如何正确的使用项目管理软件

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 　　在企业的项目管理中，项目管理软件的运用大大的提高了管理的效率，相对于一般的工具来说，项目管理软件除了需要会使用基本的操作，还有一些其他的功能。

　　一、如何使用项目管理软件

　　1、企业借助项目管理软件将混乱的管理得到控制。项目管理软件本身也是较为复杂的工具，对于项目经理来说，熟练掌握工程项目管理软件是必须的。最基础的是要会项目申请，项目立项、会建立活动、会提交工时表、懂需求变更，会利用工具做报表等等。

　　2、项目的实施过程是一个漫长的过程，这其中会遇到许多影响项目的因素，对于项目经理来说，如何能及时发现问题，调整项目是非常重要的。这时需要项目经理能够根据项目管理软件的数据反馈追踪项目的进度，能够发现具体问题所在，及时解决问题。

　　3、往往实际情况是多个项目同时执行，这时需要项目经理能够使用项目管理软件的多项目管理功能，对项目之间的资源进行调配，或者项目之间依赖关系的管理等等。

　　4、项目管理经理熟练掌握工程项目管理软件是必须的，可是只有连同项目管理软件背后的管理原理一起掌握，才能够用所学知识，解释企业生产经营管理活动所采用的相关理论，才能够具备发现企业管理现存的关键问题。

　　5、会使用、会操作工程项目管理软件只是最基本的能力，这对于一般人来说都是非常简单的。而真正掌握项目管理软件核心的，会应用项目管理软件的人却并不多。但恰恰只有会应用项目管理软件的人才能够深刻理解并能够融会贯通的掌握。

　　二、泛普管理软件给企业带来哪些好处

　　1、加强团队信息交流

　　项目的开展就是一个团队共同完成的一个目标的过程，适时、顺畅的沟通，在项目实施或开发的过程中是必须的。那么，项目管理工具除了提供交流能力外，还可以附加文件，没有人想在外部工具中丢失重要信息。还有一些其他的协作功能，如把你的项目进度用图表的方式导出。参与项目的任何人可能都需要共享功能，以获得相关指示或讯息。这些功能让团队成员之间，更好的互通信息，彼此保持在一个信息频道，不会各干各的，不了解互相进度。

　　2、资源合理利用

　　资源可以是物质(如设备)或者劳动力(你的团队)，也可以是支出(每个资源的成本)。因此，当项目管理工具提供资源管理功能时，它是非常方便和有效的。这个功能的价值在于能够帮助项目管理人分配任务，还能计算支出。

　　3、任务之间相互关联

　　虽然实现项目的目标通常需要不断完成一些阶段目标来得以实现，但这些阶段目标绝不是独立存在的，各阶段任务是不可能彼此分开的，这就是为什么所有的优秀工具都提供任务关联功能。绝大多数的工具允许你通过几次点击和拖放来实现关联功能，重要事件功能用于沿着时间线在项目中标记重要的或其他特定的点。如果一个里程碑项目(重要事件)临近，那么，攻克这个重要事件将使你的项目朝着正确的方向前进。

　　4、评估工作结果

　　工作评估功能可以提供项目经理计划工作进度和实际工作进度之间的评估和分析。有些项目管理工具有这样的功能，但这个评估不是自动计算的，所以项目经理必须手动完成这个操作。选择一个带有评估功能的项目开发工具会对你有监督作用。

　　5、监控未知风险

　　没有一个项目不存在风险，不可预见的情况会发生在发展的各个阶段。通常，不可预见的发展产生的是消极的影响，但是有时候也会出现积极影响。无论如何，不可预见的情况和风险影响任务的持续时间、进度、期限、预算、参与者等等。如果你从事一个长期而复杂的项目，风险管理这个功能是必须的。因此，为了避免不可预见的支出、项目占用时间太长、业绩质量下降，任何管理者都应提前计算所有风险，这个功能是你的项目管理工具必须要有的。

　　项目管理软件能够为企业带来项目执行效率上的巨大提升，帮助企业提高大型项目管理能力和管理效率。泛普项目管理软件功能齐全，如您对项目管理软件感兴趣，随时欢迎您咨询。