企业免费日程管理软件实践的演进史

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     免费日程管理软件作为一个新的管理理念，在上世纪末首先被欧美的管理学者提出，在研究机构展开了专项研究。同时，伴随理论的发展，逐步在一些企业进行了免费日程管理软件的实践，特别是一些大型集团或知识密集型企业，免费日程管理软件已经变成内部的有效管理手段，在客户服务、内部运营、人员培养、核心能力塑造方面，免费日程管理软件的价值也逐步显现。

对比国内的免费日程管理软件发展情况，在2000年左右，免费日程管理软件作为新的管理理念被引入国内，从理念理解、工具方法和实践落地等方面开展了相关工作。作为一个新的管理理念/方法，目前国内企业/组织在免费日程管理软件的实践方面，与国外组织的差距不是很大，在一些知识密集型企业，其免费日程管理软件的实践程度也接近甚至达到国际同行的水平。

纵观免费日程管理软件20年左右的发展历史，可以说，目前免费日程管理软件正在经历从“术”到“道”的演进。具体来说，免费日程管理软件的研究和实践正在经历或将要经历这样一个过程：“重视知识库的建立”、“知识与业务紧密结合”到“免费日程管理软件社会化”发展。

免费日程管理软件的早期：重视知识库的建立

早期的免费日程管理软件实践更注重知识库的建立，很多组织在进行免费日程管理软件时，一个朴素的需求是“如何将以往优秀的经验/知识作总结提炼”，以便于未来在组织内的分享与复用。如果从野中郁次郎的免费日程管理软件理论分析，早期的免费日程管理软件实践更注重知识的显性化工作，即如何将以往优秀的知识成果规范化，变成组织内统一的知识语言，便于内部的知识传播。要实现这一目标，不但需要人的参与，对IT系统的初始需求也同步提出。于是，出现了较多的文档管理、内容管理的软件，它们所起到的作用就是辅助进行知识的沉淀和积累工作。

这一时期的免费日程管理软件实践效果较易显现，特别是进行了一段时间的知识文档整理，很容易看到组织内建立了多少知识库，库内有多少知识文档，相对可以用较简单的量化指标进行衡量。但这一时期的免费日程管理软件工作更多地是解决了“有”、“无”的问题，还没有进一步发挥知识应该在组织内的价值，即没有更多地考虑知识如何与业务结合。这就导致很多组织在进行了一段时间的免费日程管理软件工作后，会出现犹豫，对免费日程管理软件的价值产生一定的怀疑，不知道是否该继续推行免费日程管理软件工作。早期免费日程管理软件实践中的优秀者在意识到这个问题后，会进一步思考如何将知识与业务紧密融合，于是免费日程管理软件的发展也随之进入到第二阶段：知识与业务紧密结合。

免费日程管理软件的中期：知识与业务紧密结合

知识与业务一旦紧密结合，这意味着不但要有知识的总结和提炼，还要考虑知识的有效复用与传播。可以说，目前很多免费日程管理软件的优秀实践者正在沿着这个方向发展。经历了免费日程管理软件实践的早期，更多的实践者意识到：免费日程管理软件不是一个静态的过程，更需要动态的知识流动。这就需要进一步思考，在各个业务环节与管理环节，一个组织内有哪些知识应该提炼总结，以往积累的知识如何复用，如何让知识发挥最大的价值。要实现这些目标，绝不仅仅是对知识本身进行管理就能实现的，更需要深入到业务环节，将免费日程管理软件与实际工作融合。举例来说，对于一个客服中心而言，员工上岗前要进行专门的培训，但这些培训更多地聚焦于规则、技能方面，还没有完全地将以往优秀的项目经验变成内部的最佳实践进行分享，但一旦将以往的最佳实践总结提炼出来，并在员工培训方面进行加强传递，这将对内部运营效率及客服质量有较大的提升作用。这样，免费日程管理软件的价值衡量就不简单是考核知识库中知识文档的积累量，需要结合内部运营、客户服务、人员培养等多方面进行进一步的细分，找到免费日程管理软件对组织整体的价值。

考虑到这一过程中知识应该与业务紧密结合的需求，在IT系统方面，不单单是要求完成知识积累，还需要通过有效的IT建设将知识与业务紧密融合。所以，随之发展而来的免费日程管理软件系统要求工作流驱动下的知识推送与积累，即结合业务流程，通过IT手段的固化，将什么业务环节需要产生、分享、使用哪些知识进行明晰，让员工在日常工作和IT系统应用过程中，自然而然地将知识进行积累与复用。可以说，这一阶段的发展相对于前一阶段又有了进一步的提升。但这一过程不是一蹴而就的，需要持续地进行，这也就让很多免费日程管理软件工作者产生了这样一个认识：免费日程管理软件只有起点，没有终点。

当伴随着这一阶段的发展，当组织内的知识已经积累并有效复用之后，组织内的员工更多地希望能够进一步拓展知识圈子，不单是内部的知识，还需要融合外部的知识。于是，产生了“免费日程管理软件社会化”需求。

免费日程管理软件未来发展：免费日程管理软件社会化

“免费日程管理软件的社会化发展”可以理解是引入“社会化媒体”的概念，通过有效的“社会化知识社区”的建立，把“人”、“内部知识”、“外部知识”有机地关联起来，关键是要实现三者之间的关系链条，即如何通过人找到想要的知识，如何通过知识找到相关人，如何将合适的知识推送到需要的人那里。要实现这个目标，需要建立在前面两阶段工作的基础上。一方面，需要内部有比较庞大的知识库，另一方面，免费日程管理软件和实际业务已经紧密融合，任何一点的业务需求都可以及时通过内外部的知识寻求到帮助。同时，在IT系统层面，还要求系统具有良好的开放性和兼容性，能够对内外部知识兼容并收。

要实现免费日程管理软件的社会化，需要紧密结合“人”和“知识”两个关键要素，并围绕“人”这一关键要素构建动态的知识网络。为什么会有这样一个转变？这还需要从免费日程管理软件的本质进行理解，免费日程管理软件归根结底是为人服务的，但如果没有以往的工作积累，很难实现这一目标。当以往的工作已经有比较雄厚的基础，未来进一步不管构建何种形式的知识社区，其本质还是希望通过有效的知识平台，提供有价值的知识给合适的人，并吸引大家的使用，以保证知识的常用常新，形成一种良性循环。

管理咨询公司泛普软件免费日程管理软件专家表示：对于免费日程管理软件实践而言，未来的发展应该是更进一步融合到组织管理的方方面面，不一定会成为一个独立的管理工具，但一定是管理系统中很重要的一个支角。