精细化管理的基础——表单模板

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花费大量的精力建立了厚厚的标准化操作手册，但是如果不能找到简单有效的落实方法，也是纸上谈兵，不能落地。特别是大规模重复的流程，复杂的地方不是流程的优化，而是如何找到易于落实的机制，让最佳实践能变成所有人的行为，使流程变得易于操作，才是问题的关键。

“管理制度化、制度流程化、流程表单化、表单IT化”，充分说明了从流程的设计到流程的执行落地的发展趋势。但是实际情况是，在工作同时，鲜少有人会频繁地翻看看厚厚的操作手册，对于企业领导者来说，必须将指导融入到业务操作过程中去，结合到具体操作的表单模板上，并辅助相应的IT工具支持，才能使流程变得可操作和可落地。

表单模板的设计体现了企业的精细化管理水平，其设计有以下关键要点：

第一，通过表单模板设计，落实管理要求和流程优化思路

我们以某企业品牌传播推广管理为例，该企业面临的问题在品牌的传播和推广方面，对同一品牌传播推广主题不统一，线上线下活动之间不协同，总部策划的活动和区域活动之间存在的冲突等，这样会浪费大量的营销资源。通过对问题的分析，确定流程的改进目标：实现品牌的一体化管理，自上而下保证品牌管理的一致性;并决定重点从年度计划制定流程着手进行改进。先在公司发展战略中确定品牌定位和发展目标，接下来根据品牌调研情况确定未来的品牌传播推广主题和策略，依据品牌传播主题，由媒介、品牌推广、公关、销售等部门一起讨论形成下一年的品牌传播推广项目计划。(如表1)显示了该企业品牌传播推广年度计划制定的模板示例。通过这个表单，围绕该品牌既定的品牌传播推广主题，制定年度项目计划。从区域和时间跨度上，检查广告、公关、路演、促销等线上线下活动的配合和协同，从而达成整合营销的目的;另一方面，通过项目目标和预算的对比可以分析不同活动的投入产出，为提高营销费用投入有效性的分析奠定基础。

表1 某企业品牌传播推广年度计划制定模板示例

第二，在表单模板设计中融入操作指导

曾经遇到一个流程上的审批人员抱怨说某申请流程，申请者提报的信息不全的问题导致每次申请流程都要被退回好几次。即使进行系统的企业岗位培训之后，但是由于岗位调动频繁。所以企业管理者不得不重复地做一些工作。那么，难道不能把企业对申请内容的要求和审核标准写在申请的表单模板上，让申请者提前知道呢?

有的企业有大量的工作流，其表单模板设计往往就是申请内容_空格，审批人1、2，3_空格，这样的申请表不但让申请人迷茫，审批人在使用过程中也必须多次查阅制度说明。如果在表单模板的设计中就考虑将流程的检查要求、专业知识融入到表单模板中，直接呈现在使用者面前，使使用者在用时直接对照说明和注意事项，就能够一次性把工作做好。(如表2)显示了某企业合同审批表单模板的部分示例，使合同审批人的工作不只是笼统的签字，更要对照审核要求进行细致的检查。

表2 合同审批表单模板的示例(部分)

第三，表单字段结构化，为后续的经营分析奠定基础

某企业对销售代表的客户走访管理，以前都是走访回来提交一份走访报告，然后出差费用报销，但是客户服务部门的管理者发现，这些走访获取的信息对公司的客户管理没有什么价值，因为一份简单格式的走访报告，其包含的信息根本无法用以统计分析和应用。因此需要对走访表单进一步细化设计，进行字段结构化(见表3)，这样基于标准化的值集选项，可从不同维度进行数据信息的统计，为决策分析提供支持。这也是我们所说的数据标准化工作。通过各业务领域的表单数据标准化，为未来企业搭建经营分析系统奠定了基础。

表3 客户走访表单结构化示例