财务部门ERP使用常见误区

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0 引言

ERP是英文(Enterprise Resource Planning)的缩写，意思是企业资源计划，企业是一个经济单位，有供产销，有资金的流转等，如果缺少一个整合这些林林总总的信息的工具，不能使信息在管理人员中及时共享， 就会因为信息的不对称而使资源利用效率低下，企业效益不能提高，甚至造成极大的浪费。而ERP就是整合企业中资源信息的一种管理工具， 如同企业这个肌体的神经中枢。ERP这个信息工具与企业的实际管理结合起来，就能使企业优化配置资源，提高企业的效益成为一种可能。企业中资源的管理从事前预测到事中控制、事后分析均通过财务管理方面来体现的，所以财务管理中ERP的应用显得尤为重要。

ERP提供的财务职能， 很大一部分是通过其他业务信息的集成而来的，例如企业供应部门，生产部门及销售部门，这些业务部门的信息可以转化成会计凭证， 同时财务信息对于业务部门可以做到实际中的资源配置作用。在这个集成的erp系统中就能使公司所有信息达成集成共享， 并且可以应用财务信息做到事前事中事后的控制。财务管理中ERP的应用依托于企业中ERP的应用，如果企业的ERP应用不好，那么作为其中一个大的子项的财务管理中的ERP应用也会不理想， 它们是本与末的关系。所以根本上企业财务管理中的ERP应用情况也是企业ERP的应用现状。本文内容在具体阐述针对现状的改进措施时对ERP的范围并没有刻意去界定。企业财务中ERP的应用是一把“双刃剑”，实施得好，对于企业管理的提升可以达到质的飞跃，实施得不好，却也能够引起整个公司管理的混乱。

1 企业财务管理中ERP的使用简介

(1)当企业内部发生业务时，相关员工输入信息，比如，采购部门输入采购订单，入库单及相应的采购发票，则集成化的财务信息里就有了预付账款，库存材料，应付账款等科目的数据，同理销售业务时业务员在ERP系统中输发货单，发票等信息，系统里的转化设置，集成化的财务信息里就有了销售收入，库存商品的发出等。

(2)企业在系统中为了达到信息的集成必须先在系统中进行设置， 根据业务类型及会计制度的要求在系统中的会计平台设置，设置不同的业务类型转化成不同的会计科目，以及科目的借贷方等，从而可以保障业务信息转化成正确的财务信息。另外，根据业务量的大小及需要信息的及时性，也需设置转化频率，这样就使得业务信息准确及有节奏地转化出来。

(3)ERP系统将各业务系统中的信息通过设置的凭证规则及频率生成了财务会计凭证，如此一来一则减少了数据的重复录入，提高了效率。另则财务信息更多的集成相关业务部门，如果输入不及时或者输入数量金额尤其是转化凭证对应类型有误就会造成会计凭证错误，进而由此集成的财务报表也会失真。

2 ERP系统在财务管理中应用现状分析

2.1 ERP实施与信息孤岛的问题

因为企业情况发展不一致，一些实力弱小的民营中小企业存在这种情况： 购买一套ERP软件， 仅仅只使用供产销之类的软件，财务部门使用的是不相关的另一套电算化总账软件，如果需要集成的数据就从两种软件中另外制作各种电子表。

财务月末做材料账就从进销存系统中打印出来，做账前还需核对进销存软件的信息。这种方式极大地浪费了财务人员的精力，使其精力集中于最基本的核对上，也没有使得软件发挥出作用。造成这种情况一方面是经营者不懂得ERP的实质，不懂企业资源可以转化成财务信息，人为造成一个个信息孤岛。另一方面是企业的急功近利并未考虑企业以后的发展需要，只图便宜了事，结果因为短视及其财力受限而造成很大的财力、人力上的浪费。

2.2 部分企业使用ERP系统时存在生搬硬套，削足适履现象

现实中有相当一部分企业看到ERP在使用成功的企业中发挥了良好的作用，于是不顾企业的实际情况，单纯模仿，甚至完全照搬先进的同行公司的经验流程， 以为这是一味包治百病的良药，而不能客观辩证地看待这个系统，不明白选择与企业流程匹配高一些的ERP通用产品， 然后在此基础上依据企业的实际需求来进行二次开发就会容易很多，也花费比较少。如果存在这种现象，ERP在企业财务管理中的应用就变得举步维艰，甚至是在管理中起了反作用。

2.3 部分企业使用ERP后财务信息严重失真

财务信息的正确性是企业非常关心的问题。信息失真的原因如下：

(1)因为ERP中业务部门即供产销等部门在输入信息，此部分信息集成转化成财务信息，这部分原始数据输入错误而财务人员并不知情， 于是导致财务报表失真，结果就会影响财务信息使用者的决策。

(2)期初数据不真实，不论是库存还是财务的期初数应该是账实相符，保证期初数据的准确，特别是牵涉到繁杂的物料，实践中常出现的报表失真是期初数据不准确的原因。

(3)基础数据准备不充分，也未进行持续改进。ERP正式上线前企业得花足够的时间，在物料编码的制订、产品BOM 的维护，设置业务信息到财务信息的转化等方面进行设置及调试，保证单个模块及模块之间系统的顺畅运行。这就为ERP正式运行打下了坚定的基础。

3 企业财务管理中使用ERP的几点改进措施

鉴于以上ERP在企业中的种种不理想的应用现状， 分析其原因是错综复杂的，所以提出的改进措施也是多管齐下的，主要归纳为以下的几点。

3.1 企业根据自身实际情况确定合适的ERP类型，是ERP成功实施的前提条件

(1)市场上的ERP软件，不论是国内的还是国外的均是基于一定的管理模型而开发，是通用性的，且有不同的侧重点。企业选择时一定要选择最适合自己的软件，同时还要留有余地，考虑以后企业的发展需要。如果有局部不太适合企业，这时就算有二次开发，也比较容易的。

(2)选择时要立足于企业自身的主要业务及需要解决的主要问题，并兼顾全面性及长远性，依于此来选择ERP软件。同时也要参照公司的部门组织结构及授权体系来确定ERP软件中的业务流程及授权程序。目的是使ERP与企业实际管理达到有机的结合， 当然企业管理如果存在问题也可以依据ERP中的管理思想进行适当调整。

(3)若企业财力有限，可以先购买核心模块，作为试点，等试行好以后再购买其他模块。切不可因为便宜而选择并不适合自已公司及发展的软件来做。

3.2 企业管理者对ERP的理解及工作推进中领导重视及身体力行的带头是ERP成功应用的保障

企业管理者对ERP的认识和理解角度的偏差， 很容易导致项目实施效果的失之毫厘，谬以千里。ERP系统严格意义上来说是一种思想，一种战略，它的实施也就是一个复杂的系统工程，这就需要企业管理者对ERP的正确理解、重视及在工作推进中身体力行的带头，这样ERP成功应用就有了保障。

3.3 员工对ERP管理软件的理解及熟悉是ERP软件在企业里成功实施的群众基础

企业中ERP的实施是一个系统工程， 缺少哪个环节使用效果都不会好。各业务部门发生业务时输入信息均会转化成会计凭证。所以全员培训成为必要，只有大家都懂这个系统，知其然，知其所以然， 如此一来ERP软件在企业中使用就有了良好的群众基础。

3.4 认真仔细的落实是ERP成功实施的保证， 也是财务管理中ERP中财务数据准确的保证

这个过程异常繁杂， 其中包含上线前期初的库存下每项物料的库存，期初各项财务数据的录入，以及日常工作中数据的录入及维护，一定需要各部门配合好，并需要员工严谨，做到账实相符，以及需要不断地与ERP技术开发小组的业务沟通，才能做得很好。

4 结论

企业财务管理中ERP的应用成功与否依托于企业中ERP的应用，而ERP的成功应用本质上是一种战略、一种管理思想的成功应用，这需要企业经营者的大力推进，更需要相关员工的踏实实施。同时应清醒地看到， 我国企业由于起点较低，而且信息化的基础也较差，实际实施的ERP系统与理论的ERP系统之间的差距也就更大。任何事物都有其发展规律，国内企业要按照自身的实际发展情况，选择适合自己的“升级管理”的道路，相信ERP系统在企业财务管理中的应用会有更加美好的前景。