项目合同档案管理系统设计

　　加强企业的合同管理水平，减少合同纠纷，进而加强和完善企业的信息化建设，对提供企业的经营效率和经济效益有着十分重要的意义。目前，企业的合同档案管理包括合同的签订管理，合同的履行跟踪管理，合同的档案管理，合同变更管理等。作为一个重要的管理过程，合同管理需要有自己的依据，工具，技术。

　　一、项目合同档案管理容易存在的问题

　　1、合同收集归档不及时。合同中技术服务合同是由负责商务活动的部门进行管理，而采购合同是由业务需求部门自行负责。基本上，合同审批流程是由合同承办人负责，在起草、审核、审批以及履行合同时，需要经过一系列复杂的环节。这样，合同文件管理就相对比较分散，且在走流程时所花的时间不确定，周期长短不一，易出现文件遗失或保管不全等现象，从而导致后期合同文件收集归档就比较困难。企业合同归档是是由合同管理部门按年度向档案部门进行移交的，但往往移交归档不及时，甚至发生两年后才归档的情况出现。

　　2、合同档案的管理不规范。现国家对合同档案的管理没有制定专门的管理规范和办法，也就是说，对企业的合同档案的管理缺乏相应宏观性的依据文件和具有指导性的工作指南。企业对合同档案的管理范围、内容、要求及开发利用工作等没有形成明确的规章制度，企业现仅对合同文本进行了管理，而且归档的合同文本也是各式各样，有正本，有副本，还有的加盖了印花税，究竟应该归档哪个文本，没有明确的说法。至于与之相关的合同前期谈判文件、合同审批文件、要约书、意向书、承诺书、担保书、抵(质)押书、资质证明书、法人授权委托书、合同书、鉴证书、公证书、合同变更、转让、终止文件材料及合同的调解书、判决书、执行书、会议纪要、信函、备忘录等这类文件，尚未进行收集整理归档，也就是合同档案的完整性还远远不够。

　　3、合同档案质量有待加强。现阶段，企业对文件的管理没有专门的机构进行把控，虽然企业有设置质量管理机构，但其职责并不对企业的文件模板、格式、内容进行负责。部门里设置的质量工程师岗位，是兼职身份，而且其职责范围和工作要求企业没有文件对岗位进行明确描述。所以，部门里形成的文件，有的是五花八，书写不规范、格式不齐全，合同编号出现重复等现象，也使得合同文本生成质量大打折扣。

合同助手档案管理系统的主要功能包括

　　二、合同助手档案管理系统的主要功能包括

　　1、合同的档案管理

　　能够根据企业的需求，自定义合同的类型，并针对不同的类型，将合同进行分类整理报错。

　　2、合同跟踪管理

　　使用者能够将合同涉及到的资金、发票、实施进度、货物进度、合同整体进度，以及合同项目中相关的执行日志保存在系统中，共合同管理者进行随时的更新和查阅使用。

　　3、合同节点提醒

　　使用者能够将不同类型的节点，如回款、付款、开票收票，验收、实施等节点录入系统，系统在对应的计划时间提前提醒用户关注节点进度，保障项目的正常实施。

　　4、合同分析统计

　　系统根据合同的回款、发票等状态，自动汇总统计企业内的所有合同整体分析情况。实时体现待收账款情况等内容。

　　5、易用性方面的考虑

　　市场上同样存在一些安装版的合同管理软件，但是采用的是C/S的架构。用户安装后，只能一个人在本机电脑使用。不存在协同办公之类的功能，同事之间的信息也不能共享，只能作为一个本机的管理软件使用。

泛普软件项目合同档案管理系统的好处

　　三、泛普软件项目合同档案管理系统的好处

　　1、标准化管理

　　合同管理是企业管理的重要组成部分。在企业的日常经营活动中，会签订各种合同，包括与供应商的采购合同、与员工的人事合同、与客服的销售合同等等。种类多，数量庞大(企业越大，合同种类和数量越大)。每份合同都有不同的规格和不同的归档人员。人工管理这么多合同有点难，合同管理系统让我们可以统一规范地管理这么多类型和数量的合同。

　　2、管理集中化

　　是承包业务和管理的双向需求。企业在经营过程中，合同的归口部门在不同的业务部门(当然纸质文件一般由财务或行政部门或其他部门统一归档)。没有一个统一的入口来提供所有的合同管理，会给合同的查询和阅读带来不便。合同管理系统可以集中管理不同业务部门的不同类型的合同，并提供统一的查询入口，这将为合同的查询和阅读带来方便。

　　3、决策支持

　　合同本身就是一个文档，可以是在线文档，也可以是附件文档。这些文件不能直接提供支持数据。在合同管理系统中，首先要把合同的关键数据提取出来，放到合同管理系统中。合同数据全部录入合同管理系统后，可以统计各种合同数据，如合同金额、合同收付款、收付款计划等。这些数据根据业务需求进行处理后，可以为业务提供全面的数据和决策支持。

　　合同管理对于企业的价值不是一两句就能说得完的，我们要清楚的是：一个公司、合同管理必不可少，合同管理系统则是支撑合同管理的关键，是企业信息化绕不开的话题，每个企业都应该设计或者选择一款适合自己企业的合同管理系统。

发布：2022-08-29 12:04 编辑：泛普软件 · liuzhihui [打印此页] [关闭]