预算管控与费用报销，不再纸上谈兵

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众所周知，由欧债危机产生的经济影响在全球不断蔓延，时逢金融危机后期调整阶段，企业在不断寻求新的竞争优势和结构化调整的同时，也在探索着自身的开源节流之道。

在与很多企业的接触中，我们经常听到财务总监苦恼：

“我们的预算只是纸上谈兵，往往只起到了事后分析对比的作用，完全失去了预警以及控制的职能。”

“我们的业务人员很多，各类借款长期占用公司大量的资金，严重影响了我们的资金流。”

“费用的归集是一个比较繁琐的问题，究其原因在于报销的规范程度不够，会计人员整天在做一些最基本的工作。”

可见，企业对于如何通过更有效的手段来实现预算的管理与费用的控制，有着迫切的渴求。如何让企业的预算管控与费用报销不再是纸上谈兵，能有效配合企业的发展?信息化手段必不可少。

免费流程管理系统咨询通过对多家企业面临的费用管理难题进行分析，设计出了企业预算管控与费用报销解决方案，见图1。

图1 业务蓝图

该解决方案立足于两个方面：1.预算管理;2.费用控制。同时，又将这两方面进行有效结合，在预算的范围内实现费用的控制，其中包含两个维度：1.部门维度：对部门的日常费用进行管理;2.项目维度：对项目的费用进行管理，无论项目的预算是归属在部门预算中，还是独立进行核算，该解决方案都可覆盖，见图2。

图2 全局监管费用支出

预算管理

预算管理从预算的编制、预算的审核、预算的执行、预算的变更与追加、预算执行情况等多个方面，实现闭环式管理，并能够有效支持企业从上而下、从下而上的预算编制方式。其预算精细度非常高，甚至能支持企业将某类费用的预算分解到个人，如某部门不同员工的不同交通费额度。

从控制方式来讲，对于企业中不同的费用，可采用刚性控制、弹性控制、软性控制等多种方式，为不同类型费用的综合性管理提供了良好的基础(如图3)。

图3 预算管理

费用管理

费用管理通过与预算的结合，使得费用全部在预算的范围内发生，并能及时让管理层掌握到相关信息，对于预算的超支有着很好的预警效果。同时，根据相关的报销标准、差旅标准，更精细地控制员工的日常及差旅费用，使每一笔费用的发生，都在预算与标准的双重控制下，面面俱到，而不会再出现类似在预算范围内超出员工个人标准，或符合个人标准但超出预算的情况了。

最后，结合预算与支出情况，形成统计图表，供决策分析使用。

案例介绍

某国内大型系统集成服务提供商，获得并保有多项国家重大项目所必备的顶级资质，在所涉足的智能交通、轨道交通、数字化水务(水/污水自动化系统)、智能建筑、数字化医疗、公用工程等行业的系统集成项目中处于优势地位。

由于该企业智能集成化项目属于大规模、长周期项目，因此对于项目的质量、费用的控制要求，也就愈发严格。但企业通过一段时间的ERP预算管理后，收效甚微，难以管控项目的费用及相关成果交付物，问题主要体现在以下几点：

1. 项目预算包含在部门预算内，制定月度预算，录入到erp系统中，然而在费用实际发生时，并不按照预算执行，而是实报实销，使得预算失去了管控意义;

2. 项目预算包含在部门预算内，费用发生时，既属于部门费用，又属于项目费用，混淆不清，权责不明，经常发生预算占用的情况，管理层也无法快速地了解到项目的费用情况;

3. 作为项目型企业，项目的费用没有单独管理，在核算项目KPI时数据不准确;

4. 公司出台了项目交付物的交付要求，但是缺少相关强制手段，导致交付物提交的效果不理想、不及时;

5. 以月度的时间单位对项目进行管理，不能直接地分析出项目各个阶段发生的费用情况;

6. 项目费用报销时没有结合预算，使得审批层无法快速了解到费用发生的合理性，对于项目预算的使用情况也无法查询，需要到财务部进行数据整理后才能获得，影响了项目风险的控制及利润的分析。

基于以上这些问题，该公司意识到必须优化管理理念，使用信息化的管理工具，才能彻底解决长期以来项目合同额高，但是费用额度居高不下，项目利润非常低的现象，以实现粗放型成长向集约型成长企业转型。企业希望通过信息化建设，有效地改善因为数据传递、交付物管理、预算及费用控制、信息共享等方面的不足带来的效率和质量问题。

2011年该公司与免费流程管理系统达成合作，启动了财务解决方案项目，对企业管理能力与费控执行力进行了改善与提升。主要涉及以下几点内容：

1. 项目管理

主要加强对项目质量的管理，通过项目经理负责制的模式进行管理，并加强了项目成果交付的要求，以每个项目阶段的费用额度对该阶段的交付物进行强制控制，如果没有提交该阶段的交付物，则无法解冻下一个阶段的费用额度，从而加强了项目组按时按质提交交付物的主观能动性。

2. 预算管理

废除了原本在ERP系统中进行管理的预算部分，在免费流程管理系统的财务2.0系统中落实了这部分的管理;在项目上，建立了项目的预算管理体系，将项目独立出部门预算，由项目经理负责，把项目的预算按照阶段进行管控，严格控制各个阶段的费用，同时完善了部门预算的编制机制，由部门经理和财务部进行沟通，统一提交至事业部负责人进行审核，以此达到控制费用的目的。

3. 费用控制

通过梳理报销标准、借款额度，并出台相应的规章制度，建立相应的指标，从而达到对部门费用及项目费用进行管控的依据，让费用控制达到有据可依。同时，严格控制了员工的借款，以降低企业运营资金呆账、被占用的情况。

4. 财务管理

通过网银接口、A3接口，大大减少了财务记账及网银支付的工作量，通过流程由系统自动生成凭证文件，出纳批量导出网银文件，发送报销到账邮件通知等，加强了员工报销的管理及财务人员的工作效率，缩短了报销的周期和质量，降低出错率，提高员工的满意度。

在经过一段时间的预算与费用管理的项目建设后，对企业的管理进行了有效提升：

1. 对于各事业部总监最关注的项目预算管理，进行了大幅度的改善，建立了项目经理负责、项目总监协调监督的机制，对于项目预算的管控，落实到每一次的费用发生时进行控制，对于项目管理费用的降低，达到了100%的执行力提升;

2. 完善了部门预算的制定机制，一改以往部门经理随便提，领导随便批的局面，从根源上优化了预算的编制，使得预算更为准确、科学、合理;

3. 推进出台了相应的财务规章制度，对于费用控制的要求更为明晰、更有方向;

4. 从多方面对项目、部门的费用进行控制，加强了公司费用的内控水平，整体费用比上一年同期降低了100%，由此而提高的利润为45%。

总而言之，企业只有通过科学有效的手段进行管理，才能让预算管理与费用的控制不再是纸上谈兵，才能更好地推动企业更快发展。