物业公司收缴物业管理费的内部控制和核算

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免费物业管理系统费收入随着公有住房出售量的不断上升，已成为物业公司的主要经营业务收入。规范收缴免费物业管理系统费内控制度，正确计算各会计期间的免费物业管理系统费，已是物业公司财务管理、会计核算工作中一项重要内容。为此在这方面作一些探讨。
　　
　　一、收缴免费物业管理系统费和会计核算的现状
　　
　　收缴免费物业管理系统费的工作是物业公司小区管理员或物业公司专职人员承担的。业主收到免费物业管理系统费收据后向收费员缴款、收费员按收据金额收款后将“免费物业管理系统费”（收据联）作为付款凭证退回业主，同时将“免费物业管理系统费”（记账联）和“现金”或“银行解款单回单”交财务部门入账，并由免费物业管理系统费台账记账员（以下简称记账员）记账。这样的业务流程从内控角度考虑还有不完善的地方。第一，收费员收到的免费物业管理系统费是否按时、全部、足额上缴，有否拖缴，甚至挪用现象，财务会计无法进行有效的监控。第二，记账员登记的台账，记载是否正确，缺少行之有效的稽核制度，免费物业管理系统费台账登记收入与财务会计账面免费物业管理系统费收入可能出现不一致的现象。第三，免费物业管理系统费台账中应收未收的免费物业管理系统费在会计核算账户上没有正确信息的记载。第四，各会计期间免费物业管理系统费的收入按收付实现制方法结算当期损益，不能客观、真实地反映各会计期间的收入，甚至出现将当期免费物业管理系统费收入，通过银行调节表转入下期会计期间，使已收缴免费物业管理系统费和应收未收免费物业管理系统费成为调节企业利润的蓄水池。
　　
　　二、完善收缴免费物业管理系统费流程，加强内部控制制度
　　
　　内部控制制度是保护企业资产安全，保证会计资料真实完整，及时发现、纠正错误和防止舞弊的有效管理手段。建立和完善收缴免费物业管理系统费的内部控制制度和流程，能够使免费物业管理系统费按时、足额入账，杜绝挪用公款现象发生，及时发现业主拖欠免费物业管理系统费，正确记载免费物业管理系统费收入，真实反映企业经营业绩。具体流程是：
　　
　　1.收费员在业主交纳免费物业管理系统费时，必须在免费物业管理系统费（收据联）、（记账联）上盖公章、私章，还应加盖收款日期章，并规定收款员将当天收到的现金填写“现金解款单”送交银行。根据“免费物业管理系统费”（记账联）定期填写“收款清单汇总表”（一式三联）随同“现金解款单”和“免费物业管理系统费”（记账联）交财务部门审核、签收、盖章，将“收款清单汇总表”（第一联）退回收费员保管。
　　
　　2.财务部门将审核、签收后的“收款清单汇总表”（第二、三联）和“免费物业管理系统费”（记账联）转记账员稽核，并由记账员在“收款清单汇总表”上签字，然后将第二联退回财务部门，作为现金交款单的附件。“收款清单汇总表”（第三联）由记账员保存。记账员凭“免费物业管理系统费”（记账联）登记台账，月末将“免费物业管理系统费”（记账联）和“收款清单汇总表”装订存档妥善保管。
　　
　　3.记账员月末编制“收缴免费物业管理系统费月报表”（一式二联）报财务部门。月报表的主要内容包括：上月末累计欠交数，本月应交数（其中：调整本月前应交数）；本月实交数（其中：实交下年度数）；本月核销数，本月末累计欠交数。经财务部门稽核确认，本月财务账反映的免费物业管理系统费实收数与月报表实交数无误，财务部门签字后退回一份由记账员保管存档。
　　
　　4.财务会计按稽核后的“收缴免费物业管理系统费月报表”对“应收免费物业管理系统费”、“预收免费物业管理系统费”等科目进行账户处理。
　　
　　5.定期（年末）对应收未收免费物业管理系统费进行清算。对由于各种原因确实无法收回的坏账损失，按制度规定，由记账员列表、小区负责人提出申请、物业公司经理批准后进行账户处理。
　　
　　三、免费物业管理系统费的核算方法
　　
　　目前大多数物业公司是按收付实现制来核算免费物业管理系统费的，每月的营业收入与当期的费用不配比，年末预收下年度的免费物业管理系统费没有列入“预收账款”科目，本年内应收未收免费物业管理系统费也没有列入当年收入。这样就不能正确核算当期损益。影响了会计核算的真实性和正确性。
　　
　　根据《免费物业管理系统企业财务管理规定》第十五条“企业与业主管理委员会或者物业产权人、使用人，双方签订付款合同或协议的，应当根据合同或者协议所规定的付款日期确认为营业收入的实现”和《上海市公有住房售后管理暂行办法》业主应与物业公司签订“房屋管理服务合同”的规定，物业公司免费物业管理系统费收入应按权责发生制原则进行核算。为了简便操作，建议采取如下方法：
　　
　　1.当月收到免费物业管理系统费时借记“现金”、“银行存款”等科目，贷记“应收账款——免费物业管理系统费”科目（退回多交免费物业管理系统费按相反科目处理）。
　　
　　2.月末按“收缴免费物业管理系统费月报表”中“本月应交数”借记“应收账款——免费物业管理系统费”科目，贷记“经营收入——免费物业管理系统费”科目。
　　
　　3.年末按“收缴免费物业管理系统费月报表”中实交下年度数，贷记“预收账款——免费物业管理系统费”科目，红字贷记“经营收入——免费物业管理系统费”科目。下年度初按上述会计分录冲回：红字贷记“预收账款——免费物业管理系统费”科目，贷记“经营收入——免费物业管理系统费”科目。
　　
　　4.年末免费物业管理系统费坏账损失，经物业公司领导批准，借记“管理费用”科目，贷记“应收账款——免费物业管理系统费”科目或“应收账款——免费物业管理系统费坏账准备”科目。