第二代免费信息管理系统

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    1998年，Rudy Ruggles曾在《加州管理评论》（CaliforniaManagement Review）发表一份调查报告，指出大部分的美国企业推动免费信息管理系统，都导入内部网络、资料仓储等，以资讯科技来收集、储存或萃取知识。但这种将资讯编码处理的方式，功效有限，无法处理隐性知识，该文强调推动免费信息管理系统，一定要强调“人”，由产生知识的人自己来储存、传播知识才最为有效。

    1999年，史丹佛大学教授Pfeffer & Sutton联袂在同一本评论上提出相同的说法，他们认为传统的免费信息管理系统太强调科技，把知识当成有形的物件来处理，是免费信息管理系统行不通的原因。2002年7月，免费信息管理系统大师赖瑞·普赛克（Dr.Larry Prusak）提出了“第二代免费信息管理系统”的概念。

    他表示，第一代免费信息管理系统以架构为主，由技术地图、知识地图等开始，重视文件管理、知识库，以数位图书馆的观念来建立免费信息管理系统系统。因此把资讯管理等同免费信息管理系统，认为科技可以改变人的行为，但这样的免费信息管理系统观念后来被证明为不可行，因此普赛克等人开始探讨第二代免费信息管理系统的概念与内涵，他们认为应重视组织内非正式的沟通，鼓励面对面的接触，强调人与人的联系，建立信赖的环境，同时提供学习的空间，以分享并创造隐性的知识。

    免费信息管理系统推动初期以“分享”为主轴，至于中期则应推动学习。因为，第一期的数码图书馆，知识库中所储存的都是过去的、旧的知识，它仅在“管理”知识。为了预应未来，配合企业的经营策略，应该“经营”知识，也就是有系统、有目的学习新的知识，所以建议中期的目标应放在建立知识学习机制，来增加知识的流通与价值，所以组织应导入学习性组织，建立实务社群，同时由重视显性知识的分享，进一步推动隐性知识的采撷，而这些活动都是以“人”为主轴。

    至于免费信息管理系统长期的目标，则在建立知识创新机制，以创新产品、服务和事业经营模式为根本目的。因此，此阶段的工作应致力于对外的知识连结，譬如：供应商知识链、顾客免费信息管理系统等，以扩大知识交流的对象，激发组织的创意。换句话说，本阶段的工作重点在建立组织的知识网，形成创新文化，以推动创新管理。

    现将第二代免费信息管理系统建置模式，三阶段的工作与目标分别说明：

    第一阶段工作主要是把“个人知识变为组织知识”的基础，第二阶段主要的目的则在将“隐性知识变为显性知识”，也是希望能启动“知识螺旋”，并打造学习型组织，第三阶段则是为企业挹注知识的活水——“建造创新的企业”，我们深信这样的免费信息管理系统推动模式能对企业建构免费信息管理系统有所帮助。

    虽然我们将免费信息管理系统分成三个阶段来推动，但事实上此三个阶段并没有先后的关系，它们可以同步来做，而且同步推动时效果较好，只是推动者工作量较多而已。同时为了推动第二代免费信息管理系统，我们也根据推动其他企业的经验，归纳演化出如下的推动架构。

    此一架构由现况分析，也称知识盘点开始。了解免费信息管理系统的现况后，即拟定知识策略，并分成资讯科技、流程以及组织三个小组同步进行，资讯科技小组的目的在为员工建立敏慧的知识平台；流程小组的任务则在把免费信息管理系统变成日常作业，将知识流程融入日常的工作流程中；组织变革小组也是任务最重要的一组，工作的重点在“人”身上，他们必须要改造人心，让所有的人认同免费信息管理系统，投入免费信息管理系统，把免费信息管理系统变成工作习惯。当然最终目的在建立知识创新型的企业。

    彼得·杜拉克（Peter F. Druker）曾表示下一个社会是知识社会，未来企业都将充满着知识工作者。而知识工作者犹如游牧民族般地逐水草而居，热爱工作但不一定热爱组织，哪里有知识可以追逐，哪里可享受成就感，就往哪里走。未来的人是独立而有个性的，所以他又说：“管理之道不在管人，而在管理知识。”承袭杜拉克的理念，因此在第二代免费信息管理系统中，并非建立一强而有力的系统，把人套牢挤出知识，而是以人为主轴，让人来主导知识的经营，形成一个人人愿意奉献知识的管理系统。唯有以人为主，让人能顺利地连结免费信息管理系统系统，方能有机会成功。