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在工程企业中，存在给内部的部门或者员工发放备用金用于零星采购、出差、零星开支等的情况，这时候，泛普工程企业管理系统提供备用金发放功能来进行管理。
一、在工程企业中备用金发放管理存在的问题
1、部分企业对备用金借出环节把关不严格，存在“小事借巨款”、“私事用公款”等现象，个别企业业务人员故意漏写用途或者将用途写的含糊不清，以便日后报销的时候“浑水摸鱼”。
2、对备用金的发放环节缺乏严格的审核监督体制，部分企业中存在仅仅由财务领导说了算的情况，或者多头审批现象。
3、部分财务人员业务素质偏低，在备用金报账的时候对不按规定使用备用金的情况也不严格管理，草率清账了事。
4、对备用金借出业务的记录不规范，以后出现问题想查账时都非常不方便。
二、系统中备用金发放的管控点及作用
1、严格统计每一次备用金借出的原因，详细记录原因，避免出现“小事借巨款”、公款私用的情况。
2、在备用金发放表单中，可以对本年累计领取的金额进行统计，方便财务人员及时看到该人员或者部门的备用金领用情况，从而更好的控制本次备用金发放的金额。
3、对单据设置多级审批流，备用金的发放由财务人员进行办理，在表单中记录经办人的名字，办理之后提交给财务部领导、成控部领导、公司领导等进行审核，各部门之间互相牵制，互相协作，保证备用金发放合理。
4、需要领用备用金的部门或者员工可以提供相关资料文件交由财务人员查看，核准其真实性，然后办理备用金发放，在系统中，可以将这些资料文件上传到附件中进行保管，方便其他部门对备用金发放合理性的监督。
5、系统通过标准化的表单格式，实现对备用金发放业务的规范化管理，方便日常查账。
三、泛普软件中的备用金发放单据
在泛普工程企业管理系统中，由财务人员填写此单据。
1、基本信息
备用金发放单据主要包含领用日期、领用人、领用部门、本年领取金额、金额、项目、经办人、账户信息、用途等内容。
2、附件上传
支持附件上传，可以将备用金领用人提供的一些备用金使用证明文件上传到附件中，支持txt、pdf、office文件以及各类图片格式等上传。
3、单据审批
支持对备用金发放进行多级审批，首先由填写单据的人员提交审批，然后根据公司的具体情况，分别由财务部领导、项目部领导、公司领导等进行审核，还可以查看完整的审批流过程。
四、泛普软件中的备用金发放列表
备用金发放列表主要显示所有的备用金发放单据。
1、在列表中支持多种自定义查询条件，可以按照领用人、部门、项目、领用日期等进行查询;支持模糊查询，只需要通过关键字进行查询即可;支持将常用查询条件进行保存。
2、能将查询出来的列表导出成Excel格式，在Excel表中进行多样化编辑处理。
3、也能将查询出来的列表直接打印出来进行装订封存。
4、可以点击表体中的蓝色字体链接到原表单中查看详细信息，提高查询效率。
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