采购订单管理与格式

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采购订单管理
    采购订单是采购过程中的重要组成部分之一，是企业采购业务流程中的必不可少的前提条件。采购订单利于采购业务处理过程中一目了然，查询和了解收货、订货等各项事务的执行情况，从而满足企业对物料的需求，降低成本，提高物料质量。

一、采购订单的概念

    采购订单的订单是指企业采购部门在选定供应商之后，向供应商发出的订货单据。采购订单是采购双方订立采购合同的重要依据，它包括了采购所需的重要细节信息，包括采购数量、商品规格、质量要求、采购价格、交货日期、交货地址等。

二、采购订单的内容

　　1、价格条款
　　价格是指交易物料每一计量单位的货币数值。价格条款的主要内容有价格术语的选用、结算币种、单价、总价等。具体包括计量单位的价格金额、货币类型、交料地点、国际贸易术语、物料定价方式等。
　　2、质量条款
　　质量是指物料所具有的内在质量与外观形态的综合，包括各种性能指标和外观造型。条款的主要内容有技术规范、质量标准、规格、品牌名。
　　在采购作业中，需以最明确的方式去界定物料可接受的质量标准，一般有以下三种方式来表达物料的质量：
　　1)用国际标准、国家标准或行业标准来界定物料的质量标准。
　　2)用图纸或技术文件来界定物料的质量标准。
　　3)用样品来界定物料的质量标准，当用文字或图示难以表达时，常用样品来表示，同时样品也可作为物料的辅助性规格，与图纸或技术文件结合使用。
　　3、包装条款
　　包装是为了有效地保护物料在运输存放过程中的质量和数量要求，并利于分拣和环保，把物料装进适当容器的操作。包装条款的主要内容有包装材料、包装方式、包装费用和运输标志等，具体包括标识、包装方式、材料要求、环保要求、规格、成本、分拣运输标志等。
　　4、数量条款
　　数量是指采用一定的度量制度对物料进行量化，以表示出物料的重量、个数、长度、面积、容积等。数量条款的主要内容包括：交料数量、单位、计量方式，必要时还应清楚说明误差范围。
　　5、检验条款
　　在一般的买卖交易过程中，物品的检验是指按照合同条件对交货进行检查并验收，涉及质量、数量、包装等条款，主要包括检验时间、检验机构、检验工具、检验标准及方法等。
　　6、装运条款
　　装运是指把物料装上运载工具并运送到交料地点。装运条款的主要内容有运输方式、装运时间、装运地与目的地、装运方式(分批、转运)、装运通知等。在FOB、CIF和CFR合同中，供应商只要按合同规定把物料装上船或其他运载工具，并取得提单就算履行了合同中的交料义务，提单签发的时间和地点即为交料时间和地点。
　　7、保险条款
　　保险是企业向保险公司投保，并缴纳保险费的过程。物料在运输过程中受到损失时，保险公司会依据投保单向企业提供经济上的补偿。保险条款的主要内容包括：确定保险类别及其保险金额，指明投保人并支付保险费。依据国际惯例，凡是按CIF和CIP条件成交的出口物料，一般由供应商投保；按FOB和CPT条件成交的进口物料由采购方办理保险。
　　8、支付条款
　　支付是指采用一定的手段，在指定的时间、地点，使用确定的方式付货款。支付条款中应说明以下内容：
　　1)说明支付手段，可以有货币或汇票两种方式，一般是汇票。
　　2)说明支付时间，包括预付款、即期付款、延期付款。
　　3)说明付款方式，可以是银行提供信用方式(如信用证)、银行不提供信用但可作为代理(如直接付款和托收)方式。
　　4)说明支付地点，一般是付款人或指定银行所在地。
　　9、仲裁条款
　　仲裁协议为仲裁条款的具体体现，是指买卖双方自愿将其争议事项提交第三方仲裁机构进行裁决。仲裁协议的主要内容包括：仲裁机构、适用的仲裁程序、运用地点、裁决效力等。
　　10、不可抗力条款
　　不可抗力是指在合同执行过程中发生的、不能预见的、人力难以控制的意外事故，如战争、洪水、台风、地震等，致使合同执行过程被迫中断。遭遇不可抗力的一方可因此免除合同责任。不可抗力条款的主要内容包括：不可抗力的含义、适用范围、法律后果、双方的权利义务等。

三、采购订单的格式

    采购订单的样式和在公司内的传递路线各不相同。不过，任何实用的采购订单所必备的要素均包括头部、正文和尾部。
　　1)订单头部，包括订单名称、订单编号、采供双方的企业名称、签订地点、签订时间。
　　2)订单正文，包括物料名称与规格、物料的数量条款、物料的质量条款、物料的包装条款、价格条款、运输方式、支付条款、交料地点、检验条款、保险条款、违约责任条款、仲裁条款、不可抗力条款等。
　　3)订单尾部，包括订单份数及生效日期、签订人的签名、采供双方公司的公章。

四、采购订单制订步骤

    采购订单的制定步骤可以归纳为以下四个步骤：
    (一)准备订单计划
　　准备订单计划详细步骤主要有四个方面的内容：接受市场需求、接受生产需求、准备订单环境资料和制作订单计划说明书。
　　1、接受市场需求。市场需求是商品采购的发动机，要想制订比较准确的订单计划，必须熟悉市场需求或市场销售情况。对市场需求的迸一步分解便得到商品需求计划。企业的年度销售计划一般在上一年的年末制订，并报送至各个相关部门，同时下发到销售部门、计划部门、采购部门，以指导全年的供应链运转；企业根据年度销售计划制订季度、月度的市场销售需求计划。
　　2、接受生产需求。生产需求对于采购来讲可以称为生产物料需求。生产物：料需求的时间是根据生产计划而产生的，通常生产物料需求计划是订单计划的主：要来源处。为了利于理解生产物料需求，采购计划人员需要深入熟知生产计划以：及工艺常识。在MRP系统之中，物料需求计划是主生产计划的细化，主要来源于生产计划、独立需求的预测、物料清单文件、库存文件；编制物料需求计划的：主要步骤为：(1)决定毛需求；(2)决定净需求；(3)对计划订单下达日期和订单数量。
　　3、准备订单环境资料。准备订单环境资料也就是准备供应商群体供应信息资料。准备订单环境资料是准备订单计划中一个非常重要的内容。订单环境是在：订单物料的认证计划完毕之后形成的，订单环境资料主要包括：
　　(1)订单物料的供应商信息。
　　(2)订单比例信息。对于有多家供应商的物料，每一个供应商分摊的下单比：例由认证人员产生并给予维护。
　　(3)最小包装信息。
　　(4)订单周期。它是指从下单到交货的时间间隔。
　　订单环境资料一般使用信息系统管理，必要时订单人员可从中查询了解生产：所需物料的采购环境。
　　4、制作订单计划说明书。制作订单计划说明书也就是准备好订单计划所需的资料。其主要内容包括：
　　(1)订单计划说明书，包括物料名称、需求数量、到货日期等。
　　(2)附件。内容有市场需求计划、生产需求计划、订单环境资料等。
　　(二)评估采购订单需求
　　评估订单需求是采购计划中非常重要的一个环节，只有准确地评估订单需：求，才能为计算订单容量提供参考依据，以便制订出好的订单计划。它主要包括以下三个方面的内容：分析市场需求、分析生产需求、确定订单需求评估订单需：
    1、分析市场需求。订单计划不仅要考虑生产计划，还要考虑市场需求，分析根据市场需求制订的要货计划的可信度，仔细分析市场合同签订数量、合同剩余量的各项数据，研究其变化趋势，全面考虑要货计划的规范性和严谨性。只有这样，才能对市场需求有一个全面的了解，才能制订出一个使企业远期发展与近期实际需求相结合的订单计划。
　　2、分析生产需求。分析生产需求，首先要研究生产需求的生产过程，其次是分析需求量的要货时间。
　　3、确定订单需求。根据对市场需求和对生产需求的分析结果，就可以确定订单需求。通常来讲，订单需求的内容是指通过订单操作手段，在未来指定的时间内，将指定数量的合格物料采购入库。
　　(三)计算订单容量
　　计算订单容量也是采购计划中的重要组成部分，只有准确地计算订单容量，才能对比需求和容量，经过综合平衡，最后制订出正确的订单计划。计算订单容量主要有以下四个方面的内容：分析项目供应资料、计算总体订单容量、计算承接订单量、确定剩余订单容量。
    1、分析项目供应资料。在采购过程中，物料和项目都是整个采购工作的操作对象。对于采购工作而言，在目前的采购环境中，所要采购物料的供应商的信息是一项非常重要的信息资料。例如某企业需要设计一家练歌房的隔音系统，隔音玻璃棉是完成该系统的关键材料。经过项目认证人员的考察，该种材料被垄断在少数供应商的手中。在这种情况下，企业计划人员就应充分利用这些情报，在下达订单计划时就会有的放矢了。
　　2、计算总体订单容量。总体订单容量是多方面内容的组合，一般包括两方面内容：一方面是可供给的物料数量；另一方面是可供给物料的交货时间。
　　3、计算承接订单容量。承接订单量是指某供应商在指定的时间内已经签下的订单量。承接订单容量的计算过程较为复杂。
　　4、确定剩余订单容量。剩余订单容量是指某物料所有供应商群体的剩余订单容量的总和。用公式表示为：物料剩余订单容量=物料供应商群体总体订单容量一已承接订单量。
　　(四)制订订单计划
　　制订订单计划是采购计划的最后一个环节，也是最重要的环节。这一环节主要包括以下四个方面的内容：对比订单需求量和订单容量、综合平衡、确定余量认证计划、制订订单计划。
    1、对比需求与容量。对比需求与容量是制订订单计划的首要环节，只有比较出需求与容量的关系才能有的放矢地制订订单计划。如果经过对比发现需求小于容量，即无论需求多大，容量总能满足需求，则企业要根据物料需求来制订订单计划；如果供应商的容量小于企业的物料需求，则要求企业根据容量制定合适的物料需求计划，这样就容易产生剩余物料需求，需要对剩余物料需求重新制订认证计划。
　　2、综合平衡。综合平衡是指综合考虑市场、生产、订单容量等要素，分析物料订单需求的可行性，必要时调整订单计划，计算容量不能满足的剩余订单容量。
　　3、确定余量认证计划。在对比需求与容量的时候，如果容量小于需求就会产生剩余需求，对于剩余需求，要提交认证计划制订者处理，并确定能否按照物料需求规定的时间及数量交货。为了保证物料及时供应，此时可以通过简化认证程序，并由具有丰富经验的认证计划人员进行操作。
　　4、制订订单计划。制订订单计划是采购计划的最后一个环节，订单计划做好之后就可以按照计划进行采购工作了。一份订单包含的内容有下单数量和下单时间两个方面：下单数量=生产需求量一计划入库量一现有库存量+安全库存量下单时间=要求到货时间一认证周期一订单周期一缓冲时间。
    总之，采购订单是采购管理中的一个重要内容，采购人员通过采购订单获取更多的信息，便于更好地执行采购业务工作，完善采购业务。