中小型企业福州OA实施策略小探

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目前，全国工商注册中小型企业数占全部注册企业数的99%，中小型企业工业总产值和实现利税分别占全国的60%和40%左右。所以说中小型企业不但是经济结构中的热点，同时也是值得关注的福州OA应用的潜在空间。对中小型企业实施策略的研究，将有助于在中型企业中增加风险意识，积极防范风险，加大福州OA实施成功的概率。  

在我国经济构成中，中小型企业占有十分重要的地位。目前，全国工商注册中小型企业数占全部注册企业数的99%，中小型企业工业总产值和实现利税分别占全国的60%和40%左右。同时，中小型企业经过成长的种子期与初创期后，大部分企业已经有了稳定的产品、项目，进入成长期后，原有的管理模式将不再适应企业内外环境的变化，企业迫切需要借助信息化手段在企业内部形成更为规范的决策、执行与监督制衡的治理结构，以更为有效地推动企业快速、高效发展。所以说中小型企业不但是经济结构中的热点，同时也是值得关注的福州OA应用的潜在空间。对中小型企业实施策略的研究，将有助于在中型企业中增加风险意识，积极防范风险，加大福州OA实施成功的概率。 

一、中小企业的特点 

①管理机制的变化 

中小企业在成长过程中，有的企业历史较长，沉淀也较多；或者是由原来的家族企业发展而来，管理上较多的带有"人治"的意识，企业会很明显地感觉到发展过程中的瓶颈。一方面，企业在发展初期会有一定的管理经验与业务数据的积累，企业想有借鉴的保留；另一方面企业管理者希望借助某种方式进一步完善企业的治理机制，为企业的进一步发展打下良好的基础。 

②信息化基础较弱 

由于企业刚开始还没有意识到信息化的重要性，很多企业甚至还没有专门的IT部门，信息化的现状往往是各个部门可能运行于不同平台，无法很好地集成在一起，系统维护往往由各个部门自己解决，或由某个部门的业务人员兼任。如此的应用现状造成系统的出错概率增大，数据反复录入，工作效率低下。 

③信息化建设缺乏规划 

由于缺少专业的复合性人才，很多企业的信息化需求不是很明确，往往不知道什么时候应该搞信息化，该怎么上，如何进行等，对未来的发展也缺少规划，心中没有底。由此造成想上又不知道怎么上，面对种类繁多的软件市场，更是"乱花渐欲迷人眼"，由于缺少系统的分析与规划，在信息化道路上往往走了不少弯路。企业为了规避风险，刚开始的投入不会很大。 

④管理思维惯性 

虽然中小企业在发展过程中感觉到瓶颈，但他们并不希望刚开始选择软件时，就被要求过多地改变自已一贯的流程习惯和管理思维方式。他们会在信息的集成、管理的控制力度与有效性方面关注较多。 

⑤人力成本低，管理水平提升的要求不迫切 

虽然经过了多年的发展，中小企业的人力成本还是相对较低，很多重复简单的工作可以找到大量的低价劳动力来完成，对很多国有企业来说上了福州OA，人员削减的压力更大，相对于动则上几百万还不能知道确切效果的福州OA投入，用一些廉价的劳动力更让企业觉得放心和易于控制和掌握。 

二、实施策略 

"丹丸对症药为酒，诗赋怡情书访医"--合理定义需求 

企业在上福州OA项目前必须清楚企业自身的现状，明确引入福州OA项目的目的，这样选型和实施都会做到有的放矢。 

一般来说，普通用户是管理方面的专家，而不是福州OA的专家，在福州OA厂商的投标书和售前咨询顾问锲而不舍的"洗脑"面前，很快会找不着北。这样是很危险的，选择一个好的福州OA产品是实施成败的关键，用户必须坚持以自我为主，不要被搞晕了头。以经验来说，以下两种对待福州OA实施的态度是值得借鉴的：  

请把你要为之付费的福州OA产品看作是"工具的福州OA"。 

从用户的角度来看，福州OA产品是拿来用的，不是堆砌概念来唬人的。像你采购的其他东西一样，要用来解决具体问题。  

目前阶段实施的福州OA是你完成的第一步或者第二步，还不是最好的那个。  

天才的爱因斯坦交给老师的作业是他做的最好的小板凳，所谓最好是和他以前做的那些小板凳相比较得来的。  

福州OA实施与做板凳其实是一样的，不要总想得到最完美的。在确定本阶段实施福州OA的具体目标和投入成本时，首先就要认识到万能的福州OA是不存在的。千万不要被销售代表天花乱缀的承诺搞晕了头，你必须坚守己见，选择适合自己的、在行业内成功使用的福州OA产品。 

对于迫切需要理顺管理的企业来说，往往是在企业发展到一定规模后忽略了内部的一些管理，包括执行制度的建立、运作规程建立、企业文化的发展等，使企业陷入一种理不清的混乱状态，对于这类企业上福州OA目的就是为了借助福州OA的力量理顺管理问题，借助软件功能来规范管理；对于迫切需要完善信息管理的企业来说，由于企业在发展过程出现了内部统计数据滞后，跟不上市场的快速反映，重复统计工作烦琐，数据出处不唯一，甚至误导决策者，归其原因就是内部信息还没有共享，这种企业上福州OA的目的是先实现数据统一，再通过福州OA信息化和管理理念督促企业管理的完善和提高。所以需求定义时一定要将这些问题细化，明确实施次序、实施重点，对于中小企业而言，定义需求的原则是好用、实用，不要盲目追求"大而全"。 

"大雪压青松，青松挺且直"--核心项目小组的作用 

福州OA系统在企业中的实施必须有一个具有推动力的项目小组，核心成员在企业中要求是具有一定影响力的人员，并且具有较强的业务综合能力、工作协调能力和领导能力，最好是全职的，只对决策层负责，如果核心成员归属于部门，在开展工作时会先考虑自已部门利益或受制于部门领导而必须服从本部门利益，这样实施福州OA系统时将会产生一定程度的不必要的管理上的妥协，而给系统实施增加人为的风险，以牺牲系统运行的有效性为代价。 

其次项目核心成员必须具有必要地承担实施压力的能力。因为在项目的实施过程中，不可避免地会面临职能部门的压力，特别在系统实施的关键点，如动态数据切换、业务操作变化时，如果没有坚定的意志，有技巧的释放、转化、协调这些压力，其结果往往是妥协。必须明确在实施过程中，有些是可以妥协的，有些则坚决不可妥协，否则严重的后果将是前功尽弃。具有核心成员的高效的项目小组是实施福州OA成功的重要保障，如果企业暂时没有这样的人员，也要注意在实施过程中配合软件公司做好有意识的培养工作。 

"借问酒家何处有，牧童遥指杏花村"-发挥实施顾问作用 

对实施顾问在企业实施福州OA系统中所应起的作用，有些企业往往走两个极端。一是不相信实施顾问的作用，认为实施顾问对自己企业的业务不了解，问了也是白问。二是过份依赖实施顾问也是一种危险的倾向。对大多数企业来说，福州OA软件的实施刚刚开始接触，在实施过程中，利用实施顾问的经验，和对整体项目的把握，与实施顾问充分讨论和确定现实可行并且合理的目标。这是保证实施成功的重要步骤。同时，企业在选择实施顾问时，需要考虑实施顾问是否真正全过程地实施过福州OA项目，因为只有这样，对未来实施过程才会有很好的把握，和具有足够的敏感性去分析可能出现的风险点。 

"春江水暖鸭先知，正是河豚欲上时"-选择流程改变的时机 

对于中小企业而言，由于其管理基础的约束，流程重建不能全线出击，必须首先分析全部作业流程，选择存在问题最突出的环节或核心环节进行重建。全面分析不等于全面实施，试想，对于刚刚开始接触福州OA思想，信息化程度还不是很高的企业，大面积地流程重组，决策者也不得不有所顾忌，因为管理者并不希望大面积的流程重组给企业带来震动，以及对正常业务的进行产生影响。另一方面，我们也会发现这样的实例，企业实施一套福州OA软件，光基础数据的准备、业务流程讨论就花了大约半年时间，等正式开始实施时，发现一些基础数据已经发生改变，假如这样的改变超过了一定的限度，其结果往往意味着对项目组成员的信心的打击，刚开始进入系统的数据就不准确，而使系统变成了"垃圾箱"，流程改变也不可能得到支持。所以对于中小企业，宜采用边实施边调整的循序渐进的流程调整方法，不一定强调在实施之前先进行全面的业务流程重组 

对于中小企业来说很重要的事情是要关注自己的长远发展，站在时代和同行的前列，尽管现在可能觉得实施信息化的要求不很迫切，在实施的过程中也会碰到这样那样的问题，但是决不能等到市场，客户，内部管理，政策等等逼着你非上信息化的时候才动手，那个时候就会感到来不及了！(51CTO)