合同管理系统功能全揭秘!提升企业效率,合同管理无忧,业务更顺畅
在当今复杂多变的商业环境中,合同管理因其涉及的环节多、企业类型多样而面临一系列挑战,如信息流通不畅、处理效率低下、流程执行缓慢、管理负担沉重、法律风险增加以及事后查询困难等。为了解决这些痛点,泛普软件推出了以合同管理为核心的“全生命周期合同管理系统”,旨在为企业提供全面、高效且安全的合同管理解决方案。
一、系统概述
合同管理系统通过电子化的方式,轻松实现合同的起草、流转、归档、查询和下载等功能,彻底摆脱了纸质合同管理的繁琐和高成本问题,满足了企业对于无纸化办公的迫切需求。
二、系统特点
1. 高效便捷:全程在线管理,无需繁琐的线下流程,如打印、快递、归档和查询等。
2. 永久存储:采用先进的安全技术,如异地容灾、分布式架构和灰度升级,确保电子合同永久存储在安全可靠的服务器上。
3. 成本可控:电子合同显著降低了纸质合同在管理和快递方面的人力、物力和时间成本。
4. 安全合规:通过时间戳、数字签名和加密传输等技术,确保电子合同在传输过程中的安全性和不可篡改性,满足法律法规要求。
5. 网上存证:电子合同可直接存储在公证处,作为司法证据使用,简化了纸质合同的鉴定程序,提高了证明力。
三、系统功能
1. 合同上传与模板导入:支持多种格式(Word、PDF、图片)的合同上传,并提供近600个免费合同模板供用户参考,同时允许用户上传自定义模板。
2. 在线合同起草与审查:支持在线起草合同,并可直接进行电子签名。此外,合同还可发送给对方确认或提交给律师进行审查。
3. 第三方合同管理:系统提供强大的合同管理功能,允许用户在后台查看合同状态(如起草中、待签署、已完成等),并支持关键字搜索、分类查看和下载。
四、系统功能展示
1. 合同管理——流程规范高效
- 合同起草:电子化流程,自动生成合同台账,实时获取审批时间。
- 合同台账:清晰展示合同类型、金额、时间等信息,合同状态一目了然。
- 收款与付款合同:分别记录合同基本信息、收款/付款信息和开票/期初信息。
2. 合同履行——信息实时更新
- 开票申请:审批后自动生成开票记录,并更新合同卡片中的开票信息。
- 收款与付款登记:财务直接登记,无需审批,系统自动更新相关记录。
- 合同变更与终止:变更需审批,终止后合同进入非正常状态,无法进行后续操作。
- 合同借阅:纯记录功能,方便管理合同借阅情况。
合同管理系统通过其强大的业务建模引擎,实现了合同的“全生命周期管理”,不仅提高了管理效率,减少了人工操作,还降低了坏账风险,并通过灵活的报告定义帮助管理层轻松应对各种挑战。
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