看凤凰新媒体如何做费用管控？

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2013年1月11日对于凤凰新媒体财务部来讲，是个值得记住的日子。这一天，凤凰新媒体预算及费用报销控制系统(凤凰网内部简称“凤凰预报系统”，下同)在全公司成功上线。短短三个月，凤凰预报系统应用已初见成效。

凤凰新媒体(纽交所代码：FENG)是全球领先的跨平台网络新媒体公司，整合旗下综合门户凤凰网、手机凤凰网和凤凰视频三大平台，秉承"中华情怀，全球视野，兼容开放，进步力量"的媒体理念，为主流华人提供互联网、无线通信、电视网三网融合无缝衔接的新媒体优质内容与服务。

凤凰新媒体在不断寻求新的竞争优势和结构化调整，抓住市场机遇快速发展的同时，如何规划公司的“钱袋子”，合理“节流”;如何合理的进行成本控制，让费用不“乱流”就势在必行了。在这样的背景下，凤凰新媒体与免费审批系统强强联手，着力打造预算及费用报销控制系统。

那么从2012年8月21日到2103年3月31日，凤凰新媒体与免费审批系统联合项目都做了哪些事情，发生了哪些故事，让凤凰新媒体在短短七个多月的时间，费用管控有了如此明显的改变呢?

历时一个半月建立了系统蓝图

在项目开始前，凤凰新媒体财务部对凤凰预报系统想解决什么问题是有一个相对明确的构想的，重点是一个“控”字，即如何合理有效的控制费用，并且能够实时的提供执行数据，便于发现预算执行中出现的问题，进而对实际业务进行干预。这一点与免费审批系统预算及费控方案2.0的设计理念是完全吻合的，这既是双方合作的基础，也是凤凰预报系统解决方案的框架。基于这个出发点，免费审批系统项目组结合凤凰新媒体的业务以及现有的IT基础规划出了凤凰预报系统蓝图。当然整个规划过程并不是一帆风顺的，有些问题双方可能会讨论、沟通许多次才达成共识，最终系统蓝图得以最终完成。整个解决方案既兼顾了现有业务，也考虑到了未来发展与外部接口，同时也为系统实施过程中的系统切换包括期初数据的录入留有了余地。

灵活的产品为解决方案的实现提供了保障

在需求中既包括分期及全年预算，又包括费用的事前申请(项目立项申请、业务支出申请)对预算的占用，同时还有预算执行期间既有可能占用申请，也有可能直接占用部门预算，同时还包括了费用的预估、报销流程冲抵预估以避免重复占用预算等等一系列复杂的业务逻辑，过程中还夹杂着要符合SOX法案的相关规定。除了业务逻辑关系，同时还包含了凤凰预报系统与AD域、HC-HR系统、NC核算系统、招商银行网银等等的接口。

免费审批系统预算及费控方案2.0的最大的优势就是在产品基准功能的基础上，可以根据业务需要，自定义表单模板和流程，并通过后台的对不同流程和基础数据的权限定义来实现业务需求，并可以根据相关的接口，完成项目所需要的二次研发。

纵向流程测试，横向先部分部门再全公司上线的策略

为了保证系统能顺利上线，减少业务部门大批量报销时可能出现的各种问题，联合项目组特制订了部分部门先试运行，边录入期初数据，边进行测试的方案，以校验系统各方面可能存在的问题。从2012年12月16日起，部分部门先期试运行，经过近一个月的试运行，在2013年1月11日系统正式全面上线。

双方项目组全身心的投入

为了项目能顺利上线，联合项目组成员都投入了巨大的精力。凤凰新媒体从财务总监到CFO，只要项目需要，也全力支持配合。整个实施过程严格按照审计要求，从调研初期的资料获取、到需求分析、再到方案设计、系统配置实施、二次研发、业务测试及性能测试、期初数据准备并录入、系统上线全方位立体培训、系统上线问题维护、日常维护交接等等都有严格的文档记录和跟踪。不但如此，在系统上线后，对于一些小的业务调整引起的系统配置上的改变，也进行了记录，一并反应到最终的需求分析说明中。并且在系统培训过程中对系统的一些关键点进行了总结整理成视频文件，方便大家学习使用。正是因为联合项目组在实施过程中从大处着眼，小处着手，才保障了项目的成功上线。

系统上线给凤凰新媒体带来的改变及价值

经过联合项目组四个半月的努力，系统成功上线。对于管理层来说风险比效率对于一个信息化系统来说重要的多。凤凰预报系统不但解决了费用的控制风险问题，整个控制过程符合SOX法案的相关规定，而且流程流转效率也得到明显的提升，公司对钱袋子的管理更好了。

1、对于普通员工来讲，费用报销操作更加规范，可以实时查看流程的审批过程，不会因为领导出差或其他不便而造成报销周期拖长;

2、对于部门领导来说，系统实时提供当前可用预算大大加快了审批的决策依据，并且可以根据公司制度将流程授权并且可以及时了解部门预算的执行情况;

3、对于项目经理来讲，在流程审批的同时就可以试试了解自己所在项目的预算执行情况;

4、对于预算分析人员来说，摒弃了繁琐的手工控制，取而代之的是直接从系统中获取相关的数据为经营分析提供数据支持;

5、对于公司VP来讲，满足条件的小金额报销流程批量审批，使得审批过程更加的便捷和高效;并且亦可以掌握主管部门的预算执行情况;

6、对于出纳来讲，与招商银行网银的对接，大大减轻了网银的手工录入量，使办公变得更加的便捷;

7、对于总账会计来讲，省去了繁琐的凭证录入过程，凤凰预报系统自动生成会计分录，轻轻一键，自动导入到NC账务核算系统中;

8、对于系统维护人员来讲，系统提供了组织架构的同步功能，每个月只需简单操作，就可以将HR部门维护的组织架构自动同步到本系统中，保证了公司基础信息的唯一性。