福州OA实施乌云压顶 巧借WBS重见天日

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一般来说，由于福州OA项目具有人多、钱多、事多、过程长，而且还有复杂度高、风险不可控等特点，所以在福州OA实施中很容易引起双方之间的各种矛盾。当不能及时有效的协调与解决时，容易造成进度失控，预算超支、质量差，最终结果是无疾而终，不了了之。

面对千头万绪和大量的协调工作，人的经验、智慧、精力和能力受到极大挑战和困惑。可以说，福州OA实施的基本方法、工具和技术与福州OA项目成与败的关系不但非常紧密，而且是前后逻辑关系。因此，使用项目管理的各种方法、工具和技术建立一个信息平台，将大量的信息、复杂纷乱的关系和工作任务，进行图象化和可视化管理是十分关键的事情。但是我们发现，大部分企业并没有认真地分析和进行福州OA实施工作显形化和可视化管理，就匆匆忙忙地进行福州OA软件的实施活动，这自然会导致一筹莫展的窘境。

一.什么WBS工作分解结构？

越来越多的人认识到，福州OA项目如何进行实施管理是一件让人非常头痛的事情。有资深福州OA顾问曾说过,好的实施管理必须做好一件事情，就是分配、追踪任务。张兴是一个福州OA实施顾问，他多次感慨万千的说，在福州OA实施中应用WBS方法使他有一种四两拔千斤，项目风险灰飞烟灭的感觉。

福州OA实施有一个基本的项目管理三脚架：项目目标/范围、成本、时间管理。福州OA实施首要的前提是对项目目标/范围有一个清晰的界定，这是谈福州OA实施高质量的前提。其实这里还有一项非常重要的工作，就是对目标进行分解，所谓的WBS就是将目标分解至可以执行的工作包，或者叫任务。对于关键任务的交付标志，就是所说的阶段实施里程碑。接下来就是项目的时间进度问题，也就是通常说的“计划”。对于WBS理解，张兴认为应在两方面重点加以理解：一方面，是 WBS层次结构的对象，它是以可交付成果为对象，而不是以计划活动为对象。另一方面是WBS的最底层次为工作包，包括为完成该工作包必须的计划活动和进度里程碑。

（2）WBS的基本要素：结构、代码、字典和报告

在项目管理中，WBS是一个详尽的，层次的（从全面到细节）的树形结构，由可付成果和需要执行的任务组成。WBS的目的是识别项目中实际需要完成的工作任务，因此WBS是福州OA实施计划的基础。WBS是由3个关键元素构成的名词：W工作--可以产生有形结果的工作任务；B分解--是一种逐步细分和分类的层级结构；S结构--按照一定的模式组织各部分。

①结构化编码

WBS结构是以等级状或树状来构成，底层代表详细的信息，逐层向上。结构上的第二个层次范围将比第一层次范围要窄，依此类推。编码用于将WBS彻底的结构化，是WBS的一种关键实现手段，因此编码体系与结构体系是有对应关系。通过编码体系，我们可以很容易识别WBS的层级关系。

WBS的结构应包含科学的逻辑结构，而不是单个的、离散的、在时间顺序上不连续的成果的描述结构。WBS的结构是由逻辑推演而成的，通过层层的包含关系，非常严谨。结构化的原则是必须分等级，但不必在结构内建太多的层次，因为层次太多了不易管理。因此，结构化是WBS的一大重要特点，WBS的逻辑结构错误会直接导致项目实施过程发生错误，严重的会带来项目的失败。

②工作包

工作包是WBS的最底层元素，一般的工作包是最小的“可交付成果”，这些可交付成果很容易识别出完成它的活动、成本和责任人以及资源信息。因此，一个福州OA实施的WBS必须被分解到具体的工作包层次才能够使其成为一个有效的管理工具。

有人可能会问，为什么WBS的最底层次不是计划活动而是工作包呢？首先WBS作为福州OA实施管理的工具，它面向的是可交付成果，而不是过程。其次WBS定义的是工作任务，是计划活动定义的依据，而不是去定义计划活动。最后，计划活动只是项目进度表的组成部分，不是WBS的组成部分。因此，只有抓住最核心的可交付结果才能最有效的控制和管理福州OA实施。

　　③WBS字典

实施管理的规范化、标准化一直是众多福州OA实施追求的目标，WBS字典就是这样一种工具。它用于描述和定义WBS分解的工作文档。字典相当于对某一WBS 元素必须完成的工作以及对工作的详细描述，包括工作成果的描述和相应规范标准，上下级关系以及输入输出关系等。同时，WBS字典对于定义清晰的福州OA实施范围也有着巨大的规范作用，它使得WBS易于理解和被实施团队以外的参与者（福州OA实施涉及到的各方人员）理解。

④工作完成报告

工作任务完成报告的目的是要反映实施到目前为止的进展情况，通过任务完成报告，领导能够判断和评价福州OA实施的各个方面是否偏离目标，偏离程度是多少。

二．WBS的作用是做正确的事

WBS是一个描述福州OA实施思路的工具，也是一个展现项目全貌，清晰地表示各项目工作之间的相互联系，详细说明为完成项目所必须完成的各项工作的计划工具。同时，它定义了里程碑事件，可以作为项目状况的报告工具向高层报告项目完成情况。当项目结束时，是项目绩效衡量的依据。因此，它的作用是帮助项目经理确定和有效地管理项目工作。

（1）初期作用：明确项目任务

WBS是面向可交付成果的一组的工作任务，这些任务定义了工作范围，未在WBS中包括的工作任务就不属于福州OA实施的范围。WBS每下降一层就代表对项目工作更加详细的定义和描述。可交付成果工作分解可以防止遗漏项目的可交付成果，帮助项目经理关注项目目标和明确职责。