以人为核心，布局信息化——XX医院副院长e-HR案例点评

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[专家点评]中国中医科学院广安门医院副院长　王映辉

当今，“人”作为一种特殊的宝贵资源，其管理远比以“事”为中心的“人事”管理复杂得多，要做到让医院中的每个人都发挥其最大的潜能来为患者、为医院发展有效服务，就要对每一个为医院服务的人员负责，这就是以人为本的管理理念——人力资源管理。 无论是医药卫生体制改革的不断深入，还是事业单位人事制度改革的不断推进，都对医院人力资源管理提出了更高的要求。与此同时，随着社会的发展，民众的就医需求不断扩大，医院门诊量持续攀升，这导致无限的需求与有限的能力存在着巨大的矛盾。在内外因共同作用的背景下，人力资源管理需要借助信息化来实现医院管理能力、水平的提升。 由于多种因素的限制，一直以来众多医院的人力资源管理还处于传统的人事管理阶段，信息化应用程度较低，人力资源管理部门业务处理仍以手工方式为主,工作量大、效率较低、准确度难以保证。例如由于医院业务的特殊性，医护人员经常需要在门诊、急诊以及住院部等不同部门按期进行轮换，人员科室间的变动非常频繁。很多时候，当月末报考勤时，早已忘记轮转人员来到科室或离开科室的时间，只能打电话去问本人，造成考勤统计、汇总工作量大，管理成本高，而且容易出错。另外，随着医院人员规模的快速增长，尤其是人员身份越来越多样化，人员流动率逐年递增，造成管理和统计难度大大增加。而医院原有的方式只能进行简单的人事信息记录，无法保存和随时调取历史信息，不能方便快捷地进行信息检索，无法满足人力资源发展要求。 在此背景下，广安门医院与泛普软件开始了人力资源管理信息系统的建设，并通过一段时间的运行实现了医院人员基本信息的集中管理，为信息积累和分析提供依据；实现并保证人事、保险福利、薪资信息的同步和传递；理顺业务流程，实现人力资源管理过程中信息收集、传递、统计、分析、共享，基本完成人力资源业务平台的搭建；实现薪资项目的上报、审批，个人所得税的系统核算，纳税申报表的生成，适应不断更新的管理理念和业务管理的需要。 人力资源管理信息系统确实在提高管理质量、提升工作效率、降低成本等方面具有不可比拟的优势，但要使其真正发挥重要作用，在医院顺利落地，离不开几个必要的条件： 第一，人力资源管理部门的需求要能得到满足。这就要求软件公司的产品能切合人力资源管理部门的具体需求，解决他们遇到的问题，切实帮助他们提升管理水平。例如，系统提供了方便的表格工具，可以根据需要绘制表格、自动取数、生成报表，这就满足了医院内部管理需求，也能够应对外部报表样式的变化，做到事半功倍。而这也意味着医院人力资源管理部门的人员要具备足够的意识、能力和积极性，可以结合医院特点将需求明确化、具体化，真正去深入应用人力资源管理信息系统，使其发挥应有的潜力和作用。 第二，信息化系统需要多部门的参与。前期准备中，医院各部门应与人力资源管理部门互为补充，发挥各自优势，共同完成信息系统的建设工作，为系统的运行奠定基础。这其中尤其要发挥信息中心的作用。信息中心是医院整体信息系统运行的核心部门，除了遴选、评估、协调、把关等作用外，对安全也起到保障作用。人力资源管理信息系统虽然是一个独立的系统，但也是医院整个信息系统下面的分支。与此同时，信息化建设应该齐头并进，这就要求调动各部门的积极性，结合他们对人力资源相关信息的需求，提高他们的意识，使其明确系统的建设与信息共享也是有利于自身工作提升，从而积极参与、支持人力资源管理信息系统。 第三，医院管理者的重视，是信息化实施的基础。医院一旦准备实施信息化，那无论是从人力，还是财力都将是一次投入，需要管理者从经济和政策上的强力支持。此外，还要使管理者的影响在整个信息化的过程中发挥正向引导作用，并把这种影响转化成对信息化进程一个强有力的支撑。 信息化生成的大数据，成为医院的宝贵财富，而在未来，信息化的重点是综合的、动态的和个性化的数据分析，人力资源规划、管理和人性化服务等都要靠系统来完成，这也是信息化的价值所在。对于医院管理者来说，科学决策离不开信息数据的分析，当提供的信息越充分越准确的时候，决策的可靠度就会越来越高。凭借信息系统，管理者可以实时动态了解全院各类人员的学历层次、年龄结构、专业结构等，全面掌握医院的人力资源状况，为决策提供参考依据。比如，平时的员工绩效考核或升迁工作，就可以利用信息系统为各级管理者提供评判依据。信息系统在未来的另一项重点工作，就是和院内如HIS、科研等其他系统的融合和同步，打破信息孤岛，实现信息系统之间数据的交换和共享。 通过信息化手段提高工作效率、优化管理流程，可以使人力资源管理部门摆脱繁琐事务性工作的束缚，这也赋予了这个部门新的任务与挑战。今后，人力资源管理部门需要向战略性管理思考迈进，依据信息数据进行深入分析，围绕医院发展的人才需求，为医院管理者出谋划策，将人才配置到合适的岗位上，促进人才资源配置的科学化，真正实现以人为核心的人力资源管理。 [案例背景] 作为一家集医疗、教学、科研和预防保健为一体的三级甲等医院，A医院现有职工1000余人，其中5位专家被评为国家有突出贡献的专家，40余位专家享受政府特殊津贴。 近年来，随着医院的发展，规模不断扩大，工作人员不断增多，人力资源管理基础性工作大幅增加，人员入职、岗位调整、离职、合同管理、考勤管理、报表统计、日常的薪酬核算、发放、保险等一系列事务性工作“淹没”了人力资源处，加班成为医院人事部门的工作常态。不仅如此，现有医院的人力资源管理仍然处于传统的人事管理阶段和手工管理阶段,人力资源管理的相关理念、手法和工具相对陈旧,未能合理规划人力资源,这也导致无论是人力资源处处长王涛，还是其他同事，因每天都忙于事务性工作，处于焦头烂额的状态。这令王涛十分头痛。 以人事报表为例。医院的人事报表来源多头，不仅需要向院领导提供报表，还需要经常向主管单位，如人力资源和社会保障局、卫生局、统计局，甚至教育局提供各类报表，造成人力资源处工作量巨大，且准确性难以保证。面对日趋复杂而庞大的职工队伍，人员信息发生变化，人力资源处的信息获取往往滞后，无法及时更新。每次进行报表统计，医院领导或其他科室领导要相关人力资源统计数据时，都会让王涛他们忙上一阵子。 医院作为事业单位，受国家工资管理政策影响。薪资管理包括确定工资、转正定级、职务晋升、年度晋级、工资套改、调整标准、离退休等，调资工作涉及每个医务人员的切身利益，关注度高，不能出丝毫差错。在传统方式下，人力资源处的人员只能反复核算、重重把关，但仍然难以避免错漏，这就使得人力资源处有时成为医务人员投诉、上级领导批评的对象。 此外，在传统方式下，医院各项人员变动管理基于手工形式，所有表单都由人力资源处管理，员工并不知道每一项申请的表单样式及内容该如何填写，只有到了人力资源处领取表单后由工作人员逐一讲解才能完成表单的填写，这无形中加大了沟通成本。在医院人员规模不断增长而且表单样式不断增多的情况下，医院内不同类别人员的录用、转正、调入、内部职务变动、职称评审、退休及证明等各类基础人事业务流程的工作量和复杂性越来越高。这类流程性工作占用了人力资源处工作人员大量时间和精力，但规范性却很难提高。 面对一系列的问题，王涛意识到，在现今社会，“人”作为医院发展的宝贵资源，其管理远比以“事”为中心的“人事”管理复杂的多，这就需要先进的理念和工具来提高人力资源管理的工作效率、优化管理流程，使人事部门摆脱繁琐事务性工作的束缚。这期间，多家软件管理公司找到王涛，向其推荐免费人力资源软件人力资源管理系统。 B软件公司的赵毅表示，免费人力资源软件系统建设，可以带给人力资源管理部门的是工作方式上的改变，采用“事找人的方式”，极大减轻了人力资源管理部门的工作量，切实提高人力资源管理者的工作效率和准确性，将人力资源管理者真正从繁重的事务工作中解脱出来。 “比如您提到的报表问题，通过免费人力资源软件系统，可以解决日常人事业务的突发性工作，如实现查询、统计、花名册和登记表自动化应用。现在不管是医院内还是主管单位要求的各类统计报表，都可以通过系统自动生成，各科室临时要的人力资源统计数据，不用再发愁加班加点统计了。” “另外，通过 免费人力资源软件系统薪资管理模块，可以实现人员调配与工资调资自动联动，新增人员、职务变动、人员离退可自动通知薪酬专员，避免工作疏漏。系统自动检索符合调资条件的人员，调资计算后可批量打印工资变动审批表和调资花名册。根据医院自身的工资政策，自定义工资指标、标准和公式，并且能够满足上级主管部门报送的要求。” “免费人力资源软件系统还能根据医院的实际情况和问题开发不同的功能，以此在很大程度上减轻人力资源管理部门在事务性工作上所花费的时间和精力，并提高员工满意度，促进医院的发展……” 对于赵毅的介绍，王涛确实比较动心，免费人力资源软件系统确实可以解决当前人力资源处所面临的一些问题，而且利用信息化手段来推动医院人力资源管理现代化是一件很有意义的事情。然而，自己对于免费人力资源软件系统了解有多少，对市场上众多的产品了解多少，免费人力资源软件系统怎样才算成熟等问题都缺乏深入研究，如何选取合适的软件公司，开发满足医院需求的免费人力资源软件系统是个难题。人力资源管理的信息化不是简简单单地把人力资源管理的各个模块从实际操作中转移成信息化操作，而是要实现信息和人力资源的有效结合，从而能最大程度上帮助医院有效推进人力资源管理水平的提高，这是一个很有挑战性的工作，软件公司描述得天花乱坠，是否能实现仍是个问题。而且，免费人力资源软件是一个系统的工程，这需要医院持续对各方面进行变革，并与院内其他管理系统进行整合、衔接，从而能真正、有效地利用免费人力资源软件系统为医院服务。如果不菲的信息化投资不能切实为医院带来管理上的提升，那么人力资源处将面临更巨大的压力。王涛告诫自己不要盲目“跟风”，还是需要深入的思考。
（文中所涉人物均为化名）