如何进行福州OA系统的信息安全保卫战

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最近，一家企业，正在为数据泄密的事情而烦恼。企业人员的流动带走了福州OA系统中的所有客户信息、产品价格信息等，凭着这些信息，竞争对手挖走了公司不少的客户，给企业造成了严重的损失，那么如何才能避免这种事件的发生。

如何保护福州OA系统中的数据安全是摆放在众多福州OA实施顾问面前的一道门槛？如何安全的跨过这个门槛，打好这场福州OA系统信息安全的保卫战？

笔者在这里以一个实施顾问的身份，从顾问的角度，给企业用户提一些建议。希望这些建议能够帮助企业打赢这场战争。

建议一：安全从账户管理做起。

福州OA系统的相关权限控制，都是依赖于具体的帐户与角色展开的。所以，若要保护好福州OA系统中的邮件，则首先需要管理好福州OA系统的帐户。

笔者实施了不少的福州OA项目，其中就有一家企业，他们为了管理上的方便，一个部门就采用一个账户。虽然这个部门只有七个人，但是，共用一个账户的话，则就不能区分系统中的相关操作到底是谁做的。当出现问题时，如单据被意外删除或者单据被非法修改的时候，就不能够找到责任人。虽然共用一个账户，可以给管理带来一定的方便。但是，却会大大的降低福州OA系统的安全性。

笔者向来反对，以牺牲系统的安全性来减少管理的工作量。所以，笔者在这里强烈建议，为了提高福州OA系统中数据的安全性，在系统管理与配置的时候，切记不要一个部门一个账户。而是要做到一个员工一个账户，如此的话，才能够实现责任落实到人，安全落实到人。

建议二：开启福州OA系统的日志功能。

马后炮，可能有时觉得多余。但是，若事情发生后，能够及时的收集证据，在损失进一步扩大之前，采取合理的措施，把问题消除在萌芽状态。这种“亡羊补牢”的方法，也未尝不可行。

一般福州OA系统中，都会有系统日志功能。在这个日志中，会纪录用户在福州OA系统中的具体操作。如什么用户在什么时候导出了客户基本信息资料；什么用户在什么时间删除或者更改了某张单据的信息等等。都会详细的记录下来，当系统管理员发现数据出现异常时，就可以凭借这些日志信息，找到对应的责任人。

所以，为了提高福州OA系统的信息安全，笔者建议企业开启系统日志功能。如此的话，可以给企业带来如下好处：

一是无形中会对用户有警示作用。当用户看到自己的所作所为都会在系统中留下记录的时候，则他们在窃取系统资料的时候，就不会那么明目张胆了。这就好像在公路上，若装有摄像头的话，则司机的违规违法现象就会少的多，他们会自己约束自己。可见，若开启了福州OA系统的日志功能的话，可以给其他用户一个警示的作用，让他们规范自己的福州OA系统操作。

二是可以帮助企业员工做好相关的安全审计。

有些信息化安全要求比较高的企业，会有专门人员审计信息化安全。如笔者认识一家企业的CIO，他们会对员工的网络行为进行监控，包括用户的来往邮件、聊天信息等等。

三是当出现信息泄露的事件时，可以作为向员工索赔的证据。

当遇到员工泄露企业的信息时，企业最头疼的问题就是没有证据可以证明是员工所为，他们最多只能把可疑的员工辞退，而不能够要求他们补偿损失。而若开启了福州OA系统的日志功能之后，用户的所作所为都会在系统中记录。当员工非法更改数据或者非法导出客户信息的时候，都会有详细的记录。这可以为日后对他们进行罚款等处罚措施，找到证据。

所以说，福州OA系统的日志能够很大程度上规范员工的行业，可以在一定程度上保障福州OA系统的安全性。不过从上面的分析来看，我们也知道，日志功能是依赖于具体的用户账户的。若多个人共用一个账户的话，则日志也是不能够区分到底某个危险行为是哪个员工所做的。所以，要启用日志功能的话，首先就需要根据用户来设立帐号。

建议三：限制重要资料的导出

由于福州OA系统是强调数据共享的。所以，很多部门的机密信息，如客户信息，产品成本价格信息，产品构成等等重要内容，都会被存储在福州OA系统中。若没有相关权限控制的话，则企业员工获取这些信息将会轻而易举。特别是为了管理的方便，系统提供了导出的功能，可以导到EXCEL表格中，进行后续的处理。这就无形中增加了数据泄密的风险。因为用户不需要一条条的记录相关的信息，而只需要把他们成批的导出来即可。然后回家再慢慢的去寻找有价值的信息。

所以，在福州OA系统信息安全保卫战中，有一个重要的战略措施，就是要管理要报表的导出功能。为此，笔者有如下建议值得参考：

一是对于有些资料没必要导出的话就取消其导出功能。

其实，对于一些客户信息、产品价格信息等等，完全没有再导出备份的必要。有些企业，他们有一个传统作业的习惯，会要求财务人员每个星期发一份成本分析资料给各个销售人员。其实，这完全没有必要的。只需要企业系统管理人员配合财务人员，在系统中实现这份报表。销售员可以直接在系统中查询相关的信息，而不需要财务人员先导出来再发给大家。如果把产品成本信息导出来之后，销售人员跟客户串通，把成本信息泄露给客话，则企业将会失去价格谈判上的主动权。

所以，企业应该结合自己的情况，对各项基本资料进行分析，若没有十分充分的必要要导出数据的话，就索性把这些内容的导出功能禁用掉，从根源上把这个缺口堵住。

二是严格限制导入导出的用户。

有时候，某些敏感信息确实有导出的必要。如笔者一家客户，他们需要导出产品的成本分析报告。在每个月的产品会议上，公司会把最近利润比较高的产品当作下月的主推产品等等。此时，就可能需要用到这个成本分析包括。这个时候，有两种方法。一是通过福州OA系统自带的报表实现。不过，有些用户可能比较刁，他们希望能够类似EXCLE表格的那种图形来直观的表示产品的利润情况。为此，一些基于传统的客户端/服务器端模式的福州OA软件可能无法实现这个需求。此时，用户迫不得已需要导出这个报表。遇到这种情况的话，就需要严格限制导入导出的用户，并且，结合福州OA系统的日志功能，做好这个危险动作的监督工作。如笔者对这家客户的建议是，有财务经理来导出这份报表，其他人员都没有这个权限。并且在导出的Excel表格中，最好也设置比较复杂的密码，以提高这个Excle文件本身的安全性。

建议四：做好员工之间的信息屏蔽。

笔者有一家客户，他们对于信息安全方面要求比较严。他们希望，即使是同一个部门，如采购部门，不同员工下的采购单，他们之间也不能够看到。如果看到这些信息的话，则有经验的人就可以从采购记录中发现产品的组成方式，甚至了解到产品的配方、工艺等方面的信息。为此，这家客户他们要求能够对员工之间的信息也能够进行屏蔽，当然作为部门的负责人，就有权看到所有的采购信息。（IT168）