对症下药 小企业应该如何少走福州OA弯路

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一．如何衡量小企业是否要上福州OA系统？

一般来说，小企业经过成长的种子期与初创期后，大部分已经有了稳定的产品。进入成长期后，原有的管理模式将不再适应企业内外环境的变化，小企业迫切需要借助信息化手段在形成更为规范的决策、执行与监督的治理结构,这也是小企业上福州OA系统的现实需求。

高天扬是一家小企业的老板，他的许多供应商和客户都已经应用上福州OA系统了，他正在困扰着是否要上福州OA系统。但小企业在应用福州OA时也会面临着许多的挑战，小企业在基础硬件上以及内部管理水平上，都还没有达到实施复杂福州OA系统的要求。强行上福州OA的结果从短期来看会带来巨大的成本资源。

一般人认为，福州OA是大中型企业的事情，那么小企业也需要福州OA管理吗？这看似是个极其简单的问题，可真正去思考的人并不多。朋友随手拿起一本管理杂志，指着一个福州OA厂商的广告词说：看到集中管理、实时数据管理和精细化管理这三个词没有？这也是衡量小企业是否需要上福州OA的根据。

（1）是集中管理还是分散管理？

企业发展的历程其实是一个规模化和专业化的演进史。今天公认的优秀企业，无论规模大小，几乎无一不是规模化和专业化的典范。因此，企业经营的内部管理要求，就是要不断地适应规模化和专业化发展，规模化意味着管理范围的扩大，专业化则意味着管理的深度或者是精细程度。

当企业开始创业时只有不到十来个人，此时老板对企业的方方面面都是清清楚楚的，如客户是谁、供应商是谁、产品是如何构成的、每卖出一个产品能赚多少钱，这时企业是不需要福州OA的。后来企业发展到百人以上，老板就再也记不住这些数据了，于是成立了财务部、销售部、生产部、采购部等。此时老板对企业的掌握是依赖于各部门的汇报，而部门间的沟通与协调则通过数百种单据。后来规模再扩大，部门经理也无法记住本部门的数据，更不用说老板了。

这时，规模化和专业化的演进结果给企业带来了一个负面的影响，那就是管理的分散化。这时手工管理，无论专业化管理做得有多到位，数据始终分散在数百种单据中。很少有企业能够每天对这些单据进行汇总统计，而几乎每一个老板又总是想在最短的时间里掌握企业的各种状态。如果把老板能一目了然掌握公司所有数据的最初始状态称为一种自然的集中管理的话。那么，福州OA的意义就在于使企业在规模化和专业化之后，借助电脑系统回归到了集中管理状态。因此，小企业在考虑是否要上福州OA时，就需要问问老板，在日常经营中是否还能基本做到集中管理，或者是否能够忍受分散管理带来对企业经营状态的无知。

（2）是否有实时性数据的烦恼？

在经营过程中，老板肯定经常需要了解各种经营数据。例如想了解产成品库存是多少。老板向仓库咨询，也许还需要向财务证实一下。如果发现这个数怎么比仓库说的要大一些。这时就会带着一些怀疑，于是又找到了销售，结果销售告诉的数量又比财务的还要大，这就是数据带来的烦恼。

其实，做过福州OA的人都会知道仓库、财务、销售也许都没有错。仓库告诉的是目前仓库里实实在在的产成品数量。财务告诉的是目前账面上真实的产成品数，这个数之所以大一些，是由于部分产成品出库后还没有登入财务账。而销售的数更大一些则是由于包括在库的、发出没开发票的、开了发票没收款的。显然这三个数据所反映的并不是同一种状态，这就是常见的数据滞后现象。手工管理必然会存在滞后，加之这些状态每时每刻都随经营过程改变。于是缺乏实时性数据的烦恼就是“永远也搞不清楚产成品到底有多少”。福州OA系统的优点之一是通过实时管理和财务业务同步管理来解除类似的烦恼。

（3）是否需要精细化管理，把握真实经营情况

在没有福州OA管理的企业中，老板通常都是通过下属汇报方式来了解和掌握经营情况，这种汇报方式的最大弊端在于当数据量大的时候，只能是粗放式的管理，而无法做到精细化管理。