项目型组织成本管控的最佳实践

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预算编制过程复杂，项目经理难以统一标准对预算进行预估;

项目预算审批不规范，审批过程受人为因素影响较大;

预算执行过程无法对项目实际任务开展进行有效跟踪、报告，导致领导无法实时了解公司状况;

项目利润难以真实反应，项目考核难度大;

项目众多，缺乏多项目综合运营视图，无法有效地管理和监控;

……

项目型企业在项目管理过程中，常常遇到上文所述的这些困难。从管理角度来讲，怎样的项目才能算作一个成功的好项目?

通常对企业来说，能使企业收入增加、成本降低、服务质量保证，并带来持续收入，就是好项目的范畴。其中，项目成本管控作为项目管理核心三要素之一，是长期困扰着项目管理者的一大难题。

免费流程管理系统咨询通过对项目型企业预算管理难题进行深入研究，重点关注人力成本与项目费用的规划与管控;通过对项目预算的编制、项目费用的报销、项目工时的填报等方面的设计，提出了项目预算及费用管控解决方案，主要有以下几点内容：

1.预算制定规范化：在预算制定方面，对不同的项目类型，制定差异化的费用标准，以便更精细、准确地制定项目预算，为后续项目开展过程中的费用把控奠定基础;

2.预算控制多样化：在预算的控制方式上，针对不同的费用，采取多样化的控制方式，以应对财务及业务上的需要;

3.费用控制全面化：在项目费用与成本的归集上，做到全面化，包括项目人力成本、项目费用、外包费用、劳务费用、税费、业务费用等，结合收入，有效、快速地核算出项目的利润情况;

4.统计分析实时化：整合系统中的项目预算信息、费用信息，准确、实时地反应项目的经营与预算执行情况，为资源优化与决策分析提供切实的保障。

案例介绍

宜信公司(化名)是一家项目型管理企业，日常公司同时在运作的项目数量众多，对于项目预算管控、项目资源使用、任务跟踪管理、项目成本控制等方面都存在很高的要求。

随着公司业务规模不断扩大，员工快速增多，对“人”的管理也越来越高。由于该公司业务类型较多，各业务单元独立核算，财务核算难度加大。

宜信公司在项目管理方面存在以下困惑：

1. 项目预算执行过程无法与项目实际任务开展进行有效跟踪、报告，导致领导无法实时了解各项目状况;在项目核算时，预算往往超期，项目预算无法有效监控;

2. 人力成本高，当多个项目共同运作时，项目资源难以得到有效协调;

3. 项目执行过程的监控缺少主动获取权，项目经理、项目总监、各层领导之间信息不共享，难以统一全面地对项目进行管控;

4. 项目利润难以真实反应，项目财务风险管理难以有效支撑，考核难度大;

5. 会计核算复杂。不同类型的收入确认原则都不同，存在完工百分比和合同收入确认两种方式，难以及时准确地对项目进行核算;

宜信公司希望通过对企业项目预算管理能力的提升，使管理层不再做“拍脑袋”的决策，不再凭感觉开展管理和运营工作，而是基于客观的事实和准确的信息与数据，对企业人力、财力、物力进行合理分配，对企业业务流、资金流进行全方位、全过程、全员参与的全面管理。

免费流程管理系统对于宜信公司的管理难题，提出了如下解决方案：

1.建立完善的项目预算管理体系。建立项目预算编制、执行、控制、调整、考核全生命周期的预算管理体系，帮助企业做到各个项目的事前计划、事中控制、事后分析。

制定统一规范的多维度核算体系，明晰费用类型、会计科目和预算科目;

确定不同类型项目收入确认原则、项目费用比例、奖金分配原则;

明晰项目成本各项指标：项目人天成本、不同类型合同的税费、期间费用报销标准等;

规范项目预算超支时的监督把控机制;

有效划分部门常规费用预算与主营项目预算，形成差异化管理。

2.项目费用闭环式管理。

结合项目预算，在费用申报时，做到有预算可依，有预算必依，严格管控每一笔项目费用的开支。真正有效、实时地通过预算对费用进行控制，并配合相应的报销标准，从多个维度加强管控力度。

3.项目预算监控体系建立。

明确各项目执行过程的费用预警原则、费用报销标准;

加强项目各阶段完工的监控力度，以输入输出物作为强制手段，冻结或开启项目下一阶段预算;

结合工时填报、合同收入等多方面要素，全面地监控项目的费用成本支出情况;

协同项目过程中的各个要素，如文档资料、项目人员、费用支出等，为项目信息需求者提供全面的项目信息。

4.统一数据平台的建立。

将预算管理、财务核算系统、HR系统等企业内多个系统基础数据统一，包括组织架构、员工信息、岗位、财务核算信息、账套、科目等。

5.经营决策分析。

提供各项目利润分析报表、项目预算执行情况表、项目费比表、项目利润预估表、人力资源视图表等，从图表数据上，做到“来源真实，引导决策”，切实为项目的事中控制起到保驾护航的作用，对未来项目的开展起到引以为戒的效果。

该项目实施的特点与优势有：

1. 建设项目预算管理体系，从项目预算编制、审批、变更、跟踪角度去进行项目预算管理，见图1。

图1 项目管理流程图

从财务角度，将项目成本构成按性质划分，分为直接成本和间接成本，主要为：人力成本+项目费用+销售费用+税费+外包费用/采购成本，项目周期长，核算内容多，只有高效准确的计算项目成本，才能有效地对成本支出进行有效控制。

根据对项目成本的分析，从而制定项目全面预算管理，从项目收费人天成本(项目各阶段不同成员成本)、项目期间费用(包括差旅、交通、餐费、通讯费、团队建设费、客户联谊费等)、项目奖金、外包费用、合同税费等多种费用的预测，进行项目预算编制。在项目成员在各阶段活动过程中，对正在发生的费用进行实施管理，随时监控项目预算是否在各阶段计划中，有效地对项目风险进行及时预警。在项目各阶段工作完成时，能够及时确认各阶段收入，项目结项时，可快速统计项目利润，便于公司后期对项目进行考核评价。

通过项目预算管控系统实现对每个项目、每个部门、每个人员的成本支出进行记录、查询、分析与管控，并能够对每个项目的合同执行情况进行监控、提醒、查询与汇总。精确成本管理让多人的工作由一人完成，人力资源大大节省;核算过程透明公开，核算准确率高;预算控制体系化操作，让降低成本不再成为空谈;实现综合统计、实时查询，使得管理决策有依有据。

2. 财务集中化管理，会计核算集中化，实现会计信息的即时、准确。

在该公司项目预算管控项目中，根据财务集中管理要求，做了以下提升：

集中化数据管理，建立统一的数据管理平台，将财务业务统一管理，减少多系统基础数据不同导致的凭证不准确;

实现多核算体系管理，满足多账套管理要求;

制定统一规范的科目体系，解决会计核算规范化问题;

建立科目与业务之间的关系，满足不同业务对财务核算的要求;

提供标准化数据接口，满足不同系统间数据传输;

精确及时的数据分析报告，可根据管理要求快速响应。

3. 项目协同管理，结合项目三要素，对项目时间、质量、成本进行有效管理，并协同合同、人员、知识进行有效的结合管控，更加精确项目管理。

4. 有效的决策分析，准确进行数据分析，把握正确的经营方向。

提供各种项目报表，如项目利润预测看板、每月项目毛利率预估、项目可控利润报表、项目人员工时统计等。

项目型企业只有进行了科学的项目预算管理与成本控制，才让决策不再“拍脑袋”，才能有客观的分析数据推进企业的管理和运营，才能为企业从粗放型管理到精细型管理的跨越式发展创造有利条件。