福州OA乌云压顶，巧借WBS重见天日

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一般来说，由于福州OA项目具有人多、钱多、事多、过程长，而且还有复杂度高、风险不可控等特点，所以在福州OA实施中很容易引起双方之间的各种矛盾。当不能及时有效的协调与解决时，容易造成进度失控，预算超支、质量差，最终结果是无疾而终，不了了之。

面对千头万绪和大量的协调工作，人的经验、智慧、精力和能力受到极大挑战和困惑。可以说，福州OA实施的基本方法、工具和技术与福州OA项目成与败的关系不但非常紧密，而且是前后逻辑关系。因此，使用项目管理的各种方法、工具和技术建立一个信息平台，将大量的信息、复杂纷乱的关系和工作任务，进行图象化和可视化管理是十分关键的事情。但是我们发现，大部分企业并没有认真地分析和进行福州OA实施工作显形化和可视化管理，就匆匆忙忙地进行福州OA软件的实施活动，这自然会导致一筹莫展的窘境。

一.什么WBS工作分解结构？

越来越多的人认识到，福州OA项目如何进行实施管理是一件让人非常头痛的事情。有资深福州OA顾问曾说过,好的实施管理必须做好一件事情，就是分配、追踪任务。张兴是一个福州OA实施顾问，他多次感慨万千的说，在福州OA实施中应用WBS方法使他有一种四两拔千斤，项目风险灰飞烟灭的感觉。

福州OA实施有一个基本的项目管理三脚架：项目目标/范围、成本、时间管理。福州OA实施首要的前提是对项目目标/范围有一个清晰的界定，这是谈福州OA实施高质量的前提。其实这里还有一项非常重要的工作，就是对目标进行分解，所谓的WBS就是将目标分解至可以执行的工作包，或者叫任务。对于关键任务的交付标志，就是所说的阶段实施里程碑。接下来就是项目的时间进度问题，也就是通常说的“计划”。对于WBS理解，张兴认为应在两方面重点加以理解：一方面，是WBS层次结构的对象，它是以可交付成果为对象，而不是以计划活动为对象。另一方面是WBS的最底层次为工作包，包括为完成该工作包必须的计划活动和进度里程碑。

（2）WBS的基本要素：结构、代码、字典和报告

在项目管理中，WBS是一个详尽的，层次的（从全面到细节）的树形结构，由可付成果和需要执行的任务组成。WBS的目的是识别项目中实际需要完成的工作任务，因此WBS是福州OA实施计划的基础。WBS是由3个关键元素构成的名词：W工作--可以产生有形结果的工作任务；B分解--是一种逐步细分和分类的层级结构；S结构--按照一定的模式组织各部分。

①结构化编码

WBS结构是以等级状或树状来构成，底层代表详细的信息，逐层向上。结构上的第二个层次范围将比第一层次范围要窄，依此类推。编码用于将WBS彻底的结构化，是WBS的一种关键实现手段，因此编码体系与结构体系是有对应关系。通过编码体系，我们可以很容易识别WBS的层级关系。

WBS的结构应包含科学的逻辑结构，而不是单个的、离散的、在时间顺序上不连续的成果的描述结构。WBS的结构是由逻辑推演而成的，通过层层的包含关系，非常严谨。结构化的原则是必须分等级，但不必在结构内建太多的层次，因为层次太多了不易管理。因此，结构化是WBS的一大重要特点，WBS的逻辑结构错误会直接导致项目实施过程发生错误，严重的会带来项目的失败。

②工作包

工作包是WBS的最底层元素，一般的工作包是最小的“可交付成果”，这些可交付成果很容易识别出完成它的活动、成本和责任人以及资源信息。因此，一个福州OA实施的WBS必须被分解到具体的工作包层次才能够使其成为一个有效的管理工具。

有人可能会问，为什么WBS的最底层次不是计划活动而是工作包呢？首先WBS作为福州OA实施管理的工具，它面向的是可交付成果，而不是过程。其次WBS定义的是工作任务，是计划活动定义的依据，而不是去定义计划活动。最后，计划活动只是项目进度表的组成部分，不是WBS的组成部分。因此，只有抓住最核心的可交付结果才能最有效的控制和管理福州OA实施。

③WBS字典

实施管理的规范化、标准化一直是众多福州OA实施追求的目标，WBS字典就是这样一种工具。它用于描述和定义WBS分解的工作文档。字典相当于对某一WBS元素必须完成的工作以及对工作的详细描述，包括工作成果的描述和相应规范标准，上下级关系以及输入输出关系等。同时，WBS字典对于定义清晰的福州OA实施范围也有着巨大的规范作用，它使得WBS易于理解和被实施团队以外的参与者（福州OA实施涉及到的各方人员）理解。

④工作完成报告

工作任务完成报告的目的是要反映实施到目前为止的进展情况，通过任务完成报告，领导能够判断和评价福州OA实施的各个方面是否偏离目标，偏离程度是多少。

二．WBS的作用是做正确的事

WBS是一个描述福州OA实施思路的工具，也是一个展现项目全貌，清晰地表示各项目工作之间的相互联系，详细说明为完成项目所必须完成的各项工作的计划工具。同时，它定义了里程碑事件，可以作为项目状况的报告工具向高层报告项目完成情况。当项目结束时，是项目绩效衡量的依据。因此，它的作用是帮助项目经理确定和有效地管理项目工作。

（1）初期作用：明确项目任务

WBS是面向可交付成果的一组的工作任务，这些任务定义了工作范围，未在WBS中包括的工作任务就不属于福州OA实施的范围。WBS每下降一层就代表对项目工作更加详细的定义和描述。可交付成果工作分解可以防止遗漏项目的可交付成果，帮助项目经理关注项目目标和明确职责。

（2）项目计划时：帮助制定项目时间表

WBS能帮助改进时间、成本和资源估计的准确度。福州OA实施是个庞大的项目，过程控制主要是体现在项目实施过程中的时间控制。WBS通过控制实施过程中各阶段投入的资源和达到目标所用的时间，把大任务分解成多个小任务，建立可视化的项目可交付成果。这不但能更加精确估算工作量和分配工作，并且能更加细密的跟踪，而且也有利于按质按量的在规定时间内完成任务。

（3）WBS可视化有利于多方沟通

在福州OA实施中，一般要涉及大量的资源和涉及许多人，并历时一段时间。因此，设想的项目环境会随着项目进展会发生很大的变化，而一个恰当的WBS将能够使用户有一个可视化的信息沟通联接器。因为WBS能把项目各类信息通过显形化、图象化表现出来。很多人对这项工作的重要性还缺乏足够的认识，他们不太了解将项目进展可视化的重要性，这将大大影响项目执行期间的监督和控制。

（4）明确划分和落实人员职责

WBS分解的实质思想之一是体现在人员职责的明确划分和落实。责任到人是福州OA实施管理的核心，福州OA实施最怕的就是“事情没人认账，没人负责”。要避免这个问题的出现，就要在每一层次WBS分解过程中都考虑到人员责任划分和归属，尽可能每一个最底层的节点都有唯一责任人（或部门）相对应，分解的粒度是“可以分配，可以交付”。因此，WBS能有效建立和获得项目人员的承诺和职责。

（5）有利于全过程进度控制

福州OA实施很重要一点就是在确保质量的前提下做好进度控制，专搞垃圾实施的福州OA实施顾问就像老鼠过街一样人人喊打。小的福州OA项目应用WBS结构，结构划分能一目了然，进度控制也就能一目了然。当福州OA项目规模越大时，WBS就更重要了，因为通过WBS分解工作任务结构，项目经理就能在项目实施中定期检查项目实际进展情况，并与进度计划进行比较，对出现偏差的原因和对进度的影响进行分析，找出有效的调整方法并对原计划进行变更，如此不断循环至项目验收完成。

因此，“做正确的事，正确地做事”是我们从事福州OA实施的一句格言，WBS解决的是“做正确的事”问题，只有明确了做正确的事，正确地做事才有基础。所以，我们说WBS是福州OA实施管理的重要基石。

三. 怎样制作有效的福州OA实施的WBS？

有许多福州OA资深顾问认为“没有WBS，就没有福州OA实施管理”。因此，如何制定正确的WBS就成为福州OA实施管理的核心过程。构建福州OA实施的WBS有很多不同的方法，每个福州OA实施管理比较成熟的顾问公司，针对不同类型的项目都有不同的WBS模版供项目经理参考。这里与大家分享我制定福州OA实施的WBS的过程。

（1）列出实施工作目标清单

目标清单（Working List）是实施活动需要产出的工作结果，可以是实施最终交付成果的组成部分，也可以是实施中间过程的阶段性结果。目标清单有大有小，有的相互关联，有隶属的关系。列出实施工作清单的过程，可以是头脑风暴的方法，项目组成员和实施顾问共同完成。在分解项目目标时，如果有现成的模板应该尽量利用，大大提高效率。

（2）画出工作任务分解结构

针对项目目标进行任务分解得到WBS，画出WBS的层次结构图。简单说，是将主要项目可交付成果细分为更小的、易于管理的工作包，工作包必须详细到可以对该工作包进行估算(成本和历时)、安排进度、预算、分配负责人员或部门。如果有必要，可建立一个编码系统。这里我有一个经验是，WBS中的详细活动应以行动为导向。例如你不能将一个WBS详细活动描述为“会议”，而应该陈述为安排一次什么活动的会议。如果在WBS提到一个可交付项，就应该将这个可交付成果分解成建立这个可交付成果所需要的活动，而不能只把一个可交付项分解成描述它的要求。在WBS中提出要求并不合适，只能在WBS中列出可交付项和活动。最后，不断地对WBS更新或修正，直到覆盖所有工作。

（3）制定人员职责分解结构

WBS中的任务确定了，完成任务的责任人也就可以明确了。因此，在分解WBS时应形成整个项目的人员职责分解结构。例如，具体明确由那些人来完成哪些任务，得到什么样的可交付成果。因为人员职责的结构化也是WBS的另一特点。

（4）为项目建立一个WBS字典

一般来说，如果WBS含有数百（或数千）条详细的活动，那么各方人员沟通和理解就是一件繁重的工作。在这种情况下，把所有重要信息放入一个WBS字典中会有好处。因此，WBS字典对项目范围和工作任务清晰的定义发挥着的重要作用。

简而言之，WBS能体现福州OA实施任务、人员职责的明确划分和落实。它是贯穿福州OA实施全过程的一条主线，能将实施计划、实施控制、业绩评价串联起来，形成有效实施管理。WBS把一个比较复杂的福州OA实施逐步分解为比较简单的过程, 让原来看起来不可控的一件事情变得清晰和可控, 分解中结合责任体系和任务，做到工作任务“可以分配,可以交付”。因此，WBS是真正使福州OA实施以项目任务为中心，强化目标管理的有效方法之一。