采购部门管理

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采购部门管理
    为加强企业采购部门的管理工作，充分调动员工的工作积极性与主动性，促使采购部门人员能按照正常的秩序执行工作，更完善地完成各项工作任务，满足企业需求，特制定了本采购部门管理规范。

采购的基本内容及注意事项

1、采购部门的职能
    采购部门的职能主要包括：
    （1）调查和掌握生产所用物料的供货渠道，寻找物料供应来源。
    （2）及时掌握所需要的采购信息，保持良好的内部沟通。
    （3）建立供应商档案，与供应商联络，以防止紧急状况时找不到替代的供应商。
    （4）对供应商的供应价格、材料质量、交货期等作出评估，了解公司主要物料的市场价格走势，制作采购文件，采购所需的物料。
    （5）参考原料市场行情，要求供应商报价。
    （6）按照采购合同协调供应商的交货期。
    （7）协助物料控制部门对呆滞料与废料进行预防和处理。
    （8）协助质量部门检查进厂物料的数量与质量。
2、采购成本控制
    降低采购成本的途径主要有：
    （1）寻找更可能代替的物料。
    （2）寻求更合适的供应商。
    （3）改善采购技术，比如增加采购数量。
    （4）改善储运方法，降低库存。
    （5）改进原有设计。
    （6）实行标准化采购。
3、采购的质量保证协议主要作用与内容
    （1）质量保证协议的作用：
    ①对供应商明确地提出质量要求，协议中规定的质量要求和检验、试验与抽样方法应得到双方认可和充分理解。
    ②通过与供应商的配合来保证采购产品的质量。
    （2）质量保证协议的要求：
    ①质量保证协议应当明确检验的方法及要求。
    ②质量保证要求应得到双方认可，防止给今后的合作留下隐患。
    ③质量保证协议上提出的质量要求应考虑成本和风险等方面的内容。
    （3）质量保证协议中提出的质量保证要求可包括下列内容：
    ①由供应商实施质量管理体系，由公司第三方对供应商的质量体系进行评价。
    ②双方共同认可的产品标准。
    ③本公司的接收检验方法（包括允收水准AQL 的确定）
    ④由供应商进行全检或抽样检验与试验。
    ⑤供应商提交检验、试验数据记录。
    ⑥使用的设备工具和工作条件，明确方法、设备、条件和人员技能方面的规定等。
    ⑦检验或试验依据的规程/规范。
4、采购程序
    （1）制定并实施控制采购质量的程序，以确保对供应商供应的产品的质量控制。
    （2）确保供应商准确地理解采购产品的要求。
    （3）确保向合格的供应商进行采购。应评审每一个供应商提供合格产品的能力。
    （4）应与供应商达成明确的质量保证协议，就验证方法达成明确的协议，以确保验证结果的统一。
    （5）应与供应商制定解决质量问题的方法。
    （6）应保存与接收的产品有关的质量记录和对采购进行控制的有关的质量记录，以利于及时解决和处理有关质量事宜。
5、准备采购订单计划原则
    （1）了解市场需求
    任何一家生产型企业，要想制订较为准确的订单计划，首先必须熟知市场需求计划，从市场需求的进 一步分解中制订生产需求计划，再根据年度计划制订季度、月度计划。
    （2）了解生产需求
    ①为了利于理解生产物料需求，采购计划人员须熟知生产计划工艺常识。
    ②物料需求计划来源于：生产计划、独立需求的预测、物料清单文件、库存文件。
    （3）准备订单基本资料
    订单基本资料包括：
    ①订单物料的供应商信息
    ②对同时有多家供应商的物料来说，每个供应商分摊的下单比例，该比例由采购员进行协调。
    ③订单周期，订单制订人员根据生产需求的物料项目，从信息系统中查询了解该物料的采购基本参数。
    （4）制订订单计划所需资料
    订单计划所需要的资料的内容包括：
    ①物料名称、需求数量、到货日期。
    ②有时会附有市场需求计划、生产计划、订单基本资料等。
6、采购工作具体实施
    采购工作由四具环节组成，而每个环节又由若干个步骤组成。
    （1）采购计划
    计划的目的是根据客户需求、生产需要及生产计划制订采购计划，做好综合平衡，以便保证物料及时供应，同时降低库存及成本，减少急单。
    主要环节是采购预算即评估订单需求、计算订单容量、制定订单计划。
    （2）供应商评估
    供应商评估的目的是满足采购对质量、成本、供应、服务等方面的要求。
    供应商评估的主要环节有：供应商评估的准备、初选供应商、试产、小批量试产、确定供应商名单。
    （3）采购订单
    发送订单的目的是为生产部门提供合格的原材料和配件，同时对供应商群体绩效表现进行评价反馈。
    主要环节有：订单准备、选择供应商、签订合同、合同执行跟踪。
    （4）采购管理
    采购管理的主要目的是正确执行企业的采购原则。
    主要环节有：单据审批，包括计划、评估报告、订单合同、付款审核与批准。
7、准备采购订单
    （1）熟悉需求订单操作的物料项目
    订单的种类很多，订单人员首先应熟悉订单计划，花时间去了解物料项目，花时间去了解和料技术资料等：直接从国外采购可能获得较好的质量和较低的价格，但同时增加了订单环节的操作难度，手续 复杂,交货期长，根据采购的“5适”原则去综合选择供应商。
     (2)比较/确认价格
    采购人员有权力向供应商群体中价格最适当的供应商下达订单/合同,以维护企业的最大利益。
     (3)确认需求材料的标准及数量。
8、物料清单文件即BOM在采购中的作用
    （1）物料清单是制造企业的核心文件，采购部门要根据物料清单确定采购计划，生产部门要根据物料清单安排生产，财务部门要根据物料清单计算产品成本，计划部门要根据物料清单确定物料的需求计划，其他销售、存储等部门都要用到物料清单。
    （2）物料清单包含了构成产品的所有装配件、零部件和原材料信息，为编制物料需求计划提供产品组成信息。
    （3）我司物料清单生管部门统一存放、维护、更新、管理，并建有物料清单数据库，以保证物料清单的准确性、完整性和通用性，提高使用查询效率。
    （4）零件清单的制定。由产品设计人员从产品设计图纸中提取数据生成该最终组成产品的所有零部件及组件清单，形成产品的零件清单。
9、采购合同的跟踪
    （1）跟踪工艺文件
    ①对任何外协件（需要供应商加工的物料）的采购，订单人员都应对提供给供应商的工艺文件进行跟踪。
    ②如果发现供应商没有相关工艺文件，或者工艺文件有质量、货期问题，应及时提醒供应商修改。
    ③要求供应商及时发货，如果不能保质、保量、准时供货，则要按照合同条款进行赔偿。
    （2）跟踪加工过程
    对于一次性/大开支的项目采购、设备采购等，为了保证货期、质量、采购人员需要对加工过程进行监控。
    （3）跟踪供应商的原材料
    个别供应商接到合同后就认为“大功告成”，必要时必须提醒供应商及时准备原材料，特别是对一些信誉差/合作少的供应商更要警惕。
    （4）跟踪包装入库
    采购人员可以通过电话方式了解物料的入库信息，物料入库后，仓库会给采购人员一联入库单。对重要物料，采购人员最好去供应商现场考察。
    （5）跟踪总装及测试
    总装及测试是产品生产的重要环节，需要采购人员有较好的专业背景和行业工作经验。
    对一些紧急物料，采购人员要进行全力跟踪；对长期持续稳定供应的信誉度好的供应商可以考虑免去合同跟踪环节。
10、常用的合同条款包含的内容
    一份正规的买卖合同主要包括以下内容：
    （1）名称
    （2）编号
    （3）签订地点
    （4）签订日期
    （5）买卖双方的名称
    （6）地址
    （7）合同序言
    （8）商品名称
    （9）质量规格
    （10）数量
    （11）包装
    （12）单价与总价
    （13）到货期限
    （14）到货地点
    （15）付款
    （16）商品检验
    （17）保险
    （18）仲裁
    （19）不可抗力
    （20）合同的份数
    （21）使用语言及其效力
    （22）附件
    （23）合同生效日期
    （24）双方的签字盖章
    以下为可选择部分
    （1）保值条款
    （2）误差范围条款
    （3）价格调整条款
    （4）法律适用条款
11、供应商评估程序
    （1）制造商类供应商的评定
    1）供应商初选
    A、采购部根据本公司所用原辅材料情况结合市场供方信息，初步选择几家信誉好的生产厂家作候选供应商；
    B、采购部向候选取供应商发出《供应商调查表》，并请供应商提供样品及价目表；
    C、研发部根据原辅材料采购质量标准对样品进行检测。
    （2）供应商的调查
    采购部对候选供应商进行实地调查、听取介绍，了解供应商的经营理念、质量管理、技术水平、供货能力等情况，根据调查结果填写《供应商调查表》。
    （3）试用跟踪检测
    A、采购人员联系供应商，提供少量样品作检测与生产试用，并在样品包装上做好“试用”标识；
    B、研发部对“试用“样品进行跟踪测试，并形成文件对“试用品”予以技术确认。
    （4）供应商的选定
    A、产品部组织采购部门依据《供应商调查表》填写《合格供应商评定表》，确定合格供应商，并将其纳入《合格供应商名单》。
    （5）对供销方/市场经销商类供应商的评定。
    A、通过实地考察，听取介绍等方式了解基本情况并索取授权证明文件。
    B、填写《供应商调查表》 
    C、在购买地点进行时货检验。必要时需经过试用或检测，并注明“样品试用”。
    D、经过试用没有质量问题时根据《供应商调查表》填写《供应商评定表》，与上述材料一并交部门经理审批，合格后纳入《合格供应商名单》。
    E、由产品部和研发部门进行质量跟踪，出现质量问题时，采购人员以书面方式进行反馈并联络退换，对没有改进的供应商，取消其合格供应商资格。
    （6）合格供应商的复评
    A、每年对供应商历次供货情况进行评定，评定内容包括质量适应性（材料质量状况）、适价（价格合理性）、适量（交货数量的准确性）、适时（交货的及时性）的评定考核。
    B、调阅〈供应商档案〉，统计供应商在考核期内总交货金额、质量优劣、退货金额、交货比率、发生延误时间的比率、发生数量差错的比率进行评定考核，其评定准则为〈合格供应商评价标准〉。
    C、评定后填写《供应商复评表》报产品部经理审批。
    D、不符合标准的列为观察供应商，限期改进以观后效或取消其供应商资格。
    E、根据复评结果修订《合格供应商名单》。
12、单位间交接流程
    （1）各单位负责人或者有需求方根据本单位的实际需要，于每月28日前填制下月的《申购单》给产品部。
    （2）产品部汇总各需求方的购物申请，经产品部经理审核后，报总经理/副总经理审批。
    （3）产品部按总经理/副总经理已批准的购物申请到合格供应商处统一采购。供应商的评估按《供应商评估程序》执行。
    （4）需求单位按《申请单》并根据实际需要到产品部领用，领用时填写《出库单》。
    （5）采购人员按照部门要求，寻找相关供应商，并与供应高联系确认所需产品要求后，填制《购销合同》、《采购订单》给部门经理审核。
    （6）部门经理对相关供应商、《购销合同》、《采购订单》进行审核，具体按照《供应商评估程序》和《合同评估程序》有关规定执行。审核通过后报请总经理/副总经理批准。
    （7）《购销合同》、《采购订单》经批准后，由采购部门负责实施采购计划。
    （8）如需求方要求提供样品时，采购人员在采购前必须要求供应商先提供样品并转交给需求方确认，需要现金购买的样品，采购人员必须上报部门经理审核，总经理/副总经理批准后方可执行。
    （9）部门经理把《购销合同》、《采购订单》复印件交由财务部门登记，录入《合同记录表》。
    （10）对采购产品的验收管理按《验收、搬运、防护及交会控制程序》执行。
    （11）《购销合同》、《采购订单》原件由产品部经理保管，采购人员如因工作需要可留存合同复印件。