数据准确。国能富港的用户格兰仕集团在使用“进销存”系统时，产成品仓库的保管员非常高兴。从前手工单据的录入每天最多时是上万条记录，每天都要把这些数据记录下来。仓库保管员进行入库与出库管理，用笔记录手都写麻了。而更麻烦的是仓库保管员3天要做一个报表。不仅有登录过程，还有统计计算过程，还要按照品种、部门、个人等不同的统计方法统计、汇总。使用计算机系统在统计方面有一个明显的改进。原来仓库保管员要做一天的工作，现在一个小时就可以做完。每天下班之前的一个小时做报表。而报表只要把基础数据输入进去，计算机可以随时统计、汇总，现在可以随时出报表。所以业务人员在统计方面的工作量大大减轻。　　“进销存”是企业实现职能型向流程型管理的一种过渡。在西方工业发达国家，向流程型的管理转变已经基本完成。但在国内，职能型的管理与企业架构基本上都是苏联的模式，向流程型转变有一定的难度。“进销存”作为一种过渡的管理模式，把一些功能点用流程的方式串接起来，为中国的企业实现向流程型管理转变起到相当重要的作用。虽然中国大多数的企业还是各个部门在管理，而“进销存”的应用，使得流程型的管理理念逐渐渗透到管理层与职工的思维中。

发布：2007-03-14 10:58 编辑：泛普软件 · xiaona [打印此页] [关闭]

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