信息化，别让营销费用“漏水”

我们在与客户交谈时，很多营销中心的经理们对于如何保持营销费用管理的“松紧”平衡而苦恼。费用管得太紧，员工没有了积极性，水至清则无鱼;而管得太松，营销费用又呼噜噜往外流，经过一个又一个环节，环环“漏水”，到最终环节不知道还剩下多少钱。于是，在我们走访过的众多消费品行业的营销中心中，以下一些现象和场景的发生也就不足为怪了：

场景一：每个季度制定营销费用预算的时候，营销中心的杨经理就会不停地嘀咕:“你说这5000万砸到电视台，究竟起了多少效果呢?我们能不能评估一下?”。与此同时，各个分支机构却都在喊自己的市场费用投入不够，要求减少任务量……这广告费用的投入和产出比究竟应该怎么算呢?

场景二：拿着武汉分公司的一个活动变更单，赵总眉头紧锁，一方面是取消的活动,另一方面却是要求增加的预算。看看墙上贴着的本月全国各分公司活动计划，他感慨计划不如变化快。可有什么办法呢?竞争对手不断变花样，消费者也越来越难琢磨了，不得下足功夫吗?

场景三：刚下飞机，一走进办公室，就听见有人喊“赵总回来了，要审批的快去” !屁股还没有坐稳，就围了一大批文员，叽叽喳喳。分公司的费用报销、办事处的活动变更、经销商的处罚意见、连锁巨头的店庆费……看着一大堆单子，赵总头大如斗!

场景四：本季度营销费用较上季度上涨了15%。可是季末的报表显示，除了山东分公司营业额上升幅度较大之外，其他地区上升幅度很小，和营销费用的增加根本不成比例。投入和产出的严重不协调，该如何向老板交待?

场景五：正在出差的赵总接到业务督察的电话，“这边机场的一个路牌合同期是六个月，其实三个月以后就不做了，我们可是付了全款的啊” !赵总立即回复说：“查清事实，按公司的制度办。漏一罚三，并且要求分公司立即补上剩下的三个月广告”。

这些场景并不是我们的“精彩剪辑”，如果您是一位企业的营销总监或者营销经理，上述问题您应该或多或少都遭遇过，大部分都是和营销费用的管理相关。但是，如何解决这样的问题?营销费用管理可以说是一把双刃剑，使用恰当能够有力地促进销售业绩的增长;反之，如果使用目标不明确、管理手段不完善，不仅不能促进销售业绩的增长，还会严重损害企业的营业利润，导致严重的亏空甚至倒闭。

通过对消费品行业的长期观察和实践，我们发现营销费用管理的核心在于通过对市场活动计划和费用计划的一体化管理，建立营销活动管理的闭环，并和营销费用管理关联起来;同时运用设计良好的计算机系统来辅助营销过程和费用的管理，就可以取得事半功倍的效果。

将计划和预算纳入信息系统

营销管理的日常活动计划是和预算紧密挂钩的，在谈论营销预算的时候，我们不能简单谈营销费用的预算，一定要结合媒体选择、产品、分公司和市场活动等情况展开，最后才归结到营销费用上去。费用预算的制定是为了结果的达成，而其本身并不是目的。

1.准确判断不同媒体对营销活动产生的作用和效率。制定营销活动计划首先要确定营销策略以哪一种媒体为核心，比如在央视投放广告，不仅仅可以提升品牌，对市场销售也具有非常有力的拉动作用，但是花费可能巨大;对于地区的报纸媒体，影响力可能不大，但是花费也相应小很多，所以需要对不同媒体投入和产出进行客观地分析。比如，中央电视台投入1元能赚回来10元，如果你的综合成本是6元，那就赚了。由于边际效益递减，在一种媒体上的广告投放量不能过大，需要有不同的媒体组合策略，不仅仅要考虑渠道和促销的比重和策略，赞助的媒体和形式也是需要重点考虑的内容。

2.老产品和新产品要采取不同的市场策略。对于老产品，要发挥金牛的作用;对于新产品，重点的指标是市场占有率的增长速度，所以在广告的投入形式上也应该有所区分。

3.费用总额与比例的控制。我们可以从不同的维度来计算费用，如产品、分公司、媒体、费用类别等。如果有比较好的信息系统支撑，可以充分利用历史统计数据和第三方的调研数据来提升计划制定的水平。

显而易见的是，在以往我们用手工做计划的时候，无论是各种数据的对比和一致性检测，还是从办事处、分公司一级一级的汇总体系中，都需要不断地对数据进行修改、检察和合并工作;如果这一切都在计算机系统中完成，则可以大幅度提高数据传输的效率和准确性。这样，我们就可以用节省下来的时间思考一下什么样的广告投放方式，什么样的媒体组合策略是最有效的。

确保计划的准确性

人们常说，计划不如变化快，计划的制定是为了更好地执行和控制。可是竞争对手的一个动作，市场环境的一些转变都可能影响我们终端营销活动的变化，因而进一步影响到费用的变更。一个活动的增加、取消、临时增加的活动、费用结转(活动转换，如电视转报纸等)对业务员的工作、任务量都会有直接的影响。那么，如何加强计划的可控性呢?

对于一般的分销型企业来说，分支机构数量之多，变化之频繁，如果不能有效管理，就会导致变更发生，计划还没有实时调整的状况;一旦计划失去了严肃性，也就失去了它在管理上的作用。当然，如果计划是准确的话，费用和计划的对应、督察查看计划的执行情况都有了合理的参照;一旦督察发现和计划不一致，就会立即提出整改意见，严重的处以惩罚措施，因此就需要对变更进行严格管理，不断调整计划，保持计划的准确性和严肃性。变更管理的核心是保持对计划和变更本身的可控性。

同时，变更的处理过程是一个不断学习的过程。往往一个计划不断地变更，是因为原先计划的不合理或者变更的不合理导致的再次变更。通过对变更的分析和反馈，提升计划制定的水平。

变更和费用申请是营销管理中变化数量最大的两个部分内容，又是典型的工作流审批，通过信息系统和审批流程的电子化可以大大提升处理的效率。

费用与计划、预算关联

如果没有准确的计划，营销中心的员工发现对付款是没有手段来控制的。不批吧，不行;批吧，心里没底。因为在大量的审批单据中，要把一笔一笔的费用和活动手工对应起来实在是太困难了。虽然有对应的活动计划，要知道他们是否变更过?是新的计划还是老的计划?对于跨期的费用，是分开付还是一次性付?如果是一次性付了，到下一期不知道如何来跟踪和处理，这又是哪一个部门负责的事情呢?

有了准确的计划，花每一笔钱的时候，就比较容易对应到相应的活动计划上去。由于存在不同的费用支付、审批等方式，运用信息系统做这种跟踪、对应是再好不过了。在报批费用的时候，能够调出以前的计划，把费用对应哪些计划条目，以及付款比例都放进去，这个过程是信息系统能够帮助提升处理能力的，尤其对于跨期的费用，在计划里面一直会存在(即使付款了，下一期的计划也会显示出来)，后面的活动监督和计划执行在跨期中也能够反应出来，一来可以方便分摊，二来可以跨期跟踪。这样从预算到执行细节、付款跟踪就完全能够对应起来了。作为一个营销体系的负责人，钱是怎么花出去的，就能够了然于胸了。

有了费用和活动计划、费用和预算的关联，我们就可以计算费用对应的产出等关键指标了。

动态控制核心指标

在整个营销活动和费用关联过程中，需要保持两个指标的监控，即预算值和实际值、投入和产出，这是两个非常核心的指标。预算值和实际值是检验我们对计划的执行进展，是体现计划的执行情况;投入和产出是看计划执行情况和预期结果之间的对比，是体现资金的执行效率。

投入产出计算中的核心是针对不同的费用类型，其所对应的市场活动，得到的回报是不一样的，因此不同的费用类别具有不同的投入产出比。根据投入直接计算产出，可以计算出费用的效率;当边际效益为零的时候，就达到了利润的最大化。

因为有了准确的计划和费用对应，预算、计划、执行、费用等就会全部准确对应起来。管理人员就可以借助信息系统方便对各项费用进行分析：

实时的各项预算的原始预算值、实际开销值、目前结余值的统计分析;

营销费用总体投入和销售收入的对比分析;

不同产品的投入产出比分析;

不同分公司的投入产出比分析;

产品投入费用的投资回报分析;

渠道/客户投入费用的投资回报分析;

……

可以时时刻刻让我们营销管理的各级经理人员了解到：现在还有多少预算可用?已经花了多少钱?都花在哪里?花的钱起到了什么效果?花得值不值?

有了信息系统的支撑，就可以比较精确地计算投入情况，跨期转借分摊等工作做起来就相应要简单多了。

审批，大钱小钱都要管

前面提到变更和费用审批是营销管理中审批量最大的两个部分。在快速消费品等行业中，营销费用的细分化非常厉害，大到央视几千万、上亿的大手笔，小到一个标牌几十元的投入都需要管理起来。由于竞争的激烈，各家企业越来越重视终端促销的作用，这样一来，“小”钱越来越多了，而这些小钱不管的话，累积起来就是很大的数字。可一旦管理这些“小”钱就导致费用申请单数量巨大。

一般来讲，费用申请单不仅数量大，而且企业费用申请、报销的周期也非常漫长，经常不是这个人出差就是那个人不在，低效的工作会大大影响营销活动的开展速度。我们曾经见过一个客户，为了解决费用审批和预算变更问题，几十个人天天处理，费用申请单和变更申请单仍然堆的小山一样高，营销中心的员工根本没有时间进行市场分析、费用分析、投入产出分析、策略制定这些更重要的营销职能。

运用信息系统能够大幅度提高申请进程。信息系统可以将企业费用申请和核销的工作流程变成一个自动化的过程。在系统中，一个人申请或报销了一笔费用，存盘后这笔费用的审核人会立即看到电子化的申请单，审核人可以根据预先制订的费用使用政策批准通过，也可以驳回，申请人可以看到他的费用被各级审核人处理的情况。这样的审核进程不依赖于人是否在办公室里，只要他能够通过网络进入系统，即可以完成审核工作。

营销费用是营销管理中的难点，有多少英雄豪杰在这个地方栽过跟头。运用信息系统可以大幅度提升营销活动和营销费用管理的执行效率和精细化水平。当然，也不能忽视整个系统实施过程中的管理变更所带来的人员抵制等非技术因素。因此在实施过程中，需要将技术因素和人的因素综合考虑，建立适合自身的营销费用管理平台，堵住流出的“水”。